Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trường Tiểu học

 UBND ........................
 TRƯỜNG TIỂU HỌC ....................
 SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC
 VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRƯỜNG TIỂU HỌC
 Lĩnh vực : Nhân viên
 Cấp học : Tiểu học
 Tên tác giả: Nguyễn Thùy Linh
 Đơn vị công tác: Trường TH ....................
 Chức vụ: Nhân viên văn phòng 
 Năm học 2022- 2023 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học
 A – ĐẶT VẤN ĐỀ 
Công tác văn thư là một lĩnh vực không thể thiếu của tất cả các cơ quan, đơn 
vị, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh 
đạo, quản lý điều hành công việc và việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi 
cơ quan, đơn vị, tổ chức. Với vai trò như vậy, công tác văn thư, lưu trữ có ảnh 
hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu 
quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư, lưu trữ giúp cho cán bộ, công chức trong nhà trường nâng cao 
hiệu suất công việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu 
của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra 
công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc 
rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất 
lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành 
chính nhà nước ở nước ta hiện nay. Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi 
quyền lực của các bộ phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp 
phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc 
kiểm tra, thanh tra, giám sát. Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên 
quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia. Từ đó, có thể thấy được nếu 
quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt 
động của nhà trường được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản 
lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính 
hiện nay.
Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và 
phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, quản 
lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được 
truyền tải chủ yếu dưới hình thức văn bản. Có thể nói văn bản lag phương tiện 
lưu trữ và truyền đạt thông tin hữu hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ quan, đơn vị 
sử dụng phương tiện này trong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình.
 1 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học
 B – GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
I. CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC VĂN THƯ 
TRONG NHÀ TRƯỜNG
Để đưa ra được các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong 
trường học thì việc đầu tiên là cần hiểu đầy đủ, sâu sắc về nghiệp vụ của công 
tác văn thư, lưu trữ.
1. Khái niệm về công tác văn thư, lưu trữ
1.1. Công tác văn thư:
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho 
công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, 
các đơn vị vũ trang. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành 
văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của 
cơ quan. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu 
cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
1.2. Công tác lưu trữ: 
Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản. Tất cả 
những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính) và những 
hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc. 
2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ:
2.1. Công tác văn thư:
2.1.1.Nội dung của công tác văn thư
Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tác quản lý 
và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 5 nội 
dung cơ bản sau:
- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến;
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi;
- Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan;
- Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan;
- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
 3 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học
Thủ tục quản lý gửi văn bản đi được làm theo quá trình sau:
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn 
bản đi;
+ Đăng ký văn bản đi;
+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật; 
+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
+ Lưu văn bản đi.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
 Số, ký Ngày Tên loại và Người Nơi Đơn vị, Số Ghi 
 hiệu tháng trích yếu nội ký nhận người lượng chú
văn bản văn bản dung văn bản văn nhận bản bản
 bản lưu
 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
* Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan
Đối với những văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ quan 
hoặc người được ủy quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn bản.
Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” thì phải đóng dấu vào văn bản 
và cả phong bì văn bản. Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chỉ được đánh 
dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong ghi đầy đủ số, ký 
hiệu, nơi nhận và đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên phong bì trong rồi 
chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và phong bì ngoài. Phong bì ngoài chỉ ghi 
nơi gửi, nơi nhận, và số phiếu chuyển, không đóng dấu chỉ mức độ “mật”. Sau 
đó các văn bản được chuyển đi theo thủ tục như các văn bản bình thường.
* Tổ chức quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan
Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công tác văn 
thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rất cần thiết 
cho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chủ động khoa 
học và thuận tiện.
- Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo các bước sau:
+ Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ;
 5 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học
+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy 
định.
+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về 
phía bên trái.
+ Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản 
quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ 
chức hoặc tên của phụ lục. 
+ Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được 
thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
2.1.2. Nhiệm vụ của công tác văn thư
- Nhận và bóc bì văn bản đến;
- Đóng dấu văn bản đến, ghi sổ, vào sổ đăng ký;
- Phân loại và trình lãnh đạo;
- Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến của các phòng ban chức 
năng;
- Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu;
- Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi sổ, ghi ngày phát hành);
- Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan;
- Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan.
2.2. Công tác lưu trữ
2.2.1.Nội dung của công tác lưu trữ 
* Thu thập tài liệu lưu trữ là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới 
việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào phông lưu trữ 
cơ quan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu 
vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định. 
Hàng năm đơn vị có trách nhiệm: 
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; 
- Các phòng, ban, đơn vị công chức, viên chức của cơ quan xác định những loại 
hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ; 
- Công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập "mục lục hồ sơ, tài liệu 
 7 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học
kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác, từ đó lựa chọn để bổ sung những 
tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. 
Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa vào 3 nguyên tắc cơ bản sau: 
- Tính lịch sử: Xem xét tài liệu trong điều kiện xã hội và việc hình thành. 
- Tính chính trị: Xem xét ý nghĩa chính trị của tài liệu để xác định thời hạn bảo 
quản hay tiêu huỷ. 
- Tính tổng hợp và toàn diện: Xem xét tài liệu không chỉ ở một mặt mà xét nó ở 
tính đa dạng. 
Dựa vào các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ để lựa chọn và xác định 
được thời hạn bảo quản của tài liệu lưu trữ như vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời hay 
tiêu huỷ. 
Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm: 
- Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính: Chủ tịch hội đồng 
- Cơ quan (bộ phận) có tài liệu : Uỷ viên 
- Phụ trách lưu trữ: Uỷ viên 
Khi tiêu huỷ các hồ sơ tài liệu đã hết giá trị được hội đồng cho phép phải lập văn 
bản. Tài liệu được thống kê cụ thể chi tiết theo từng loại có xác nhận của bộ 
phận cơ quan có tài liệu và trực tiếp chứng kiến việc tiêu huỷ. 
Việc tiêu huỷ và xác định giá trị tài liệu này theo quy định theo Công văn số 
879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ 
Nhà nước ban hành về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị. 
* Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ 
Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm thu thập thêm làm phong phú và hoàn chỉnh 
tài liệu vào các kho lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ ở Trung ương và địa 
phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất. 
Giải quyết tốt vấn đề bổ sung tài liệu có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối với 
ngành lưu trữ mà còn đối với nhiều ngành khác. Tài liệu lưu trữ là ngoài những 
ý nghĩa chính trị, văn hoá, lịch sử có tầm quốc gia còn có giá trị thực tiễn cao 
đối với từng ngành, từng cấp và mỗi cơ quan ñã sản sinh ra nó. Nếu để 13 tài 
liệu mất mát thất lạc, không tổ chức ñựơc việc bổ sung kịp thời thì thành phần 
 9