Sáng kiến kinh nghiệm Một vài biện pháp để quản lý tốt hồ sơ sổ sách văn phòng trong trường Tiểu học

và cũng cố bổ sung hồ sơ theo từng thời gian nhất định.
II. XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU VÀ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ:
1. Xác định giá trị tài liệu: 
Việc hình thành hoạt động của nhà trường, công tác hành chính văn thư rất quan trọng trong việc quản lý và lưu trữ hồ sơ, phải biết tổ chức khoa học các văn bản, giấy tờ có giá trị, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
Để xác định giá trị của tài liệu cần đánh giá chu đáo, việc đánh giá này phải căn cứ vào các nguyên tắc là có tính lịch sử, tính toàn diện và các tiêu chuẩn như nội dung văn kiện, vị trí văn kiện đối với chức năng của nhà trường.
Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày trong nhà trường, hồ sơ học sinh, giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch, các văn bản cần được sao gửi, lưu trữ cẩn thận tại trường. 
Đánh giá công tác văn thư – lưu trữ là việc xác định giá trị tài liệu để phân loại: Xác định thời gian cần bảo quản cho từng loại tài liệu và lựa chọn để lưu trữ, hủy bỏ những tài liệu thực sự hết ý nghĩa, nhằm nâng cao chất lượng lưu trữ hồ sơ.
Đảm bảo đầy đủ và sử dụng triệt để, có hiệu quả và phương tiện làm việc, tổ chức quản lý tốt hồ sơ sổ sách tạo điều kiện làm tốt khâu nghiệp vụ, bổ sung hồ sơ phải tiến hành thường xuyên, kịp thời, đặc biệt chú ý tính khả thi của các hồ sơ và trong điều kiện hiện tại của mỗi cơ quan, trường học.
Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản ta cần phải phân loại văn bản theo tính chất (báo cáo, tờ trình, kế hoạch, quyết định, biên bản, giấy giới thiệu.) để riêng từng loại và có ghi rõ tính chất nội dung để khi tìm kiếm dễ tìm, dễ thấy. 
Những hồ sơ hình thành trong hoạt động giáo dục và đào tạo của trường Tiểu học Đặng Trần Côn được bảo quản theo đúng thời gian quy định. 
BẢNG DANH MỤC LƯU TRỮ
VÀ THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ TRONG NHÀ TRƯỜNG
 Ký hiệu
Tên nhóm hồ sơ, tài liệu
Số thứ tự
ND các tài liệu phổ biến
Thời gian
Nơi lưu trữ
A
Tài liệu tổng hợp
1
Đề án
Vĩnh viễn
VT, HT
2
Hồ sơ hội nghị sơ,  tổng kết hàng năm của trường:  
- Tổng kết
- Sơ kết
Vĩnh viễn
5 năm
VT, HT
3
Hồ sơ báo cáo công tác hàng năm lên cấp trên
10 năm
VT, HT
4
Biên bản các cuộc họp (Trường, Đảng, Đoàn thể)
10 năm
TKHĐ, HT
B
Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê
5
Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch thống kê phát triển đào tạo
-         Dài hạn
-         Hàng năm
Vĩnh viễn
20 năm
VT, HT
6
Kế hoạch nhiệm vụ hàng năm cấp trường
20 năm
VT, HT
7
Kế hoạch  nhiệm vụ tổ chuyên môn
10 năm
VT, HT
8
Báo cáo thực hiện  KH năm, kỳ của đơn vị
20 năm
VT, HT
9
Hồ sơ chỉ đạo kiểm tra thực hiện KH
20 năm
VT, HT
10
Thống kê chất lượng đào tạo hàng năm
Vĩnh viễn
VT, HT
11
Thống kê số liệu học sinh bỏ học
10 năm
VT, HT
C
Tài liệu tổ chức, cán bộ
12
Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức cán bộ
-         Dài hạn, hàng năm
-         6 tháng, 9 tháng
20 năm
5 năm
VT, HT
13
Kế hoạch chỉ tiêu biên chế
20 năm
KT, HT
14
Tổng hợp đánh giá chất lượng cán bộ; đánh giá xếp loại giáo viên hàng năm
20 năm
VT, HT
15
Hồ sơ quy hoạch cán bộ
20 năm
VT, HT
16
Hồ sơ bổ nhiệm, đề bạt, thuyên chuyển cán bộ
Vĩnh viễn
HT
17
Hồ sơ tuyển dụng cán bộ
10 năm
KT, HT
18
Hồ sơ kỷ luật cán bộ
20 năm
HT
19
Hồ sơ giải quyết chế độ hưu trí
70 năm
KT,HT
20
Hồ sơ gốc cán bộ, viên chức
Vĩnh viễn
KT
21
Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ
Vĩnh viễn
KT
22
Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của ngành, cơ quan
20 năm
VT, HT
23
Hồ sơ công tác bảo vệ chính trị nội bộ
20 năm
HT
24
Hồ sơ của ban về sự tiến bộ phụ nữ
10 năm
 CĐ, HT
D
Tài liệu về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo
25
Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra ND
20 năm
HT, TTND
26
Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo
Vĩnh viễn
HT, TTND
27
Kế hoạch, báo cáo công tác phòng chống tham nhũng
20 năm
HT
28
Kế hoạch kiểm tra nội bộ trường học
10 năm
VT, HT
E
Tài liệu thi đua, khen thưởng
29
Hồ sơ hội nghị thi đua của cơ quan (hội nghị viên chức, nội dung thi đua, biểu điểm thi đua)
50 năm
VT, HT
30
Hồ sơ  tổ chức thực hiện các phong trào thi đua
10 năm
VT, HT
31
Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua hàng năm
10 năm
VT, HT
32
Hồ sơ, kết quả thi đua viên chức, tập thể hàng năm
20 năm
VT, HT
33
Sổ ghi quyết định khen thưởng cá nhân, tập thể đạt thành tích
Vĩnh viễn
VT
34
Các quyết định khen thưởng (cấp cao; cấp trường)
Vĩnh viễn
VT, HT
35
Danh sách khen thưởng GV, HS đạt thành tích cấp ngành, tỉnh
Vĩnh viễn
VT
G
G1
Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ
36
Quy chế làm việc về văn thư, lưu trữ
20 năm
VT
37
Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, công tác văn thư lưu trữ hàng năm
20 năm
VT
38
Hồ sơ cải cách hành chính của cơ quan
20 năm
VT
39
Hồ sơ danh mục bí mật  Nhà nước của pháp luật, cơ quan
Vĩnh viễn
VT
40
Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ
20 năm
VT
41
Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, chỉnh lí, khai thác sử dụng )
10 năm
VT
42
Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu
20 năm
VT
43
Sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan
Vĩnh viễn
VT
44
Số đăng ký văn bản đến
20 năm
VT
45
Tập văn bản lưu trữ công văn đi
10 năm
VT
46
Tập văn bản lưu trữ công văn đến
10 năm
VT
47
Sổ điểm các lớp học sinh
Vĩnh viễn
VT
48
Hồ sơ học bạ học sinh, các văn bằng, giấy chứng nhận (lưu văn bản tồn đọng)
Vĩnh viễn
VT
49
Sổ theo dõi học sinh chuyển trường, học sinh nghỉ học
10 năm
VT
50
Sổ đăng bộ
Vĩnh viễn
VT
51
Sổ báo giảng, sổ chủ nhiệm, sổ đầu bài
5 năm
VT
G2
Tài liệu quản trị công sở
52
Quy chế làm việc; Quy chuẩn đạo đức, quy tắc ứng xử của viên chức giáo dục
20 năm
VT, HT
53
Hồ sơ hôi nghị cán bộ viên chức hàng năm
20 năm
VT, HT
54
Hồ sơ xây dựng cơ quan có đời sống văn hóa tốt
10 năm
VT, HT
55
Hồ sơ công tác an ninh trật tự; công tác bảo vệ cơ quan; hồ sơ công tác PCCC.
10 năm
HT
56
Hồ sơ cấp phát đồ dùng văn phòng phẩm
5 năm
VT
57
Hồ sơ về công tác y tế học đường
10 năm
Y TẾ
H
Tài liệu lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ
58
Kê hoạch, báo cáo thực hiện công tác chuyên môn nghiệp vụ (Các hoạt động của chuyên môn)
20 năm
PHT
59
Báo cáo đánh giá (CL giảng dạy, XL trình độ CM)
10 năm
PHT
60
Hồ sơ hội nghị chuyên đề khoa học
10 năm
PHT
61
Đề tài nghiên cứu khoa học
20 năm
PHT
62
Kế hoạch, báo cáo thực hiện công tác thiết bị, sử dụng đồ dùng dạy học
20 năm
PHT
I
Tài liệu tổ chức Đảng
63
Hồ sơ Đại hội
Vĩnh viễn
Chi bộ
64
Hồ sơ tổ chức Đảng: Quyết định thành lập, sổ quản lý đảng viên, quyết định kết nạp Đảng, quyết định xếp loại tổ chức cơ sở đảng
Vĩnh viễn
Chi bộ
65
Nghị quyết; chương trình; kế hoạch và báo cáo công tác Đảng
-  Hàng năm
-  Quý
Vĩnh viễn
10 năm
Chi bộ
66
Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn thực hiện chỉ thị của đảng
10 năm
Chi bộ
67
Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát
20 năm
Chi bộ
68
Kết quả đánh giá XL tổ chức cơ sở đảng và đảng viên
50 năm
Chi bộ
69
Hồ sơ đảng viên
Vĩnh viễn
Chi bộ
70
Sổ ghi biên bản
20 năm
Chi bộ
K
Tài liệu tổ chức công đoàn
71
Hồ sơ đại hội công đoàn
Vĩnh viễn
Công đoàn
72
Hồ sơ tổ chức, nhân sự: Quyết định thành lập; Danh sách công đoàn viên; Quyết định khen thưởng
Vĩnh viễn
Công đoàn
73
Kế hoạch, chương trình công tác và các báo cáo công tác công đoàn
20 năm
Công đoàn
74
Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn của công đoàn
10 năm
Công đoàn
75
Hồ sơ họp hội nghị cán bộ công chức, viên chức, hội nghị công đoàn cơ sở hàng năm
20 năm
Công đoàn, HT
76
Hồ sơ các hoạt động phong trào công đoàn
-  Ngày 8/3, trung thu
-  Khen thưởng học giỏi
10 năm
Công đoàn
77
Sổ sách về tài chính công đoàn; biên bản họp
20 năm
78
Hồ sơ hội chữ thập đỏ
20 năm
Chữ thập đỏ
L
Tài liệu tổ chức Đoàn thanh niên
79
Hồ sơ tổ chức, nhân sự: Quyết định chuẩn y: BCH Đoàn hàng năm; Sổ quản lý đoàn viên; Quyết địnk kết nạp Đoàn và danh sách các đoàn viên hàng năm
20 năm
Đoàn TN
80
Hổ sơ đại hội từng nhiệm kỳ
Vĩnh viễn
Đoàn TN
81
Chương trình, kế hoạch công tác và báo cáo công tác đoàn
10 năm
Đoàn TN
82
Kế hoạch thực hiện các cuộc vận động lớn, các phong trào thi đua thực hiện nghị quyết đảng, đoàn TN cấp trên
10 năm
Đoàn TN
83
Sổ sách (Biên bản họp thường kỳ; Hồ sơ về tài chính; Sổ Đoàn viên)
20 năm
Đoàn TN
M
Tài liệu tài chính, kế toán
84
Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán hàng năm, quý
Vĩnh viễn
Kế toán
85
Hồ sơ báo cáo tài chính và quyết toán
Vĩnh viễn
Kế toán
86
Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc
Vĩnh viễn
Kế toán
87
Sổ sách kế toán (Sổ tổng hợp; Sổ chi tiết)
Vĩnh viễn
Kế toán
88
Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính
20 năm
Kế toán
89
Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính
10 năm
Kế toán
90
Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, thanh toán công nợ
Vĩnh viễn
Kế toán
91
Hồ sơ tài sản, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố định
20 năm
Kế toán
N
Tài liệu lao động, tiền lương
92
Kế hoạch báo cáo công tác lao động, tiền lương
- Hàng năm
- Quý
Vĩnh viễn
5 năm
Kế toán
93
 Hồ sơ hợp đồng lao động
5 năm sau khi chấm dứt HĐ
Kế toán
94
Hồ sơ, chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động
Vĩnh viễn
Kế toán
95
Hồ sơ về bảo hiểm xã hội, nghỉ hưu
Vĩnh viễn
Kế toán
96
Hồ sơ nâng lương
20 năm
Kế toán
O
Tài liệu về xây dựng cơ bản
97
Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư XDCB:
-  Dài hạn, hàng năm
-  6 tháng, 9 tháng
Vĩnh viễn
20 năm
KT, HT
98
Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản
- Công trình nhóm A (Xây dựng mới)
- Công trình nhóm B,C  
 Vĩnh viễn
KT, HT
99
Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình
15 năm
KT, HT
2. Tính khoa học của việc lập hồ sơ và bảo quản tốt hồ sơ:
Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước và cũng là một việc làm cần thiết về công tác quản lý tốt hồ sơ lưu trữ. 
Bộ phận văn phòng không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ về công tác quản lý hồ sơ và lưu trữ qua hệ thống phần mềm quản lý nhà trường là một giải pháp tổng thể và đồng nhất trong việc tin học hóa công tác quản lý qua hệ thống trang web thống kê EMIS của Sở giáo dục và Đào tạo Hà Nội, phần mềm quản lý kết quả Giáo dục tiểu học, quản lý hồ sơ giáo viên, hồ sơ học sinh, quá trình học tập và rèn luyện của học sinh, quá trình công tác, giảng dạy của giáo viên trong nhà trường.
Trong công việc hàng năm, nhà trường thường hình thành nhiều giấy tờ, tài liệu, sổ sách, để trách thất lạc và khi cần dùng để giải quyết công việc có thể tìm kiếm được nhanh các loại giấy tờ, tài liệu, sổ sách phải được phân loại và sắp xếp một cách khoa học theo thứ tự thời gian.
Cần có quan điểm và nhận thức đúng đắn về vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư lưu trữ, xác định rõ trách nhiệm trong việc cải tiến công tác văn thư lưu trữ để quản lý tốt hồ sơ.
Lập hồ sơ tốt sẽ giữ được đủ các văn bản, giấy tờ về từng vấn đề, từng sự việc, từng con người giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ, đúng với chủ trương, đường lối của Đảng và nhà nước, của ngành, đồng thời có cơ sở đúng đắn để giải quyết từng công việc cụ thể.
Lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho việc thừa kế những kinh nghiệm hay, những cách làm sáng tạo, tránh được những thiếu sót trước đây, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác, tiết kiệm thời gian và như thế cũng có ý nghĩa thiết thực trong việc chống bệnh quan liêu giấy tờ thường sinh ra trong công tác văn thư học vụ.
Lập hồ tốt sẽ giữ lại được những chứng cứ đầy đủ giúp cho việc kiểm tra theo dõi về mọi hoạt động nào đó của nhà trường sau này, quản lý lưu trữ đầy đủ các tài liệu có giá trị phục vụ cho việc nghiên cứu, tổng kết kinh nghiệm định ra chương trình công tác mới và khi cần có đủ ngay tài liệu để báo cáo cấp trên nhanh chóng.
* Kết quả:
Trong hoạt động quản lý hồ sơ sổ sách, tài liệu, hiện nay việc cải cách và hiện đại hóa công tác văn thư – lưu trữ có vai trò hết sức quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ. Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại trong công tác quản lý hồ sơ và tình hình thực tế về cơ sở trường lớp. 
Cũng như việc giáo dục, hoạt động khác trong nhà trường việc lập kế hoạch phải đi kèm với tổ chức thực hiện sát sao cùng với khâu kiểm tra toàn diện thường xuyên thì mới đạt được mục tiêu kế hoạch đề ra. Xây dựng và triển khai thực hiện các kế hoạch trên cơ sở phối hợp, phát huy vai trò, chức năng của các bộ phận trong đơn vị, tận dụng hết những khả năng công tác thực thi công vụ.
Vì vậy việc tổ chức quản lý tốt hồ sơ sổ sách trong nhà trường, công tác văn thư – lưu trữ phải giải quyết các loại hồ sơ theo văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở qui định chung của nhà nước.	
Do đó việc lập kế hoạch công tác văn thư – lưu trữ là cần thiết, có kế hoạch mới không bỏ sót công việc và mới tránh được tình trạng có lúc quá bận, lại có lúc quá rỗi, các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng được các yêu cầu của Ban giám hiệu đề ra.
III. THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ.
* Thuận lợi:
Qua thực tế trong công tác văn thư – lưu trữ phải thực hiện sát sao cùng với khâu kiểm tra toàn diện thường xuyên, nên việc bổ sung những hồ sơ còn thiếu cho hoàn tất, cán bộ kiểm tra hướng dẫn thêm công tác văn thư học vụ về cách thức ghi chép vào sổ và các biện pháp quản lý tốt hồ sơ cho đúng qui định.
Được sự quan tâm hỗ trợ, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi của Ban giám hiệu, giáo viên chủ nhiệm và giáo viên bộ môn hướng dẫn về cách quản lý hồ sơ theo công tác chuyên môn, giáo viên chủ nhiệm nhiệt tình nhắn nhở học sinh bổ sung hồ sơ còn thiếu khi bộ phận văn phòng có yêu cầu.
Được tham gia tập huấn về công tác quản lý nhà trường qua phần mềm eSam nên việc quản lý tốt hồ sơ giáo viên, hồ sơ học sinh, quá trình học tập và rèn luyện của học sinh, quá trình công tác, giảng dạy của giáo viên trong nhà trường.
* Khó khăn:
Công tác thu thập văn bản, tài liệu của nhà trường còn chưa triệt để, chỉnh lý tài liệu còn tồn đọng.
Trang thiết bị bảo quản, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu còn thiếu, đơn giản. 
Chưa tổ chức bố trí kho lưu trữ, phòng đọc để đảm bảo yêu cầu khai thác tư liệu nhanh chóng hơn, thuận tiện hơn.
IV. NHỮNG BÀI HỌC RÚT RA KHI THỰC HIỆN SKKN:
Thực hiện kịp thời các chính sách của Đảng và nhà nước ban hành, thường xuyên có ý thức cải tiến công tác văn thư –lưu trữ sao cho hiệu quả nhất, tích cực phản ảnh, đóng góp lên cấp trên những khó khăn và những đề xuất của mình.
Trong thời gian làm công tác tại trường được sự quan tâm hỗ trợ của Ban giám hiệu và các bộ phận trong nhà trường đồng thời được sự kiểm tra của Sở giáo dục, Phòng giáo dục, kiểm tra chéo của các trường tôi rút ra được những kinh nghiệm như sau: Sắp xếp hồ sơ một cách khoa học, thực hiện nghiêm túc đúng nguyên tắc khi cho mượn hồ sơ lưu, trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ phải sử dụng phương pháp khoa học kỹ thuật để giữ hồ sơ tài liệu được lâu dài, tương xứng với giá trị lâu dài của tài liệu nhằm dùng vào việc quản lý hồ sơ sổ sách trong nhà trường.
Thường xuyên kiểm tra hồ sơ học sinh để phát hiện những thiếu sót báo giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm, nhắn nhở học sinh, phụ huynh bổ sung và điều chỉnh lại cho đúng. Thường xuyên tự nghiên cứu tài liệu sách vở và học hỏi kinh nghiệm của đồng nghiệp về phần mềm quản lý nhà trường ngày càng tốt hơn.
Qua những năm công tác làm văn thư lưu trữ tại trường, trên cơ sở vận dụng các biện pháp của đề tài đã góp phần đưa công tác văn thư – lưu trữ của nhà trường đi vào nề nếp, làm việc có khoa học, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Riêng bản thân tôi đã đạt được một số kết quả như sau: 
- Các báo cáo thực hiện kịp thời, đúng thời hạn, trình bày sạch đẹp, đúng thể thức quy định, đáp ứng được các yêu cầu của Ban giám hiệu đề ra. 
- Hồ sơ, công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện trong việc tìm kiếm khi cần thiết. 
- Tủ hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, có tính khoa học.
- Không để thất thoát các loại hồ sơ, văn bản.
- Công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động trong công việc
- Rèn cho bản thân tính cẩn thận, ngăn nắp, làm việc có khoa học, nâng cao tinh thần trách nhiệm cho bản thân.
PHẦN C. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
1. KẾT LUẬN
Thực hiện kịp thời các chính sách của Đảng và nhà nước ban hành, thường xuyên có ý thức cải tiến trong công tác sao cho hiệu quả nhất, tích cực phản ánh, đóng góp lên cấp trên những khó khăn và đề xuất của mình.
Công tác văn thư - lưu trữ là phương tiện giúp Ban giám hiệu thực hiện nhiệm vụ đào tạo của nhà trường đúng pháp luật nhà nước, đúng quan điểm, đường lối chính sách của Đảng, công tác văn thư – lưu trữ luôn gắn liền với công văn, văn bản, giấy tờ, nếu không nắm vững những nguyên tắc, nội dung, thể thức thì dễ dàng dẫn đến bệnh sự vụ, bệnh quan liêu và làm hao phí sức lực và thời gian hoặc dẫn đến tình trạng trì trệ kém năng động trong việc tiến hành nhiệm vụ của nhà trường. 
Qua những năm làm công tác văn thư - lưu trữ trong nhà trường nhờ đưa ra một số biện pháp và cách thực hiện có khoa học nên công việc được giải quyết hằng ngày chủ động, hoàn thành tốt nhiệm vụ lưu trữ, các loại thông tin, báo cáo kịp thời đáp ứng được các yêu cầu của Ban giám hiệu đề ra.
Trong thời gian làm công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường, tôi nhận thấy: việc lưu trữ và soạn thảo các văn bản là một việc làm không thể thiếu trong các trường học nói riêng và các cơ quan hành chính nhà nước nói chung. Các hồ sơ, tài liệu, văn bản được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Công việc của nhà trường được tiến hành nhanh hay chậm, chính xác hay không đều do việc tiếp nhận và soạn thảo văn bản có làm tốt hay không, việc lưu trữ có được cẩn thận, ngăn nắp, khoa học hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản.
Thu thập và xử lý thông tin là việc làm thường xuyên đối với các trường học nói chung và các trường tiểu học nói riêng, hiệu trưởng trường học muốn quản lý tốt các hoạt động của nhà trường một cách kịp thời đòi hỏi phải có thông tin chính xác, phải đảm bảo được tính thực tiễn một cách toàn diện. Do đó công tác văn thư lưu trữ hồ sơ phải được coi trọng.
Công tác văn thư hành chính đảm bảo thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo nhà trường thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà trường đúng theo quan điểm, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước, nâng cao chất lượng giáo dục theo mục tiêu của ngành đề ra.
2. KIẾN NGHỊ
- Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ văn thư của nhà trường. Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư hành chính nhà trường nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác, tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại chất lượng và hiệu quả cao trong công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 
- Xin đề nghị các cấp lãnh đạo quan tâm tới cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ bởi cán bộ làm công việc văn thư còn phải kiêm thêm rất nhiều việc mà phụ cấp không có như các ngành khác. 
Trên đây là nội dung nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ trong trường Tiểu học. Vì khuôn khổ của bài viết, thời gian và vốn kinh nghiệm nên bài viết nghiên cứu chưa sâu, chưa bao quát được hết và không tránh được những tồn tại và thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự đóng góp, rút kinh nghiệm từ Hội đồng khoa học Ngành và sự đóng góp ý kiến, chia sẻ của các đồng nghiệp để đề tài được hoàn thiện hơn./.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Tôi xin cam đoan sáng kiến kinh nghiệm trên là do tôi viết, không sao chép của người khác.
Thanh Xuân, ngày 12 tháng 4 năm 2019
NGƯỜI VIẾT 
Tôn Nữ Lê Hoa