Sáng kiến kinh nghiệm Một vài kinh nghiệm công tác quản lý thu - Chi quỹ tiền mặt trong đơn vị trường học

PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ.
Công tác thủ quỹ trong trường học tuy không nặng nề như các công việc khác nhưng lại rất phức tạp, khó khăn, vất vả và không chủ động được do nhiều nguyên nhân khách quan, chủ quan. Từ đó, nhiều lúc đã ảnh hưởng đến công việc chung của nhà trường, nhất là việc chi trả chế độ cho cán bộ, giáo viên, nhân viên và thanh toán các chế độ khác liên quan đến các hoạt động chuyên môn của nhà trường. Trong thời gian qua, có nhiều đơn vị trường học khi thực hiện dự toán thu- chi ngân sách còn nhiều lúng túng, sai sót, chậm trễ làm ảnh hưởng đến công tác thu - chi trong toàn ngành.
Qua những năm được phân công làm công tác thủ quỹ trường tiểu học Phương Trung I, qua kinh nghiệm thực tiễn bản thân luôn tìm tòi học hỏi, sáng tạo, khắc phục khó khăn, nên trong công việc luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Thu - chi quỹ kịp thời, đầy đủ; thanh toán các chế độ chính sách đúng qui định. Từ đó đã giúp cho nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ được cấp trên giao.
Công tác thủ quỹ nói chung, công tác quản lý thu- chi tiền mặt và ngân sách nhà nước nói riêng là việc làm thường xuyên và không thể thiếu đối với cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trong đó có đơn vị trường học. Cho nên, việc chọn chủ đề “Một vài kinh nghiệm công tác quản lý thu – chi quỹ tiền mặt trong đơn vị trường học” với nội dung trình bày dưới đây là nhằm chia sẻ với các đồng nghiệp, các cấp quản lý trong chỉ đạo, thực hiện công việc này đạt hiệu quả, chất lượng hơn trong thời gian tới.
PHẦN II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ.
1. Cơ sở lý luận 
Về cơ bản có thể hiểu, công tác quản lý thu - chi là công tác nhằm đảm bảo minh bạch, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm về quản lý tiền mặt và theo dõi các thu –chi được chia ra làm 2 quỹ : quản lý thu - chi bằng công nghệ thông tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; Trên thực tế, công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do các quỹ được quản lý rõ ràng, chính xác trên giấy tờ và trong thực tế hay không.. Như vậy, thực hiện tốt công tác quản lý thu -chi sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác quản lý quỹ. Trong hoạt động quản lý thu - chi ở trong các cơ quan nhà nước hiện nay, điều thực hiện bằng tay, có nghĩa là dựa vào sổ sách . Do đó, vai trò của công nghệ thông tin giúp người quản lý quỹ theo dõi con số được nhanh chóng rõ ràng và chính xác. - Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy nhanh chóng phục vụ các mục đích kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của trường. Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của các tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc ngày càng nâng cao và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. 
2. Thực trạng công tác quản lí thu – chi quỹ tiền mặt trong trường học.
Từ những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy. Để làm tốt công việc quản lý thu -chi đòi hỏi người làm công tác này cần phải hiểu công tác thủ quỹ là toàn bộ công việc liên quan về tiền bạc và rõ ràng minh bạch , tổ chức giải quyết và quản lý thu- chi trong phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của các đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác, nhẹ nhàng. Người làm công tác này phải luôn năng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác thu -chi nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, đúng chế độ. Đồng thời giúp cho việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong cơ quan được chặt chẽ.. Góp phần tiết kiệm được công sức, thời gian. Ngoài ra người làm nhiệm vụ quản lý thu –chi cần nắm vững mẫu quản lý quỹ chung. +Theo dõi học phí các lớp ( nôp kho bạc và chuyển về trường) + Phân loại quỹ − Ngày tháng ghi sổ − Ngày tháng chứng từ − Số hiệu chứng từ ( Thu, Chi) − Diễn giải − Số tiền ( thu, chi, tồn) − Ghi chú Từ chổ nắm được những nội dung cũng như yêu cầu cơ bản của công tác thu - chi tôi đã mạnh dạn áp dụng vào thực tiễn công tác trong công việc hàng ngày như tổ chức quản lý các quỹ như sau: 
+ Dùng nhiều hình thức biện pháp tổ chức tuyên truyền đến các cán bộ giáo viên, công nhân viên của trường biết trong thời kỳ hội nhập đất nước theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì vấn đề tin học hóa đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của nền kinh tế nước ta hiện nay. Đặc biệt, với sự phát triển nhanh chóng của ngành công nghệ thông tin đã giúp con người xử lý khối lượng nghiệp vụ khổng lồ trong nền kinh tế . 
+ Nói cách khác tin học hóa đã giúp trung tâm đơn giản hóa hệ thống công việc và các thủ tục, nhưng vẫn phù hợp với môi trường pháp lý và bắt kịp với sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế đất nước. 
+ Tổ chức nhiều cuộc Hội nghị tuyên truyền giáo dục ý nghĩa, lợi ích và tầm quan trọng của việc “Thực hiện tốt nề nếp làm việc trong văn phòng” bằng nhiều phương pháp, hình thức đa dạng, phong phú nhằm nâng cao sự nhận thức, hiểu biết sâu sắc trong mọi tổ chức tư tưởng cá nhân. Từ đó phát huy mạnh mẽ, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác trong tình hình mới. Như chúng ta đã biết đất nước ta còn nghèo, đang trong thời kỳ hội nhập. Việc đầu tư cho ngành giáo dục còn thấp, còn nhiều thiếu thốn. Các năm gần đây Đảng, Nhà nước ta có đẩy mạnh việc đầu tư cho giáo dục ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc . Xây dựng nhiều điểm trường khang trang đủ phục vụ cho công tác giảng dạy.. Trước tình hình đó là chuyên viên làm công tác quản lý quỹ. Bàn ghế để ngăn nắp, tủ, bàn vi tính sắp xếp đúng vị trí thuận tiện khi làm việc Sau khi sắp xếp văn phòng trở nên ngăn nắp đã tạo được không khí thoải mái, khi có khách đến liên hệ công tác cũng tạo được tâm lý tin tưởng nơi làm việc. 
Về chuyên môn nghiệp vụ quản lý quỹ. Là một chuyên viên kiêm nhiệm thêm công tác quản lý quỹ để công việc ngày càng trôi chảy tôi phải ứng dụng chuyên môn mình đã học vào công việc thực tế để công việc trôi chảy, nhanh chóng và học tập rút kinh nghiệm những đơn vị trường bạn đã làm tốt rồi về áp dụng ở đơn vị mình. Quản lý các loại tiền với những mục đích khác nhau. Qua thời gian tìm hiểu, tôi đã lên kế hoạch phân tích các vấn đề còn tồn đọng để từ đó có hướng giải quyết. 
3. Những biện pháp cơ bản để thực hiện công tác quản lý thu – chi quỹ tiền mặt trong trường học:
3.1. Xác định mục tiêu, nguyên tắc, phương pháp:
*Mục tiêu:
- Cùng với việc cải tiến các công việc khác trong nhà trường, công tác quản lý thu, chi quỹ tiền mặt cũng phải được cải tiến để bản thân công tác này không những đạt hiệu quả tốt mà còn thúc đẩy, tác động đến các công tác khác cùng đạt hiệu quả tốt.
- Phải từng bước áp dụng công nghệ thông tin vào công tác lập dự toán thu, chi quỹ.
*Về nguyên tắc:
- Công tác thu – chi quỹ phải đảm bảo đầy đủ, kịp thời, chính xác, trung thực, đảm bảo chấp hành đúng chế độ do Bộ Tài chính ban hành.
- Phải thực hiện được công khai, minh bạch theo qui định.
- Bằng mọi giá phải đảm bảo các khoản chi cho con người và các khoản phải nộp.
- Hồ sơ sổ sách, chứng từ phải đầy đủ, sạch sẽ, rõ ràng, chính xác, không được tẩy xóa không đúng qui định.
*Về phương pháp: 
- Phải khoa học, sáng tạo, chủ động và nhạy bén, dự kiến được chính xác và bổ sung kịp thời các hoạt động phát sinh trong năm liên quan đến công tác tài chính.
- Thực hiện ghi chép sổ sách quỹ tiền mặt đúng quy định.
3.2. Các bước chuẩn bị tiến hành công tác thu – chi quỹ tiền mặt hàng năm:
- Phải chuẩn bị đầy đủ số liệu của năm trước trên cơ sở số dư các tài khoản phải chuyển tiếp năm sau. 
- Chuẩn bị chứng từ thu theo sự phân công của hiệu trưởng.
- Tính toán chính xác các khoản phải nộp.
- Xuất quỹ tiền mặt khi có phiếu chi đã được phê duyệt.
- Hồ sơ, sổ sách và các biểu mẫu liên quan phục vụ cho công tác thu – chi quỹ.
- Tổng hợp tất cả các khoản dự kiến chi trong năm theo mẫu qui định và gởi về bộ phận kế toán của trường.
3.3. Qui trình thực hiện công tác quản lí thu – chi quỹ tiền mặt:
- Tiếp nhận thông báo dự toán thu – chi hàng năm để chuẩn bị sổ sách.
- Căn cứ vào kế hoạch được giao tiến hành thu quỹ đầu năm.
- Hàng tháng, trên cơ sở bảng lương được duyệt và các hoạt động chính trong tháng, kế toán viết giấy rút kinh phí kèm theo các chứng từ liên quan theo qui định của Kho bạc Nhà nước để thủ quỹ đến Kho bạc rút kinh phí. Trong khi thực hiện nghiệp vụ này tại kho bạc thì kế toán đồng thời làm thủ tục chuyển trả kinh phí các phải nộp đầy đủ cho các đơn vị liên quan.
- Khi thủ quỹ rút kinh phí về đến trường kế toán phải viết phiếu thu ngay để nhập quỹ theo quy định.
- Trong quá trình viết phiếu chi, phải định khoản trên phiếu chi các khoản Nợ, Có tương ứng để trên cơ sở đó vào nhật ký sổ cái và các sổ chi tiết liên quan. Trên chứng từ xác định mục, tiểu mục chi để khi tổng hợp chứng từ được chính xác, không lẫn lộn.
- Mỗi tháng thủ quỹ phải kiểm lại quỹ tiền mặt kiểm tra tổng thu, tổng chi và còn quỹ.
- Trên cơ sở chứng từ tổng hợp tiến hành lên báo cáo quyết toán theo mẫu qui định.
- Đối chiếu số liệu thu chi với kế toán, số liệu trên bảng cân đối tài khoản.
- Tương tự, cuối năm thủ quỹ báo cáo quyết toán quỹ.
- Trong quá trình quản lý thu - chi quỹ tiền mặt nơi nào có điều kiện áp dụng công nghệ tin học vào công việc thì hiệu quả sẽ nâng lên rất nhiều, rút ngắn thời gian, công sức và đảm bảo tính chính xác trong công việc.
- Thực hiện việc công khai đúng theo qui định.
PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ.
1. Kết luận:
Với việc thực hiện công tác quản lý thu – chi quỹ tiền mặt theo trình tự nêu trên một mặt vừa tuân thủ theo đúng qui định của ngành tài chính, mặt khác đảm bảo đúng nguyên tắc, đúng qui định của ngành chủ quản; kịp thời, chính xác nâng cao được hiệu quả chất lượng công việc được giao. 
Với qui trình thực hiện như vậy, nhiều năm qua công tác tài chính của trường tiểu học Phương Trung I luôn được cơ quan chủ quản, ngành chuyên môn đánh giá cao vì luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 
- Về ý nghĩa:
+ Nó đã tác động tích cực, thúc đẩy đến các hoạt động khác của nhà trường đạt hiệu quả và chất lượng ngày càng cao. Trường luôn được đánh giá là trường tiên tiến trong ngành giáo dục nhiều năm qua. 
+ Tạo tiền lệ tốt trong việc chấp hành và tuân thủ đúng các qui định của pháp luật.
+ Rút ngắn thời gian đi lại, làm giàm chi phí cho ngân sách nhà nước.
2. Khuyến nghị: 
- Cấp trên cần trang bị cho các trường phần mềm quản lý quỹ kết nối mạng nội bộ với cơ quan chủ quản để thuận tiện trong thực hiện công việc và quản lý tài chính ở từng trường và trong toàn ngành.
- Các cơ quan liên quan cần có sự thống nhất trong triển khai thực hiện các công việc liên quan đến công tác quản lý thu – chi quỹ tiền mặt cho các đơn vị trường học.
* Bài học rút ra từ kinh nghiệm
- Phải có sự chuẩn bị chu đáo, đầy đủ và chính xác các công việc, các số liệu có liên quan thì công tác lập dự toán thu, chi ngân sách mới đạt được hiệu quả. 
- Phải thường xuyên trau đồi đạo đức tác phong, luôn gương mẫu trong công việc, không vụ lợi và phải đặt lợi ích của tập thể lên trên hết thì mới được tập thể tín nhiệm, ủng hộ tạo điều kiện cùng nhau hoàn thành nhiệm vụ.
- Phải đảm bảo tính công bằng, khách quan trong giải quyết công việc nhất là trong thanh toán các khoản phát sinh tại nhà trường.
- Xây dựng kế họach phù hợp, qui trình và phương pháp thực hiện hợp lý thì hiệu quả công việc đạt được là rất cao.
- Công tác kiểm tra, giám sát là hết sức quan trọng trong công tác kế toán, để qua đó phát hiện và chấn chỉnh kịp thời những sai sót.
- Nếu có sự chỉ đạo thống nhất và sâu sát của cấp ủy, chính quyền 
Trên đây là báo kinh nghiệm từ thực tiễn công việc quản lý thu – chi quỹ tiền mặt tại trường tiểu học Phương Trung I và bài học rút ra từ kinh nghiệm nêu trên. Rất mong được sự đóng góp của Hội đồng Khoa học các cấp để được hoàn chỉnh. /.
X¸c nhËn cña thñ tr­ëng ®¬n vÞ 
Hà Nội ngày 20 tháng 4 năm 2015
 T«i xin cam ®oan ®©y lµ s¸ng kiÕn kinh
 nghiÖm cña t«i viết kh«ng sao chÐp néi
 dung cña ng­êi kh¸c.
 Người viết
 Lê Thị Minh Tâm