Sáng kiến kinh nghiệm Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý trong công tác cấp phát văn bằng chứng chỉ tại Sở Giáo dục và Đào tạo Ninh Bình

A. TÊN SÁNG KIẾN, LĨNH VỰC ÁP DỤNG
1. Tên sáng kiến kinh nghiệm:
 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý trong công tác cấp phát văn bằng chứng chỉ tại Sở Giáo dục và Đào tạo Ninh Bình.
2. Lĩnh vực áp dụng
Sáng kiến kinh nghiệm có thể áp dụng cho công tác quản lý cấp phát văn bằng chứng chỉ tại Sở Giáo dục và Đào tạo Ninh Bình.
B. TÁC GIẢ SÁNG KIẾN
1. Lê Thái Hòa - Trưởng phòng KT&KĐCLGD.
2. Lê Thị Hằng - Phó trưởng phòng KT&KĐCLGD.
3. Phạm Tuấn Quang - Viên chức, Phòng KT&KĐCLGD. 
C. NỘI DUNG SÁNG KIẾN
I. Giải pháp cũ thường làm
1. Công tác cấp phát bằng tốt nghiệp THPT
Cách làm: Sau khi có kết quả tốt nghiệp, phòng Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục thực hiện các bước sau:
Bước 1: Sử dụng tiện ích viết trên Fox Pro để in bằng
Bước 2: Đối chiếu thông tin trên bằng với thông tin được công nhận tốt nghiệp, trình lãnh đạo ký duyệt.
Bước 3: Bàn giao bằng cho các trường THPT, TTGDTX để lập sổ phát bằng và phát cho học sinh.
Ưu điểm: Thông tin cấp bằng chính xác, học sinh nhận bằng thuận tiện.
Nhược điểm: 
- Việc cài đặt tiện ích phức tạp, khó thực hiện.
- Font chữ sử dụng để viết bằng của tiện ích là .VnTime không đồng nhất với font chữ của dữ liệu được xuất ra từ phần mềm quả lý thi THPT quốc qua của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Việc xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ việc in bằng mất nhiều thời gian.
- Không hỗ trợ việc lập sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp theo mẫu của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Sổ cấp bằng của các đơn vị không thống nhất, không khoa học, thiếu chặt chẽ.
2. Công tác cấp bản sao bằng tốt nghiệp THPT
Cách làm: Sau khi nhận được thông tin đề nghị cấp bằng của người dân, Phòng Khảo thí và Kiểm đinh chất lượng giáo dục thực hiện các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra, đối chiếu thông tin đề nghị cấp bằng với hồ sơ đang được lưu trữ tại Sở Giáo dục và Đào tạo.
Bước 2: Nhập thông tin vào file mẫu để in bản sao bằng.
Bước 3: Bàn giao bằng tốt nghiệp cho bộ phận một cửa để bàn giao cho người dân.
Ưu điểm: Thông tin cấp bằng chính xác
Nhược điểm:
- Tốn nhiều thời gian để tìm hồ sơ để so sánh đối chiếu với thông tin đề nghị cấp bằng.
- Làm ảnh hưởng đến tuổi thọ và chất lượng của các hồ sơ có liên quan đòi hỏi lưu trữ vĩnh viễn.
- Việc nhập thông tin vào file mẫu đề in không hỗ trợ việc quản lý công tác cấp bản sao bằng tốt nghiệp THPT.
3. Công tác tuyên truyền về quy đinh trong việc cấp phát văn bằng chứng chỉ
Cách làm: Niêm yết Thông tư số 19/2015/TT-BGDĐT ngày 08/9/2015 của Bộ Giáo dục và Đào tạo Ban hành Quy chế quản lý bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, văn bằng giáo dục đại học và chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân tại bộ phận 1 của của Sở Giáo dục và Đào tạo.
Ưu điểm: Thực hiện theo quy định.
Nhược điểm: Người dân khó tìm hiểu, tra cứu, ít có tác dụng vì thông tư rất dài người dân phải mất nhiều thời gian để tìm hiểu.
II. Giải pháp mới cải tiến
1. Công tác cấp phát bằng tốt nghiệp THPT
Để nâng cao hiệu quả quản lý trong công tác cấp phát bằng tốt nghiệp THPT, Phòng khỏa thi đã cải tiến một số bước thực hiện để đảm bảo chặt chẽ, khoa học và đúng quy định, cụ thể:
 Cách làm: Sau khi có kết quả tốt nghiệp, phòng Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục thực hiện các bước sau:
Bước 1: Sử dụng các tiện ích trong Microsoft Word và Microsoft Office Excel để in bằng, lập sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp THPT.
Bước 2: Đối chiếu thông tin trên bằng với thông tin được công nhận tốt nghiệp, trình lãnh đạo ký duyệt.
Bước 3: Bàn giao bằng tốt nghiệp và sổ gốc cấp bằng cho các trường THPT, TTGDTX phát cho học sinh trong thời gian 1 năm.
Bước 4: Thu hồi sổ gốc cấp bằng, các hồ sơ khi nhận bằng của học sinh (nếu có) và những bằng học sinh chưa nhận về Sở Giáo dục và Đào tạo để cấp theo quy định.
Với các bước làm trên thì có những ưu điểm sau:
- Việc sử dụng các tiện ích trong Microsoft Word và Microsoft Office Excel giúp tiết kiệm thời gian trong các công việc sau:
+ Hoàn thiện cơ sở dữ liệu để in bằng.
+ In bằng tốt nghiệp THPT.
+ Lập sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp THPT theo mẫu của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Việc thu hồi sổ gốc cấp bằng, các hồ sơ khi nhận bằng của học sinh (nếu có) và những bằng học sinh chưa nhận về Sở Giáo dục và Đào tạo để cấp học sinh giúp việc quản lý văn bằng được chặt chẽ hơn.
2. Công tác cấp bản sao bằng tốt nghiệp THPT
Cách làm: Sau khi nhận được thông tin đề nghị cấp bằng của người dân, Phòng Khảo thí và Kiểm đinh chất lượng giáo dục thực hiện các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra, đối chiếu thông tin đề nghị cấp bằng với hồ sơ đã được số hóa (Thay vì tra trên hồ sơ giấy thì tìm kiếm, so sánh đối chiếu bằng hồ sơ điện tử). Hiện tại Phòng KT&KĐCLGD, Sở GD&ĐT đã số hóa hồ sơ công nhận tốt nghiệp của 14 năm gần đây để phục vụ công tác cấp bản sao và công tác xác minh văn bằng chứng chỉ
Bước 2: Nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu được thiết kế trên Microsoft Office Excel, sử dụng tiện ích trên Microsoft Word để in bản sao
Bước 3: Bàn giao bằng tốt nghiệp cho bộ phận một cửa vào sổ cấp bản sao
Bước 4: Bàn giao cho người dân.
Ưu điểm: 
- Thông tin cấp bằng chính xác
- Việc số hóa dữ liệu công nhận tốt nghiệp giúp việc kiểm tra đối chiếu thông tin đề nghị cấp bằng với thông tin được công nhận tốt nghiệp diễn nhanh chóng, chính xác mà không cần khai thác hồ sơ giấy, điều này giúp cho việc bảo quản hồ sơ giấy được tốt hơn, không gây độc hại cho cán hộ phụ trách
- Việc nhập thông tin file cơ sở dữ liệu giúp việc quản lý được khoa học hơn.
- Việc sử dụng tiện ích để in bản sao bằng giúp tiết kiệm khá nhiều thời gian.
- Việc lập sổ cấp bản sao theo quy định đảm bảo chặt chẽ, khóa học, đúng quy định.
3. Công tác tuyên truyền về quy đinh trong việc cấp phát văn bằng chứng chỉ
Cách làm: Song song với việc niêm yết Thông tư số 19/2015/TT-BGDĐT ngày 08/9/2015 của Bộ Giáo dục và Đào tạo Ban hành Quy chế quản lý bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, văn bằng giáo dục đại học và chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân tại bộ phận 1 của của Sở Giáo dục và Đào tạo. Phòng Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục đã tuyên truyền bằng hình thức hỏi đáp và đăng tải trên trang thông tin điện tử của Sở GD&ĐT . Với các làm trên giúp người dân nắm bắt được các quy định về cấp phát văn bằng chứng chỉ được dễ dàng hơn.
D. HIỆU QUẢ KINH TẾ VÀ XÃ HỘI
- Giúp việc công tác quản lý văn bằng chứng chỉ được thực hiện một cách khoa học, hiệu quả hơn phù hợp với yêu cầu của thực tiễn.
E. ĐIỀU KIỆN VÀ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG
- Giải pháp trên được triển khai hiệu quả trong điều kiện hiện tại của Sở Giáo dục và Đào tạo Ninh Bình.
Ninh Bình, ngày 30 tháng 5 năm 2019
NHÓM TÁC GIẢ
Lê Thái Hòa
Lê Thị Hằng
Phạm Tuấn Quang