SKKN Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại trường mầm non

hức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “Đến”.
c) Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (Đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
d) Mẫu dấu “Đến” 	 
50mm
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
35 mm
ĐẾN Số:
 Ngày:...
Chuyển:.
Lưu hồ sơ số:
3.2. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
3.2.1. Đăng ký văn bản đến bằng sổ
a) Lập Sổ đăng ký văn bản đến
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như sau:
- Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lập hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (Trừ văn bản mật);
- Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến;
- Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến;
- Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng;
- Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.
b) Đăng ký văn bản đến
- Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
- Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến
PHÒNG GD&ĐT 
TRƯỜNG MN
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 2014
Từ ngày đến ngày.
Từ số.đến số.
Quyển số:
3.2.2. Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính
a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
b) Việc đăng ký (Cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
c) Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.
d) Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn bản mật đến.
3.3. Trình, chuyển giao văn bản đến
3.3.1. Trình văn bản đến
a) Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
b) Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần).
Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
c) Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (Nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể. 
d) Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến
Ngày
đến
Số đến
Tác giả
Số, ký hiệu
Ngày tháng
Tên loại và trích yếu nội dung
Đơn vị hoặc người nhận
Ký nhận
Ghi chú
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
3.3.2. Chuyển giao văn bản đến
a) Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
b) Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
c) Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
d) Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lập Sổ chuyển giao văn bản đến.
Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đến và cách ghi
Ngày chuyển
Số đến
Đơn vị hoặc người nhận
Ký nhận
Ghi chú
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
3.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
3.4.1. Giải quyết văn bản đến
a) Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.
b) Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
3.4.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
a) Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
c) Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
Mẫu sổ theo dõi giải quyết văn bản đến và cách ghi sổ
Số
đến
Tên loại, số ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản
Đơn vị hoặc người nhận
Thời hạn giải quyết
Tiến độ giải quyết
Số, ký hiệu văn bản trả lời
Ghi chú
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
4. Sắp xếp, bảo quản hồ sơ, tài liệu một cách khoa học
a) Để thực hiện tốt công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ tôi đã thực hiện theo các Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2016 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
Nghi định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
b) Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước và cũng là một việc làm cần thiết về công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ;
Là người phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ tôi không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của nhà trường là một giải pháp tổng thể và đồng nhất trong việc quản lý, bảo quản tốt công tác lưu trữ hồ sơ như: Quản lý hồ sơ của giáo viên, hồ sơ học sinh, quá trình học tập và rèn luyện của học sinh, quá trình công tác, giảng dạy của giáo viên trong nhà trường, phần mềm E.Mis;
Trong công việc hàng năm, nhà trường thường hình thành nhiều giấy tờ, tài liệu, sổ sách, để tránh thất lạc và khi cần dùng để giải quyết công việc có thể tìm kiếm được nhanh các loại giấy tờ, tài liệu, sổ sách phải được phân loại và sắp xếp một cách khoa học và theo thứ tự thời gian;
Cần có quan điểm và nhận thức đúng đắn về vai trò, ý nghĩa của công tác Văn thư - Lưu trữ cần xác định rõ trách nhiệm trong việc cải tiến công tác Văn thư - Lưu trữ để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại trường;
Lập hồ sơ tốt sẽ giữ được đủ các văn bản, giấy tờ về từng vấn đề, từng sự việc, từng con người giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ, đúng với chủ trương, đường lối của Đảng và chính sách pháp luật của Nhà nước, của ngành. Đồng thời đó là cơ sở đúng đắn để giải quyết từng công việc cụ thể;
Lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho việc thừa kế những kinh nghiệm hay, những cách làm sáng tạo, khoa học, tránh được những thiếu sót trước đây. Từ đó nâng cao được chất lượng và hiệu quả công tác, tiết kiệm được thời gian và như thế cũng có ý nghĩa thiết thực trong việc chống bệnh quan liêu giấy tờ thường sinh ra trong công tác Văn thư – Lưu trữ;
c) Để thực hiện tốt công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại trường. Là người phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ thì phải thu thập chứng cứ đầy đủ để giúp cho việc kiểm tra theo dõi về mọi hoạt động nào đó của nhà trường sau này. Đó cũng chính là công tác bảo quản lưu trữ đầy đủ các tài liệu có giá trị phục vụ cho việc lưu trữ hồ sơ tại trường tốt hơn. Đồng thời nêu ra chương trình công tác mới và khi cần có đủ ngay tài liệu để báo cáo cấp trên một cách nhanh chóng.
Công việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ từ ngày này đến năm khác sẽ là một gánh nặng đối với một người làm công tác văn phòng và phải kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ hồ sơ. Vì thế, phân loại - sắp xếp – lưu trữ hồ sơ là một việc làm cần thiết và rất quan trọng. Không phải bất kỳ ai cũng làm tốt nghiệp vụ này cả. Để có cách sắp xếp hồ sơ khoa học, bạn nên tiến hành theo trình tự sau: 
Chọn tủ hồ sơ:
 Không nên đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được số lượng lớn hồ sơ. Nên:
+ Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn:
Hãy dùng những cái tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).
+ Dùng tủ hồ sơ treo trên tường:
Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.
Phân loại hồ sơ:
 Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau:
+ Phân loại theo chủ đề: Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị 
+ Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4. 
Sắp xếp hồ sơ:
 Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp theo cách như sau:
+ Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.
+ Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: thiệp mời - thống kê – thư từ - tiếp thị. Như vậy Bạn cần phải học thuộc lòng Bảng Mẫu tự để biết vị trí của các từ. Bạn cũng cần kiến thức này cho công việc tra cứu từ điển.
+ Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ. 
Ví dụ:
- Hồ sơ bình thường - hồ sơ mật - hồ sơ tối mật
- Hồ sơ chưa giải quyết - hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm - hồ sơ đã giải quyết xong
Lập danh mục hồ sơ:
 Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng:
+ Tạo một danh mục cụ thể, chính xác: Sau khi đã chọn cách sắp xếp, chúng ta tạo danh mục hồ sơ chi tiết. Nên đưa vào máy vi tính, tạo cây thư mục, với thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ Như vậy, lúc cần tra cứu chúng ta có thể xem nhanh nhờ cây thư mục trên máy vi tính 
+ Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên: Khi đã đưa danh mục hồ sơ vào máy vi tính, chúng ta nên lưu lại cây thư mục cũ trước khi cập nhật. Như vậy, lúc cần xem xét lại, chúng ta biết được từng thời điểm bổ sung hồ sơ mới. 
Lưu trữ hồ sơ:
 Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
+ Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.
+ Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số đến số để dễ truy tìm.
+ Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ.
+ Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ: có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.
Riêng đối với hồ sơ lưu trữ văn thư phải lập sổ sử dụng bản lưu khi có cá nhân hoặc bộ phận nào đó cần mượn để khai thác và sử dụng.
SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU
(Kèm theo công văn số 425/VTLTNN – NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005
Của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước)
Ngày tháng
Họ và tên của người sử dụng
Số, KH, ngày tháng của vb
Tên loại, trích yêu nội dung của vb
Hồ sơ số
Ký nhận
Ngày trả
Người cho phép sử dụng
Ghi chú
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
IV. KẾT QUẢ 
 Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ được phân công làm cán bộ văn thư của trường mầm non đến nay tôi nhận thấy đạt được hiệu quả như sau:
	Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi trong công việc tìm kiếm các văn bản hàng ngày của tôi.
Trong công việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ trong công việc, xử lí công việc trôi chảy không còn bở ngỡ.
	Góp phần giúp ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ trong nhiều năm học đúng thời gian quy định nhất là từ khi trường được công nhận đạt chuẩn Quốc gia đến nay.
	Riêng đối với tổ văn phòng của chúng tôi sau khi triển khai áp sụng cho tất cả các thành viên trong tổ như: bộ phận kế toán, bộ phận y tế đều có khả năng soạn thảo văn bản theo lĩnh vực chuyên môn của mình phụ trách để trình ban giám hiệu ký duyệt; Các bộ phận biết sắp xếp hồ sơ, mở hồ sơ công việc một cách khoa học.
Kết quả rõ nhất là mọi hoạt động của nhà trườngđều thông suốt, đảm bảo thông tin tốt các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của nhà nước, sự quản lý, điều hành của cấp trên. Công tác quản lý chỉ đạo chuyên môn, tài chính, cơ sở vật chất và các hoạt động khác của Ban giám hiệu có đủ cơ sở pháp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chuyên môn trong nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ. Công tác báo cáo, thống kê của nhà trường được thực hiện đầy đủ, chính xác đáp ứng đúng yêu cầu của cấp trên.
Bản thân cũng luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và tạo được một môi trường làm việc thoải mái, để công việc đạt hiệu quả cao cho nhà trường.
C – KẾT THÚC VẤN ĐỀ
I. KẾT LUẬN
	Công tác văn thư lưu trữ đóng góp một vai trò quan trọng là một nguồn cung cấp thông tin chính xác và có giá trị pháp lý nhất trong việc nghiê cứu thực trạng vấn đề theo một quá trình để có căn cứ thực tiễn ban hành quyết định vì toàn bộ thông tin trong tài liệu lưu trữ đã qua các khau xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ: Thu thập, xác định giá trị, chỉnh lý, tổ chức khai thác sử dụng  Hơn nữa việc tra cứu tài liệu lưu trữ rất dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm. Vì vậy, công tác văn thư lưu trữ làm tốt sẽ tạo điều kiện cho các cơ quan hành chính nhà nước rút ngắn thời gian ban hành quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của tố chức và công dân.
	Thông tin về cơ sở thực tiễn , cơ sở pháp lý nếu được tập hợp đầy đủ, chính xác sẽ giúp quá trình xử lý thông tin, đề ra các phương án khác nhau và sẽ lựa chọn được phương án ra quyết định nhanh chóng, kịp thời đáp ứng được nhu cầu quản lý hành chính nhà nước ngày càng cao trong giai đoạn hiện nay.
	Nhờ có biện pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, chính xác nên trong thời gian qua công tác văn thư hành chính nhà trường đã đảm bảo thực hiện đầy đủ được các nguồn thông tin đi, đến một cách đầy đủm chính xác, kịp thời giúp cho công tác quản lý của nhà trường đạt hiệu quả cao, thực hiện thắng lợi cho các nhiệm vụ năm học nghành giáo dục đề ra.
II. BÀI HỌC KINH NGHIỆM
Là người làm công tác văn thư cần phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở mỗi nơi. Biến cái khó thành cái dễ, thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao, tăng cường công tác giao lưu, học tập, trao đổi, rút kinh nghiệm với đồng nghiệp của các trường ban. Đảnh mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ đẻ nâng cao trình độ chuyên môn của mình.
Công tác văn thư là một bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng và chính xác
Áp lực công việc đối với người làm công tác văn thư là rất lớn nên đòi hỏi người làm công tác này phải bình tĩnh và có phương pháp khoa học giải quyết công việc nhanh chóng mang tính kiên trì.
 Người làm công tác văn thư luôn luôn trực tiếp xử lý từng công việc một nhưng với thái độ phải hết sức hoà nhã, ân cần, siêng năng, không nóng nảy. Phải thật sự yêu quý công việc, xem việc của mình làm là tạo điều kiện cho lãnh đạo để cơ quan hoàn thành tốt nhiệm vụ trong năm học.
III. KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT: 
	Các cấp Lãnh đạo cần quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, phòng làm việc nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều hơn nữa và tạo điều kiện đủ cơ sở vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ các loại hồ sơ của nhà trường ngày một tốt hơn.
	Cần cung cấp thêm trang thiết bị để phù hợp với sự tiến bộ của khoa học trong giai đoạn hiện nay.
Cần mở các khóa đào tạo ngắn hạn cho cán bộ văn thư, văn phòng các trường trong huyện tập huấn và học tập về chuyên môn nghiệp vụ của mình.
	Để người làm công tác văn thư, văn phòng an tâm công tác, các cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý hơn.
Nội dung trên là tất cả những kinh nghiệm của tôi trong quá trình thực hiện công tác văn thư của mình việc “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại trường mầm non ” mà bản thân tôi đã, tìm tòi suy nghĩ, nghiên cứu, đúc kết trong nhiều năm làm công tác “Văn thư” đã đưa ra những biện pháp thực hiện sáng tạo mới. Đây là mảng đề tài còn nhiều mới mẻ, trong quá trình tìm tòi học hỏi chắc chắn còn nhiều thiếu sót, rất mong được sự đóng góp của các đồng nghiệp để đề tài ngày càng được hoàn thiện hơn.
D – TÀI LIỆU THAM KHẢO
 1. Thông tư 01/2011/TT – BNV về hướng dẫn thể thức và ký thuật trình bày văn bản hành chính.
 2. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thể thức và ký thuật trình bày văn bản; 
 3. Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về công tác văn thư; 
 4. Công văn số 425/VTLTNN – NVTWW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục văn thư lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi và văn bản đến.
 5. Mẫu soạn thảo văn bản: Dùng cho cán bộ lãnh đạo quản lý và công chức văn phòng - tác giả: Hoàng Thị Loan – Nhà xuất bản thống kê.
6. Các trang web của Bộ giáo dục và đào tạo, Bộ Nội vụ