Sáng kiến kinh nghiệm Ứng dụng Microsoft Access lập trình phần mềm quản lí hồ sơ học sinh nghỉ, bỏ học

HỘI ĐỒNG KHOA HỌC 
ĐƠN VỊ: TRƯỜNG THCS NGUYỄN DU 
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 
ỨNG DỤNG MICROSOFT ACCESS LẬP TRÌNH PHẦN 
MỀM QUẢN LÍ HỒ SƠ HỌC SINH NGHỈ-BỎ HỌC 
 - Họ và tên người thực hiện: PHAN KHÁNH DUY 
 - Môn, lĩnh vực: Phần mềm quản lí 
Lộc Ninh, ngày 20 tháng 3 năm 2020 
- 1 - 
ỨNG DỤNG MICROSOFT ACCESS - LẬP TRÌNH PHẦN MỀM 
QUẢN LÍ HỒ SƠ HỌC SINH NGHỈ HỌC – BỎ HỌC 
I. ĐẶT VẤN ĐỀ 
- Đối với mỗi giáo viên ngoài việc giảng dạy các môn trên lớp, nghiên 
cứu khoa học được xem như một trong những biện pháp hữu hiệu để góp 
phần nâng cao năng lực chuyên môn và tiếp cận với lĩnh vực chúng ta yêu 
thích. Ngoài ra, NCKH còn cho ta một tác phong làm việc khoa học, rèn 
luyện cho chúng ta cách nhìn nhận vấn đề một cách khách quan, tiếp cận từ 
nhiều phía. 
 - Vào ngành giáo dục vào đầu năm học 2008 - 2009, với công việc 
chính là giáo viên dạy bộ môn Tin học, nhưng đến năm 2015 -2016 tôi còn 
kiêm nhiệm thêm công tác văn phòng (do Nhân viên Văn thư chuyển công 
tác, đơn vị chưa có nhân sự mới). Công việc mới như soạn thảo văn bản, 
thống kê báo cáo, lưu trữ công văn tôi làm khá ổn vì chuyên môn là Tin học 
nên tiếp cận cũng tương đối. Tôi còn quản lý lưu trữ các loại hồ sơ của giáo 
viên, học bạ học sinh; đối với hồ sơ học bạ các học sinh đang học thì công 
việc quản lý lưu trữ cũng tương đối dễ dàng vì học bạ được sắp xếp theo từng 
khối, lớp của từng năm học. 
 - Riêng với mảng hồ sơ học bạ của các học sinh đã nghỉ - bỏ học 
được lưu trữ qua nhiều năm lưu trữ chưa khoa học, chỉ bố trí 2, 3 tủ để lưu hồ 
sơ thiếu sổ ghi chép thông tin, thậm chí còn số lượng lớn học bạ học sinh đã 
nghỉ trên 15 năm mà vẫn còn học sinh (phụ huynh) liên hệ đến rút hồ sơ. Vì 
vậy việc quản lý số hồ sơ học bạ trên gặp rất nhiều khó khăn cho bản thân tôi 
và mất nhiều thời gian đị lại cho Phụ huynh, đôi khi phải hẹn cả tuần để tìm 
hồ sơ nhiều khi thất lạc không tìm được. 
 - Việc quản lý hồ sơ – học bạ học sinh dòi hỏi người quản lý hồ sơ 
phải cần cù, siêng năng và biết cách sắp xếp, quản lý hồ sơ học bạ một cách 
- 2 - 
khoa học ngăn nắp, tránh xãy ra việc thất lạc hay làm mất nhiều thời gian khi 
Phụ huynh đến liên hệ rút hồ sơ học bạ. 
 - Qua gần hai năm học làm công tác kiêm nhiệm văn thư, công việc 
quản lý, lưu trữ số hồ sơ học bạ của các học sinh đã nghỉ - bỏ học là công việc 
làm tôi bận tâm nhất vì khi có Phu huynh đến rút học bạ nhất là những học bạ 
đã quá củ, lâu năm thì vừa mất thời gian cho bản thân mà không biết được 
chúng còn hay đã thất lạc. 
 - Hơn bốn năm trăn trở với khó khăn trên, đến tháng 12/2019 tôi 
quyết tâm đưa ứng dụng tin học vào công việc quản lý, lưu trữ số hồ sơ học 
bạ của các học sinh bằng cách lập trình trên nền tảng Microsoft Access để 
tạo ra phần mềm quản lí hồ sơ học sinh nghỉ-bỏ học trên máy tính 
II. NỘI DUNG 
 1. Thuận lợi 
 - Được sự quan tâm của Ngành, của Sở Giáo Dục, Khoa học và Công 
nghệ Bạc Liêu, Phòng Giáo Dục – Đào Tạo Hồng Dân , Ban Giám Hiệu nhà 
trường . Nhà trường được trang bị một số máy Vi tính và máy in để sử dụng 
riêng cho bộ phận văn phòng nên thuận tiện ứng dụng phần mềm Quản lý hồ 
sơ học bạ. 
 - Trường THCS Nguyễn Du được xây dựng khang trang chuẩn Quốc 
gia nên có đủ phòng làm việc, đảm bảo nơi lưu trữ hồ sơ học bạ với đầy đủ 
các kệ, tủ đựng hồ sơ. 
 - Bản thân đào tạo, nắm vững tương đối tốt về lĩnh vực công nghệ 
thông tin. Từng viết một số phần mềm ứng dụng công tác quản lý, ứng dụng 
học tập nên cũng thuận lợi cho công tác nghiên cứu. 
 - Bên cạnh đó thầy cô, các anh chị đồng nghiệp, đặc biệt là đồng chí 
Nhân viên Văn phòng hiện tại luôn tạo điều kiện giúp đở tôi trong việc di dời, 
sắp xếp các hồ sơ học bạ theo trình tự được quy định trong phần mềm quản lý 
học bạ. 
 2. Khó khăn 
- 3 - 
 - Trường THCS Nguyễn Du là một trường có tiền thân lâu đời từ 
Trường phổ thông cấp I, II Lộc Ninh, về sau di dời về địa điểm mới thành lập 
Trường THCS Nguyễn Du năm học 2004 - 2005. Từ đó đến nay đã qua trên 
20 năm nên số lượng hồ sơ học bạ của học sinh nghỉ - bỏ học được lưu trữ rất 
nhiều. 
 3. Quá trình thực hiện phần mềm quản lý, lưu trữ số hồ sơ học bạ 
của các học sinh đã nghỉ - bỏ học 
 3. 1 Mô tả các thực thể dữ liệu 
 - Thực thể thông tin cá nhân của hồ sơ học sinh nghỉ-bỏ học 
 - Thực thể thông tin năm nghỉ-bỏ học, nơi lưu hồ sở 
- 4 - 
 - Thực thể thông tin cá nhân rút hồ sở 
 3. 2 Liên kiết quan hệ giữa các thực thể lưu trữ số hồ sơ học bạ 
của các học sinh đã nghỉ - bỏ học bằng phần mềm Microsoft Access 
- 5 - 
 3.3. Mô hình luồng dữ liệu của chương trình 
- Cập nhật thông 
tin cá nhân 
- Cập nhật nơi 
sinh 
- Cập nhật lớp 
năm thôi học 
- Cập nhật thông 
tin GVCN 
- Tìm thông tin 
học sinh thôi học 
thông qua tên, 
năm học, giáo 
viên chủ nhiệm 
- In danh sách 
theo yêu cầu tìm 
kiếm thông tin 
LÝ LỊCH 
HỌC SINH 
TÌM KIẾM 
THÔNG TIN 
QUẢN LÍ HỌC SINH 
NGHỈ - BỎ HỌC 
RÚT HỒ SƠ 
HỌC SINH 
- Cập nhật thông 
tin khi có học 
sinh liên hệ rút 
hồ sơ trong cơ 
sở dữ liệu. 
- Xuất biểu mẫu 
đơn xin rút hồ 
sơ để lưu trữ 
- 6 - 
3. 4 Hướng dẫn sử dụng chương trình 
A. Đăng nhập mật khẩu chương trình 
 Pass: 123456 
B. Cập nhật thông tin đơn vị sử dụng 
C. Vào hệ thống chương trình thì người sử dụng cần nắm được một số 
lưu ý như sau: 
- 7 - 
c1. Từ giao diện chính tiến hành chọn nút lệnh Xóa dữ liệu phần mềm để 
xóa toàn bộ dữ liệu để tiến hành khai báo mới, các bước xóa từ trên 
xuống dưới, từ trái qua phải 
 Xóa dữ liệu rút hồ sơ 
 Xóa dữ liệu học sinh 
 Xóa dữ liệu năm học 
 Xóa dữ liệu nơi sinh 
 Xóa dữ liệu GVCN 
c2. Tiến hành chọn nút lệnh Cập nhật thông tin nơi sinh để nhập vào 
- 8 - 
c3. Chọn nút lệnh Cập nhật Giáo viên chủ nhiệm (GVCN cập nhật họ và 
tên giáo viên chủ nhiệm lớp mà học sinh nghỉ-bỏ học của năm đó.) 
c4. Chọn nút lệnh Cập nhật thông tin học sinh để cập nhật thông tin 
nghỉ-bỏ học 
Bước 1: Chúng ta phân chia hồ sơ các em nghỉ học theo trình tự như 
sau: năm nghỉ học, tủ lưu trữ, ngăn lưu (sơmi dây) để tiện việc tìm kiếm. 
Vd: - Ở đây tôi minh họa có 12 năm từ 2010 – 2021 
- Về tủ lưu trữ có 02 tủ (tủ 1 chứa 6 ngăn lưu (6 sơmi dây), tủ 2 
cũng vậy. 
Bước 2: Cập nhật thông tin các em nghỉ học: 
 - Dùng chuột nháy nút + (Màu đen) bên góc trái của năm nghỉ học sẽ 
hiển thị ra bảng biểu để nhập vào như sau: 
- 9 - 
- Dời con trỏ soạn thảo về ngay đầu dòng có dấu * (bên trái dòng cuối cùng 
của bảng màu trắng để nhập vào: 
 - Mã hồ sơ: Để tránh nhập trùng mã bị lỗi nên nhập như sau: Lấy 
02 số phía sau của năm bỏ học và 02 số mới theo thứ tự từ trên xuống 
làm mã: học sinh nghỉ năm 2010 thì lấy 10 + 01 (thí sinh đầu tiên) thế 
là được. 
- Họ lót, tên, địa chỉ, lớp: nhập văn bản bình thường, không cần 
nhập chữ in hoa vì phần mềm có code chuyển về in hoa khi in ra văn 
bản giấy. 
- Năm sinh: Nhập kiểu: dd/mm/yyyy 
- Nơi sinh, GVCN ta chọn nút lệnh đỗ xuống là có vì đã cập nhật 
bên trên. 
- Thứ tự hồ sơ: Để tiện việc lưu và tìm hồ sơ từ máy tính ra hồ sơ 
thực tế. Cho nên khi nhập xong ta đánh số thứ tự lên bìa hồ sơ học sinh 
trùng với số thứ tự đánh trên máy, sau khi nhập hoàn thành hết các em 
bỏ học năm 2010 thì cho vào tủ 01 tại vị trí ngăn lưu 01 (sơmi dây 01) 
Vd: Ở đây lấy ví dụ năm 2010 
- Thao tác tương tự như thế cho đến khi hết các em học sinh nghỉ-bỏ 
học là được. 
- 10 - 
- Nhập xong 01 năm học ta có thể chọn dấu - (Màu đen) bên góc trái 
của năm nghỉ học sẽ đóng bảng biểu vừa nhập. 
c5. Sử dụng công cụ tìm kiếm thông tin học sinh trên máy tính 
- Chọn nút lệnh Tìm kiếm thông tin học sinh: Ở đây có 03 công cụ 
tìm kiếm đó là: 
 + Tìm thông tin theo năm nghỉ-bỏ học của học sinh: 
 + Tìm thông tin theo tên học sinh: 
 + Tìm thông tin theo GVCN 
 Vd: Lấy tìm theo tên làm ví dụ: Tìm tên An 
Bước 1: Gõ An vào thì text bên dưới sẽ hiển thị ra thông tin tất 
cả các em nghỉ học trong hệ thống chương trình, nhìn vào thông 
tin này để xác định xem đối tượng cần tìm. 
- 11 - 
Bước 2: Di chuyển thanh cuốn dọc, ngang để kiểm tra thông tin 
xem đối tượng cần tìm nghỉ năm nào, lưu tủ nào, ngăn nào (sơmi 
nào), vị trí hồ sơ thứ mấy, đều hiển thị trên phần mềm. Vậy ta 
có thể tiến hành lấy hồ sơ thực tế từ các tủ lưu hồ sơ. 
* Nhấn vào nút In danh sách sẽ cho ra một bản danh sách cụ thể 
từng đối tượng tên An. (xem kiểm chứng) 
c6. Cập nhật thông tin cá nhân rút hồ sơ 
- Sau khi đã lấy hồ sơ từ tủ lưu trữ ra thì tiến hành nhập vào máy thông 
tin của đối tượng đã rút hồ sơ như sau: 
 Bước 1: Quay lại nút lệnh Cập nhật thông tin học sinh. 
Bước 2: Dùng chuột nháy nút + (Màu đen) bên góc trái của năm nghỉ 
học 
Bước 3: Tiếp tục nháy nút + (Màu đen) bên góc trái mã hồ sơ, khi đó 
hiển thị ra bảng biểu để nhập vào như sau: 
- 12 - 
 - Nhập ngày rút hồ sơ: Kiểu dd/mm/yyyy 
 - Họ tên người rút: Tự rút hay người thân, diễn giải thêm 
 Vd: Tôi nhập thông tin em Trần Lê Văn Đình An rút hồ sơ. 
 - Ngập ngày 01/02/2019 
 - Người rút: Trần Trung Chính 
 - Quan hệ: Cha học sinh, rút hồ sơ đi học nghề 
c7. In mẫu đơn xin rút hồ sơ 
- Sau khi đã lấy hồ sơ từ tủ lưu trữ và nhập thông tin rút hồ sơ vào máy 
thì công đoạn cuối cùng là In mẫu đơn xin rút hồ sơ để cho người rút hồ sơ 
ký nhận, lưu trữ lại tại đơn vị: 
 Bước 1: Chọn nút lệnh In mẫu đơn xin rút hồ sơ. 
Bước 2: Dùng chuột chọn thông tin đối tượng cần in đơn. 
Bước 3: 
- Nháy nút Xuất mẫu đơn để xem trước biểu mẫu đơn cần in. 
- Nháy nút In mẫu đơn để kết nối ra máy in. 
- 13 - 
 Vd: Tôi chọn thông tin em Phạm Bình An rút hồ sơ. 
(Mẫu đơn được xuất ra) 
- 14 - 
c8. Bảo mật phần mềm 
 - Chương trình thiết kế có chức năng cho phép người sử dụng thay đổi 
mật khẩu nhằm bảo mật thông tin. 
 - Để thay đổi mật khẩu thực hiện như sau: 
 Bước 1: Chọn nút lệnh Thay đổi mật khẩu phần mềm 
Bước 2: Gõ đúng mật khẩu ban đầu (123456) vào ô Xác nhận 
mật khẩu 
 Bước 3: Nhập mật khẩu mới vào ô Mật khẩu mới 
 Bước 4: Chấp nhận 
- Vậy là đổi mật khẩu thành công. 
D. Hoàn thiện cơ sở dữ liệu 
 - Khi đã cập nhật cơ sở dữ liệu học sinh nghỉ-bỏ học hoàn thành thì 
việc tìm kiếm là rất tiện lợi. 
 - Lưu ý khi lấy hồ sơ phải tiến hành cập nhật Rút hồ sơ để lưu trữ, khi 
cần thiết tìm kiếm sẽ có thông tin nhanh chóng. 
 Vd: Em Trần Lê Văn Đình An đã rút hồ sơ trong 05 em tên An đã được 
phần mềm cập nhật và hiển thị ra biểu mẫu. 
- 15 - 
III. KẾT LUẬN 
 1. Kết quả đạt được 
 - Phần mềm nhỏ gọn, dễ sử dụng do được việt hóa bằng tiếng. 
 - Quá trình sử dụng trên nền tản Microsooft Access không cần cài đặt 
phức tạp. Có hướng dẫn đi kèm, sử dụng Access 2003 hay dụng Access 2007 
thậm chí là dụng Access 2010, 2013 đều được. 
 - Công tác lưu trữ trên máy tính giúp việc tìm kiếm thông tin nhanh 
chóng và tiện lợi hơn rất nhiều. 
- Để có kết quả như trên là sự nhiệt tình, đam mê học hỏi cũng như sự 
quan tâm, chỉ đạo kịp thời của Ban giám hiệu. 
- Phần mềm có thể áp dụng đại trà cho cấp học TH, THCS và THPT. 
- 16 - 
2. Kiến nghị 
- Cần tổ chức tốt các hội thảo khoa học liên trường, liên huyện nhằm 
tạo cơ hội trao đổi thông tin. 
- Xây dựng và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, giáo viên trẻ tuổi có chí cầu 
tiến, đam mê học hỏi và khát vọng cống hiến cho sự vững mạnh của giáo dục 
làm lực lượng cốt cán trong tương lai. 
- Tăng cường cơ sở vật chất, đẩy mạnh xã hội hóa trang bị máy tính 
cho nhà trường ứng dụng vào công tác quản lí. 
- Giới hạn giờ dạy chính khóa cho giáo viên và cơ chế để quy đổi giờ 
nghiên cứu đề tài cấp trường, cấp huyện thành giờ giảng với một tỷ lệ nhất 
định, để giáo viên có thể yên tâm hơn khi nghiên cứu mà không lo không đủ 
giờ dạy theo định mức. 
- Kịp thời tuyên dương khen thưởng các đơn vị, cá nhân có thành tích 
trong việc ứng dụng CNTT vào quản lí, có thể xem xét các đơn vị, cá nhân 
giáo viên có đề tài hay, đáp ứng nhu cầu phục vụ giáo dục được ưu tiên xét 
các danh hiệu thi đua, xét nâng lương trước thời hạn... 
- Bên cạnh những thuận lợi, bản thân tôi cũng gặp những khó khăn 
trong qúa trình nghiên cứu: đó là kinh phí và nguồn tài liệu về tư duy sáng tạo 
còn khá khiêm tốn 
- Tôi mong UBND huyện, Phòng GD-ĐT Hồng Dân tạo điều kiện cho 
công chức-viên chức có nguồn kinh phí dành cho việc nghiên cứu đề tài ứng 
dụng vào giáo dục, kịp thời khích lệ động viên, khen thưởng đột xuất cho các 
tập thể, cá nhân có ý tưởng, sáng kiến tốt phục vụ cho giáo dục. Từ đó tạo ra 
động lực để biến những ý tưởng thành hiện thực, giúp ích cho cuộc sống, cho 
xã hội. 
 Người thực hiện 
 Phan Khánh Duy 
- 17 - 
 HỘI ĐỒNG KHOA HỌC 
Trường THCS Nguyễn Du 
PHẦN NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI 
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 
1. Kết quả chấm điểm: . . . . . . /100 điểm 
a) Về nội dung: 
- Tính mới: ............................................. /30 điểm 
- Tính hiệu quả: ...................................... /35 điểm 
- Tính ứng dụng thực tiễn: ..................... /20 điểm 
- Tính khoa học: ..................................... /10 điểm 
b) Về hình thức: ..................................... /05 điểm 
2. Xếp loại: .......................................................... 
 Lộc Ninh, ngày ..... tháng .... năm 2020 
 CHỦ TỊCH HĐKH