Sáng kiến kinh nghiệm Quản lý thư viện ở trường THPT Bình Minh, huyện Kim Sơn, tỉnh Ninh Bình theo hướng trực tuyến

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
ĐƠN YÊU CẦU CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN
Kính gửi: Hội đồng sáng kiến cấp tỉnh
Chúng tôi ghi tên dưới đây:
TT
Họ và tên
Ngày tháng năm sinh
Nơi công tác
Chức vụ
Trình độ
Tỷ lệ (%) đóng góp
1
Nguyễn Thị Bích Nguyệt
22/11/1969
THPT Bình Minh
Hiệu trưởng
ThS
35
2
Phạm Đức Nghĩa
17/11/1986
THPT Bình Minh
P.Hiệu trưởng
ThS
35
3
Trần Phương Hằng
09/06/1986
THPT Bình Minh
Giáo viên
ĐH
30
1. Tên sáng kiến, lĩnh vực áp dụng
Là nhóm tác giả đề nghị xét công nhận sáng kiến: “Quản lý thư viện ở trường THPT Bình Minh, huyện Kim Sơn, tỉnh Ninh Bình theo hướng trực tuyến”
Lĩnh vực áp dụng: Quản lý giáo dục.
2. Nội dung
a. Giải pháp cũ thường làm:
	Như chúng ta đã biết “Thư viện” đều được coi là kho trí tuệ của loài người. Thư viện ngày càng đa dạng về nội dung và lớn về số lượng, do vậy độ phức tạp trong xử lý thông tin và các công tác phục vụ độc giả cũng tăng lên. Thư viện trường THPT Bình Minh cũng vậy. Tuy nhiên, công tác quản lý hệ thống thư viên của trường THPT Bình Minh trước đây còn nhiều hạn chế, Ban giám hiệu chỉ đạo thực hiện hoàn toàn bằng phương pháp thủ công. Việc quản lý thư viện ở trường THPT Bình Minh như sau:
- Cơ sở vật chất kỹ thuật: Các đầu sách được phân chia theo từng môn học và được lưu trữ vào từng giá sách tương ứng. Thư viện đã được trang bị máy tính nhưng chưa có phần mềm quản lý trực tuyến.
- Thực trạng quản lý thư viện: Tất cả các dữ liệu về sách, báo, tạp chí... đều được lưu trữ trên giấy tờ, sổ sách. Hầu hết sách trong thư viện là nhà trường trích từ nguồn ngân sách của nhà nước cấp hàng năm để mua.
+ Quản lý quy trình nhập sách: Sau khi nhập sách về, chỉ đạo thủ thư phải nhập lại thông tin các đầu sách vào sổ và cất giữ hóa đơn chứng từ liên quan. Thủ thư đánh mã cho từng cuốn sách và sắp xếp chúng vào đúng vị trí lưu trữ.
+ Quản lý quy trình mượn, trả tài liệu: Khi cần mượn sách, cán bộ, giáo viên và học sinh đến thư viện của nhà trường, tra phích sau đó viết phiếu mượn sách rồi đưa cho thủ thư. Thủ thư vào kho lấy sách, ghi thông tin vào sổ rồi đưa sách cho cán bộ, giáo viên và học sinh mượn. Sau khi đọc xong, cán bộ, giáo viên và học sinh mang sách đến trả cho thủ thư, thủ thư phải kiểm tra mã sách rồi tìm vị trí của cuốn sách trong kho để đặt về vị trí đó, rồi vào sổ trả sách.
+ Chỉ đạo thống kê báo cáo: Thư viện thống kê định kỳ vào cuối năm học theo các tiêu chí: Sách nhập mới, sách đang được mượn, sách còn trong thư viện, sách thanh lý.
* Ưu điểm của việc quản lý thủ công
- Đỡ tốn kém cho việc đầu tư cơ sở vật chất.
- Nhân viên thư viện không cần phải hiểu biết nhiều về tin học cũng có thể làm được.
* Nhược điểm của việc quản lý thủ công
- Thông tin ghi trên sổ sách, giấy tờ dễ bị mất mát, không lưu trữ được lâu dài.
- Hạn chế về khả năng tìm kiếm thông tin. Quá trình tìm kiếm sách mượn, trả sách phải làm thủ công nên rất mất thời gian.
- Hạn chế về không gian và thời gian hoạt động, tiếp xúc với độc giả.
- Hạn chế về việc chọn lựa, mượn và trả sách.
- Nhân viên thư viện tốn rất nhiều thời gian vào việc thống kê sách nhưng độ chính xác không cao. 
Quá trình khảo sát tại thư viện của trường THPT Bình Minh, chúng tôi nhận thấy việc quản lý thư viện của nhà trường còn thủ công, chưa khoa học, tốn nhiều thời gian và công sức của nhân viên thư viện. Do đó cần phải có một hệ thống quản lý mới khắc phục những tồn tại đó, đảm bảo các yêu cầu của quản lý thư viện. Hệ thống mới cần đạt những chức năng sau:
- Quản lý độc giả:
+ Thông tin về độc giả.
+ Thêm độc giả.
+ Xóa độc giả.
+ Sửa thông tin độc giả.
+ Tìm kiếm độc giả.
- Quản lý lưu thông:
+ Mượn tài liệu.
+ Trả tài liệu.
+ Quản lý quá hạn.
- Quản lý biên mục:
+ Nhập tài liệu mới.
+ Xóa tài liệu thanh lý hoặc mất.
+ Sửa tài liệu.
- Phục vụ độc giả trực tuyến:
+ Tra cứu tài liệu.
+ Gia hạn tài liệu.
+ Đặt trước tài liệu.
+ Đặt mua tài liệu (Đối với tài liệu trao đổi).
- Quản trị:
+ Thêm tài khoản độc giả.
+ Xóa tài khoản độc giả.
+ Thống kê theo các tiêu chí.
+ Phục hồi và sao lưu dữ liệu.
- Trao đổi sách:
+ Nhập tài liệu cũ nhận về.
+ Xóa tài liệu đã bán.
b. Giải pháp mới cải tiến
Từ những bất cập trong quá trình quản lý thư viện thủ công, chúng tôi đã đề xuất một phần mềm quản lý và một website tra cứu sách giúp cho việc quản lý và trao đổi sách được dễ dàng hơn. Hệ thống quản lý thư viện trực tuyến có tính mới sau:
- Phần mềm và website có giao diện rất dễ sử dụng và đẹp.
- Về quản lý kho sách: Nhân viên thư viện chỉ cần thực hiện các nghiệp vụ nhập xuất sách trên phần mềm quản lý thư viện. Phần mềm sẽ lưu trữ các thông tin về sách, báo, tạp chí của cả thư viện hiện đang có và mở rộng lượng tài liệu về sau.
- Quản lý việc mượn, trả tài liệu một cách dễ dàng, thuận tiện cho thủ thư. Tổng hợp tình hình mượn trả tài liệu theo lớp, khối.
- Tìm kiếm thông tin tài liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng.
- Việc thống kê theo nhiều tiêu chí: Thống kê tổng sách có trong thư viện, từng mục sách...
- Đặc biệt, chức năng trao đổi sách giúp cho các học sinh tiết kiệm phần nào chi phí học tập và mang đến những giá trị mới cho những cuốn sách, qua đó gửi đi thông điệp về sự sẻ chia và trân trọng đối với tri thức của các thế hệ học sinh.
Sau đây, chúng tôi xin đưa ra quy trình quản lý thư viện tại trường THPT Bình Minh như sau:
* Nhập dữ liệu: 
Quy trình thực hiện:
- Thư viện đặt sách với nhà cung cấp. Sau khi nhận tài liệu về tiến hành phân loại.
- Phân loại tài liệu: Nhân viên thư viện phân loại tài liệu thành các loại như: sách giáo khoa, sách tham khảo, báo, tạp chí... Trong đó, mỗi loại tài liệu phân theo khối lớp, môn học. 
- Nhập thông tin tài liệu vào phần mềm:
+ Thủ thư chọn chức năng thêm tài liệu.
+ Nhập các thông tin: Mã tài liệu, tên tài liệu, tên tác giả, nhà xuất bản, chọn dạng tài liệu... Sau đó nhấn lưu tài liệu.
+ Phần mềm cũng có chức năng sửa thông tin tài liệu nếu có sai sót.
+ Nếu tài liệu thanh lý hoặc mất thì chọn xóa tài liệu.
- Sắp xếp tài liệu vào các giá sách tương ứng.
Giao diện nhập thông tin tài liệu:
* Quản lý độc giả:
Quy trình thực hiện:
- Thêm độc giả: Thủ thư chọn chức năng thêm độc giả, sau đó nhập thông tin của độc giả.
- Xóa độc giả: Thủ thư chọn độc giả cần xóa rồi nhấn vào nút xóa để xóa độc giả đó.
Giao diện quản lý độc giả:
* Quản lý mượn tài liệu
Quy trình thực hiện:
- Độc giả truy cập vào địa chỉ: www.thptbinhminh.info
- Chọn Đăng nhập rồi nhập tên đăng nhập và mật khẩu.
Giao diện đăng nhập:
- Bạn đọc xem thông tin sách trong thư viện: Bạn đọc vào trang chủ hệ thống; chọn sách trong trang chủ hoặc tìm kiếm sách.
Giao diện thông tin sách:
- Bạn đọc đặt mượn sách: Bạn đọc cần đăng nhập tài khoản đã đăng ký. Chọn sách cần mượn rồi nhấn vào Đặt mượn. Sách vừa được đặt mượn sẽ xuất hiện trong tài khoản.
- Bạn đọc đánh giá, bình luận sách: Nhấn vào sách muốn đánh giá, chọn mục Đánh giá. Sau đó nhấn vào Gửi đi.
Giao diện đánh giá sách:
* Thống kê, báo cáo
Quy trình thực hiện:
- Thủ thư đăng nhập với tài khoản được cung cấp. Chọn các báo cáo tương ứng.
- Thủ thư tìm kiếm tài liệu, xem thông tin độc giả.
Giao diện thống kê, báo cáo:
* Quản lý trao đổi sách
Quy trình thực hiện:
- Các sách trao đổi phải là sách có bản quyền được xuất bản theo quy định của luật xuất bản Việt Nam, bao gồm: sách giáo khoa, sách tham khảo, sách về nghệ thuật sống, kinh doanh, danh nhân, văn học Việt Nam, văn học nước ngoài... 
- Người dùng sử dụng tài khoản để đăng sách lên để bán hoặc trao đổi. Để đăng một cuốn sách thì phải cung cấp thông tin về cuốn sách đó như tiêu đề, tác giả, nhà xuất bản, giá bìa, giá bán lại...
- Người muốn trao đổi hoặc mua cuốn sách đã đăng trên website thì nhấn vào nút trao đổi dưới mỗi cuốn sách. Ở mỗi cuốn sách đều có thông tin của người đăng bán cuốn sách đó hoặc cuốn sách đó của thư viện nhà trường. Người muốn mua hoặc trao đổi liên hệ với người bán theo địa chỉ hoặc đến thư viện của nhà trường.
Giao diện trao đổi sách:
3. Hiệu quả kinh tế, xã hội dự kiến đạt được
Với môi trường internet, các tính năng hiện đại của phần mềm và kho dữ liệu phong phú được chia sẻ, phần mềm Quản lí thư viện đã mang lại nhiều hiệu quả xã hội cũng như hiệu quả kinh tế:
- Mở rộng không gian thư viện và thời gian trao đổi, tiếp xúc với bạn đọc: Không gian thư viện không còn thu hẹp trong phòng thư viện mà mở rộng với không gian số, thời gian truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi.
- Tiết kiệm chi phí nhân công. Sau khi áp dụng quản lý thư viện trực tuyến, nhà trường đã cắt hợp đồng của 01 nhân viên, tiết kiệm gần 20.000.000đ/năm.
- Khả năng tìm kiếm thông tin sách toàn diện: nhanh chóng, chính xác, đầy đủ, hệ thống, giúp bạn đọc lựa chọn sách dễ dàng và đúng nhu cầu.
- Thuận tiện và chủ động trong việc mượn, trả sách: việc mượn, trả sách đều có thể được đăng kí trước qua mạng internet, giúp bạn đọc chủ động và tiết kiệm thời gian.
- Tất cả đều giúp trang bị cho học sinh một phương thức tiếp cận mới với thư viện nhà trường, có thể tăng niềm đam mê đọc sách và học tập của các em, tăng tính hữu ích của thư viện đối với việc dạy và học.
- Đặc biệt, chức năng trao đổi sách giúp cho các học sinh tiết kiệm phần nào chi phí học tập và mang đến những giá trị mới cho những cuốn sách, qua đó gửi đi thông điệp về sự sẻ chia và trân trọng đối với tri thức của các thế hệ học sinh. Theo ước tính của chúng tôi, giá bán lại mỗi cuốn sách thường rẻ hơn 50% so với giá bìa. Trong khi đó với gần 2000 cuốn sách đã được trao đổi cũng tiết kiệm được hơn 150.000.000 đồng. 
4. Điều kiện và khả năng áp dụng
Hiện nay, trường THPT Bình Minh đã lắp đặt 2 đường truyền Internet tốc độ cao, mạng wifi cũng được lắp đặt miễn phí; thủ thư có nghiệp vụ chuyên môn vững vàng và trình độ tin học đạt chứng chỉ B. Đặc biệt, qua khảo sát thời gian sử dụng internet của học sinh trong trường ít nhất 60 phút/ngày/học sinh. Trong khi đó nhu cầu sử dụng sách và các tài liệu phục vụ cho học tập ngày càng cao, đặc biệt là nhu cầu trao đổi sách đã qua sử dụng. 
Với các điều kiện vừa nêu có thể đưa ra nhận định rằng cơ sở hạ tầng hiện có hoàn toàn đáp ứng được việc quản lý thư viện trực tuyến đã xây dựng. Thói quen sử dụng internet đã được hình thành và ngày càng có xu hướng trở nên phổ biến trong cán bộ giáo viên và học sinh. Vì vậy, việc quản lý thư viện trực tuyến có khả năng áp dụng rất cao.
Chúng tôi xin cam đoan mọi thông tin nêu trong đơn là trung thực, đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.
XÁC NHẬN CỦA LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ CƠ SỞ 
Bình Minh, ngày 10 tháng 5 năm 2018
Người nộp đơn
Nguyễn Thị Bích Nguyệt
Phạm Đức Nghĩa
Trần Phương Hằng