Sáng kiến kinh nghiệm Một số giải pháp đẩy mạnh ứng dụng chữ ký số trong việc gửi nhận văn bản tại Sở Giáo dục và Đào tạo (GD&ĐT) tỉnh Ninh Bình

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
ĐƠN YÊU CẦU CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN
Kính gửi: Hội đồng sáng kiến Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Ninh Bình
Đồng tác giả sáng kiến:
TT
Họ và tên
Năm sinh
Chức vụ, đơn vị công tác
Trình độ chuyên môn
Tỷ lệ (%) đóng góp sáng kiến
1
Vũ Văn Kiểm
1961
Giám đốc
Thạc sỹ
30
2
Mai Hữu Thiết
1979
Phó CVP
Cử nhân
30
3
Nguyễn Ngọc Quang
1975
Phó CVP
Cử nhân
15
4
Dương Thị Quyến
1977
Nhân viên 
Cử nhân
25
1. Tên sáng kiến, lĩnh vực áp dụng
Tên sáng kiến: Một số giải pháp đẩy mạnh ứng dụng chữ ký số trong việc gửi nhận văn bản tại Sở Giáo dục và Đào tạo (GD&ĐT) tỉnh Ninh Bình.
Lĩnh vực áp dụng: Quản lý 
2. Nội dung
Ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin (CNTT) và mạng Internet đã làm thay đổi căn bản các hoạt động trong đời sống xã hội. Các giao dịch điện tử ngày càng trở lên phổ biến. Trong đó việc ứng dụng chữ ký số, chữ ký điện tử trong các cơ quan nhà nước hay doanh nghiệp là nhu cầu cần thiết trên môi trường mạng nhằm phục vụ công tác cải cách hành chính, tiết kiệm được chi phí, thời gian, tăng tính tiện lợi cho người dân và các tổ chức trong việc giải quyết công việc, từng bước xây dựng hoàn thiện chính quyền điện tử. 
Hơn nữa, việc triển khai ứng dụng chữ ký số, chứng thư số có hiệu quả còn đảm bảo được an toàn tin cậy cho các giao dịch điện tử phục vụ hoạt động chỉ đạo điều hành, tác nghiệp của các cơ quan nhà nước. Thực tế cho thấy các dạng điện tử hóa của chữ ký truyền thống như scan chữ ký, phô tô chữ ký, đánh máy tên và địa chỉ vào trong thông điệp dữ liệu không đảm bảo được độ an toàn cho chữ ký và nội dung văn bản được ký vì những lý do sau:
- Dễ giả mạo chữ ký;
- Dữ liệu tạo chữ ký không gắn duy nhất với người ký;
- Dữ liệu tạo chữ ký không thuộc sự kiểm soát của người ký;
- Khó phát hiện các thay đổi đối với nội dung thông điệp sau khi ký;
- Khó phát hiện các thay đổi đối với bản thân chữ ký sau khi đã ký.
	Chữ ký số có thể khắc phục được những nhược điểm trên. Trong các quy trình ký số hiện nay, quy trình phổ biến nhất là sử dụng công nghệ khóa công khai. Theo quy trình này, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự rút gọn thông điệp dữ liệu đang cần ký và mã hóa bằng khóa bí mật (của hệ thống mật mã không đối xứng), thông điệp dữ liệu được tạo ra chính là chữ ký số. Chữ ký số và văn bản ban đầu cùng với khoá công khai của người ký cho phép người nhận thông điệp có thể xác định được chính xác:
- Chữ ký số được tạo ra bằng đúng khoá bí mật tương ứng với khoá công khai trong cùng một cặp khóa.
- Nội dung thông điệp được ký có đảm bảo tính toàn vẹn từ sau khi được ký (hay sau khi chữ ký số được tạo ra hay không) hay không.
	Chữ ký trên giấy không thể áp dụng đối với các văn bản điện tử (ví dụ trên file word, pdf, excel) vì trong giao dịch điện tử các bên không gặp mặt nhau trực tiếp để thực hiện ký kết, hơn nữa do đặc thù của các văn bản điện tử việc xác định và tìm ra các thay đổi trong nội dung rất khó thực hiện. Chữ ký số giúp giải quyết vấn đề trên và tăng cường tính bảo mật và toàn vẹn nội dung văn bản tốt hơn nhiều lần so với chữ ký trên giấy. 
	Bên cạnh đó, chữ ký số rất khó giả mạo như trong trường hợp của chữ ký trên giấy và con dấu. Bản chất của chữ ký trên giấy là phải giống nhau qua các lần ký, chính vì thế việc cắt dán, sao chép hay ký giả sẽ được thực hiện và rất khó bị phát hiện do các chữ ký trên giấy của một người phải giống nhau. Tuy nhiên, với công nghệ ký số mỗi chữ ký gắn với văn bản được ký sẽ hoàn toàn khác nhau nếu nội dung văn bản đó chỉ khác nhau dù một chi tiết nhỏ. Hơn nữa, việc xác thực một người có phải là chủ của chữ ký số lại có thể được thực hiện dễ dàng và chính xác. Với công nghệ khóa công khai, chữ ký số có một số ưu điểm hơn so với chữ ký trên giấy. 
	Bên cạnh đó, xác thực thời gian ký điện tử cũng dễ dàng hơn và khó giả mạo hơn đối với chữ ký bằng giấy với sự hỗ trợ của các máy chủ lưu trữ về thời gian ký (trusted time-stamping server).
	Chữ ký số giữ vai trò đảm bảo an toàn cho các giao dịch điện tử. Đây là yếu tố quan trọng nhất và là điều kiện tiên quyết khi chuyển các giao dịch có giá trị lớn trên giấy tờ sang giao dịch trên mạng, đem lại lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế. Thay vì việc truy cập một website, điền các mẫu (form) đặt hàng, giao dịch có sẵn, sau đó in ra giấy và ký theo phương thức truyền thống rồi gửi đơn hàng qua bưu điện hoặc fax, việc sử dụng chữ ký số cho phép những bước cuối cùng trong quy trình giao dịch được thực hiện tự động trên mạng. Trong môi trường mở của mạng Internet hiện nay, khi các giao dịch đặc biệt liên quan đến thanh toán, tài chính và ngân hàng, doanh nghiệp cần nhận thức được tầm quan trọng và vai trò của bảo mật và an toàn cũng như quy định của các nước về vấn đề này. Với các giao dịch thương mại điện tử, giá trị các giao dịch nhỏ, các cá nhân thường sử dụng các thông tin trên thẻ tín dụng để xác thực sự đồng ý của mình và dùng các thông tin này tương đương với “chữ ký” khi thực hiện các giao dịch này. Với các giao dịch thương mại điện tử có giá trị lớn, việc sử dụng chữ ký số là cần thiết vì tầm quan trọng của giao dịch và đòi hỏi về mức độ bảo mật cũng cao hơn. 
Tuy nhiên, hạn chế lớn nhất trong các giao dịch điện tử chính là việc ràng buộc trách nhiệm của các bên liên quan và đảm bảo tính xác thực của các giao dịch. Chữ ký điện tử ra đời nhằm ký các văn bản điện tử (thông điệp dữ liệu) để khắc phục các hạn chế trên và đẩy mạnh việc sử dụng các giao dịch điện tử trong lĩnh vực thương mại và phi thương mại. Trong khi chữ ký truyền thống được dùng để ký trên các văn bản bằng giấy thì chữ ký điện tử và chữ ký số được sử dụng để ký lên các văn bản số hay thông điệp dữ liệu qua một quy trình tương tự như quy trình ký trên giấy nhưng sử dụng các phương tiện điện tử và phần mềm ký điện tử để tạo ra các chữ ký điện tử.
Tại tỉnh Ninh Bình nói chung, Sở GD&ĐT nói riêng, việc triển khai ứng dụng chữ ký số trong việc gửi, nhận văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành bước đầu đáp ứng được những yêu cầu, quy định và quy trình ký số văn bản điện tử trên môi trường mạng. Sau một thời gian triển khai thực hiện, nhóm tác giả đã nghiên cứu, ứng dụng tìm ra những tồn tại hạn chế, xây dựng một số giải pháp giúp việc ứng dụng chữ ký số tại cơ quan Sở được hiệu quả, ổn định, cụ thể như sau:
a) Thực trạng và giải pháp cũ 
- Năm 2014, Sở GD&ĐT Ninh Bình được Ban Cơ yếu Chính phủ cấp chữ ký số (của tổ chức). Tuy nhiên những năm đầu, việc tiếp cận chữ ký số chỉ dừng lại ở những lớp tập huấn mang tính khái niệm, tìm hiểu những ưu nhược điểm và ứng dụng của chữ ký số trong giao dịch điện tử. Đây cũng là tình trạng chung của các cơ quan đơn vị trong toàn tỉnh.
- Tháng 4/2016, tỉnh Ninh Bình bắt đầu thực hiện việc gửi nhận văn bản điện tử trên hệ thống quản lý và điều hành, Sở GD&ĐT cũng là một trong những đơn vị đi đầu trong việc thực hiện nhiệm vụ. Phần mềm chữ ký số cũng được cài đặt dưới dạng thử nghiệm nhưng cũng chỉ dừng lại ở các bước cài đặt, tìm hiểu các tính năng cơ bản của phần mềm và thực hành ký số văn bản. Hơn nữa, việc đầu tư cơ sở vật chất cho cài đặt, ứng dụng chữ ký số tại cơ quan Sở cũng chưa được chú trọng: máy tính cấu hình thấp, mạng Internet tốc độ chậm, đường truyền không ổn định ảnh hưởng không nhỏ đến việc triển khai chữ ký số.
- Trong năm 2018, việc triển khai ứng dụng chữ ký số chủ yếu được thực hiện tại Sở GD&ĐT và sử dụng chữ ký của cơ quan để thực hiện các giao dịch văn bản trên trục liên thông của tỉnh. Việc triển khai chữ ký cá nhân của lãnh đạo Sở, lãnh đạo các phòng của sở, lãnh đạo các đơn vị trực thuộc Sở còn nhiều hạn chế, hoặc chưa được thực hiện.
Một số vấn đề hạn chế trong thời gian vừa qua như sau:
- Về nhận thức và vai trò điều hành của lãnh đạo: Nhận thức về vai trò của chữ ký số tại nhiều cơ sở giáo dục trong tỉnh còn hạn chế, dẫn đến việc ứng dụng và triển khai chữ ký số có nơi chưa đạt hiệu quả cao. Sự quyết tâm của lãnh đạo một số đơn vị trong chỉ đạo triển khai, ứng dụng chữ ký số chuyên dùng Chính phủ vào công tác chỉ đạo, điều hành, tác nghiệp điện tử tại cơ quan đơn vị chưa cao.
- Về khía cạnh pháp lý: Hệ thống văn bản pháp lý về triển khai, ứng dụng chứng thực chữ ký số đã tương đối đầy đủ, nhưng chưa thật sự hoàn thiện, cần tiếp tục điều chỉnh bổ sung để phù hợp với yêu cầu thực tế.
- Về quy trình triển khai: Việc triển khai, ứng dụng chữ ký số thường chỉ áp dụng tại một hoặc một số khâu trong toàn bộ qui trình xử lý văn bản điện tử tại các cơ sở giáo dục nên hiệu quả chưa cao. Việc chữ ký số chưa tích hợp vào các hệ thống thông tin chuyên ngành của các cơ sở giáo dục dẫn đến chưa nâng cao tính thuận tiện trong quá trình khai thác, sử dụng.
Nguyên nhân: 
- Trình độ, kiến thức CNTT của công chức, viên chức, người lao động chưa đồng đều, còn nhiều hạn chế khi sử dụng các thiết bị công nghệ, phần mềm, internet.
- Tâm lý lo ngại về sự không thuận tiện, mất an toàn thông tin khi sử dụng dịch vụ các thiết bị công nghệ, hệ thống phần mềm.
- Công tác bồi dưỡng cán bộ, giáo viên, giảng viên; công tác tuyên truyền, phổ biến về lợi ích khi ứng dụng CNTT vào công việc còn hạn chế.
- Việc liên kết tích hợp dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước còn gặp nhiều khó khăn về mặt pháp lý và cơ sở hạ tầng. Bên cạnh đó, hệ thống mạng đôi khi còn gặp trục trặc trong việc truyền tải dữ liệu nên việc đăng ký hay cập nhật còn gặp khó khăn.
- Kinh phí đầu tư mua mới, nâng cấp, bảo dưỡng hạ tầng CNTT; hệ thống phần mềm rất hạn chế.
Đến nay, việc triển khai, ứng dụng chữ ký số tại đa số các cơ quan thuộc hệ thống chính trị từ Trung ương đến địa phương đã đem lại những hiệu quả thiết thực, tạo nền tảng cho việc xây dựng chính quyền điện tử các cấp. Thời gian tới, cùng với đẩy mạnh sử dụng CNTT và xây dựng chính quyền điện tử các cấp, nhu cầu sử dụng chữ ký số chuyên dùng Chính phủ trong ngành giáo dục sẽ rất lớn. Để kịp thời đáp ứng nhu cầu triển khai dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ hiệu quả, cần có sự chỉ đạo, triển khai quyết liệt hơn nữa đối với các cơ sở giáo dục trên địa bàn tỉnh.
b. Giải pháp mới 
Để có được những thành công bước đầu trong việc triển khai, ứng dụng chữ ký số tại cơ quan Sở, nhóm đã nghiên cứu, tham mưu với lãnh đạo Sở xây dựng các giải pháp cụ thể như sau:
- Hạ tầng CNTT: Tham mưu với lãnh đạo Sở liên tục nâng cấp sửa chữa hệ thống mạng nội bộ cơ quan Sở. Lắp đặt các đường truyền cáp quang tốc độ cao tại Sở. Tham mưu với UBND tỉnh; phối hợp với các sở, ngành; các công ty viễn thông trên địa bàn tỉnh đầu tư hệ thống máy tính, đường truyền internet tốc độ cao có cả hệ thống wifi cho các cơ sở giáo dục trong tỉnh. Tham mưu chỉ đaoi các cơ sở giáo dục kiện toàn đầu mối đơn vị, bộ phận chuyên trách về an toàn thông tin mạng để làm tốt công tác tham mưu, tổ chức thực thi, kiểm tra, đôn đốc thực hiện các quy định của pháp luật về bảo đảm an toàn, anh ninh mạng. Phối hợp chặt chẽ với các cơ quan chuyên trách về an toàn, an ninh mạng của Sở Thông tin và Truyền thông, Công an tỉnh trong giám sát, chia sẻ thông tin, kiểm tra, đánh giá an toàn, an ninh mạng. Tham mưu đầu tư, triển khai các giải pháp bảo đảm an toàn hạ tầng mạng, máy chủ, ứng dụng, dữ liệu cho các hệ thống thông tin của ngành và các giải pháp phòng chống mã độc cho các hệ thống máy tính, hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu chuyên ngành của các cơ sở giáo dục. Thường xuyên kiểm tra, rà soát, phối hợp xử lý, khắc phục các lỗ hổng, điểm yếu về bảo mật, an toàn thông tin của cổng thông tin điện tử tỉnh và hệ thống các trang thông tin điện tử thành phần.
- Nhân lực tham gia ứng dụng triển khai chữ ký số: Tham mưu với lãnh đạo Sở chỉ đạo các cơ sở giáo dục trong tỉnh đẩy mạnh ứng dụng CNTT, đặc biệt là chữ ký số trong triển khai gửi nhận văn bản qua mạng. Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức tập huấn sử dụng chữ ký số cho công chức, viên chức, người lao động cơ quan Sở; lãnh đạo, văn thư các đơn vị trực thuộc Sở; Phòng GD&ĐT, Trung tâm các huyện, thành phố. Chỉ đạo Phòng GD&ĐT tập huấn triển khai đến các cơ sở giáo dục thuộc phòng. Tích cực kiểm tra, đôn đốc việc ứng dụng CNTT nói chung, chữ ký số nói riêng đối với các cơ sở giáo dục tại các hội nghị của ngành.
- Cơ chế chính sách: Tham mưu với lãnh đạo Sở, từng bước hoàn thiện các văn bản hướng dẫn, triển khai chữ ký số tại cơ quan Sở cũng như trong ngành như: Quyết định ban hành Quy chế quản lý, sử dụng chữ ký số chuyên dùng của Sở GD&ĐT; Quyết định ban hành quy chế sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành; Quyết định ban hành Quy chế đảm bảo an toàn, anh ninh thông tin thuộc lĩnh vực CNTT trong hoạt động của Sở GD&ĐT;  Ngoài ra, còn tham mưu với lãnh đạo Sở xây dựng các văn bản có lồng ghép nội dung quy định về chữ ký số trong quy chế vận hành, duy trì hoạt động của các hệ thống thông tin có tích hợp ứng dụng chữ ký số. Tham mưu chỉ đạo các cơ sở giáo dục trong ngành đẩy mạnh tuyên truyền tới toàn thể công chức, viên chức, người lao động và học sinh nâng cao năng lực nghiên cứu, ứng dụng, tiếp thu, làm chủ và sáng tạo về CNTT; Khả năng bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, giữ vững chủ quyền quốc gia trên không gian mạng; kỹ năng nhận biết, phòng tránh các nguy cơ mất an toàn thông tin đối với các thiết bị CNTT cá nhân như điện thoại thông minh, máy tính, máy tính bảng.
- Tích cực tuyên truyền về sự cần thiết và tính hiệu quả của việc ứng dụng chữ ký số trên văn bản điện tử cho cán bộ, chuyên viên thông qua việc họp cơ quan, giao ban mở rộng, ... có văn bản hướng dẫn cụ thể về việc gửi nhận văn bản có ký số trên hệ thống quản lý và điều hành văn bản tới các phòng ban Sở.
- Tổ chức hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, tiếp nhận và tổng hợp các ý kiến phản hồi từ các phòng, ban Sở trong quá trình triển khai thực hiện để kịp thời phản ánh với đơn vị cung cấp đảm bảo các quy trình luôn được liên tục, hiệu quả.
3. Hiệu quả trong việc triển khai, ứng dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử
Văn bản điện tử có ký số được gửi đi nhanh chóng, cho nhiều tổ chức, cá nhân thay vì văn thư phải phô tô, đóng dấu; có thể ký văn bản ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào. Giảm thiểu tối đa thời gian nhận gửi văn bản, tiết kiệm chi phí.
Ứng dụng chữ ký số giúp tiết kiệm được chi phí giao dịch bằng văn bản giấy thông thường (giấy, mực in, chuyển phát ...) trên toàn tỉnh dự tính hàng tỷ đồng mỗi năm. Ngoài ra việc ứng dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử giữa các cơ quan doanh nghiệp và người dân tăng hiệu quả, phương pháp làm việc chính xác làm cơ sở để thúc đẩy quá trình ứng dụng CNTT, các dịch vụ hành chính công và tiến tới xây dựng hoàn thiện Chính quyền điện tử.
Đẩy mạnh ứng dụng chứng thực điện tử và chữ ký số chuyên dùng trong các giao dịch điện tử, từng bước thay thế các giao dịch truyền thống giữa các cơ quan nhà nước với người dân và các đơn vị trong, ngoài tỉnh, ngành. Chứng thực điện tử và chữ ký số chuyên dùng được ứng dụng hiệu quả vào các hoạt động tác nghiệp hành chính của đội ngũ cán bộ, công chức, nâng cao mức độ an toàn và bảo mật cho các giao dịch điện tử giữa các cơ quan quản lý hành chính nhà nước trên môi trường mạng. Góp phần tăng cường ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước; tăng cường trao đổi văn bản điện tử, giảm trao đổi văn bản giấy giữa các cơ quan nhà nước, giữa cơ quan nhà nước với người dân, doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy cải cách hành chính trong ngành cũng như của tỉnh.
4. Điều kiện và khả năng áp dụng
4.1. Điều kiện áp dụng
- Về điều kiện cơ sở vật chất: Tính đến cuối năm học 2018-2019, 100% các cơ sở giáo dục trong tỉnh đều được kết nối Internet tốc độ cao phục vụ hoạt động của đơn vị. 100% các cơ sở giáo dục trực thuộc Sở GD&ĐT có từ 1 đến 4 phòng máy với số lượng 25 máy/1 phòng. 100% các cơ sở giáo dục trong ngành có máy vi tính và máy chiếu. Đa số cán bộ, công chức, viên chức trong ngành có điện thoại di động (trong đó nhiều người có máy vi tính, điện thoại thông minh). 
	- Về nhân lực: Trên 95% cán bộ giáo viên trong toàn ngành đã được tập huấn, kiểm tra sử dụng tốt các phần mềm tin học văn phòng. 100% công chức, viên chức cơ quan Sở; lãnh đạo, cán bộ văn thư của các đơn vị trực thuộc Sở, các Phòng GD&ĐT, các Trung tâm GDNN-GDTX được bồi dưỡng kiến thức về quy trình quản lý văn bản, ứng dụng chữ ký số trong thực hiện việc gửi nhận văn bản. Các yêu cầu về đội ngũ làm tin học chuyên trách, khả năng sử dụng và ứng dụng CNTT của cán bộ, giáo viên và học sinh trong ngành hiện tại hoàn toàn đảm bảo cho việc đưa hệ thống vào ứng dụng. Hằng năm, ngành liên tục mở các lớp bồi dưỡng chuyên đề về ứng dụng CNTT trong quản lý, dạy và học. 
Từ các số liệu thống kê, nhóm tác giả nhận định cơ sở vật chất, hạ tầng CNTT và nhân lực trong ngành đảm bảo đủ điều kiện để triển khai ứng dụng chữ ký số đối với việc gửi nhận văn bản trong ngành giáo dục thành công.
4.2. Khả năng áp dụng	
 Với các điều kiện về cơ sở hạ tầng CNTT, nhân lực ứng dụng CNTT đã được đảm bảo, việc áp dụng thành công chữ ký số trong ngành là rất rõ ràng. Trong năm 2019, ngành GD&ĐT đã triển khai tốt ứng dụng chữ ký số cho việc gửi văn bản đến các cơ quan, đơn vị trong, ngoài ngành giáo dục tỉnh Ninh Bình, đáp ứng yêu cầu đặt ra của nhóm tác giả khi triển khai thực hiện được đoàn kiểm tra về CNTT của tỉnh đánh giá cao. Trong thời gian tới, nhóm sẽ tham mưu với lãnh đạo Sở GD&ĐT đẩy mạnh hơn nữa việc ứng dụng chữ ký số trong việc gửi nhận văn bản đối với các cơ sở giáo dục trong tỉnh.
Chúng tôi xin cam đoan mọi thông tin nêu trong đơn là trung thực, đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật./.
Ninh Bình, ngày 28 tháng 5 năm 2019
Đại diện nhóm tác giả
Mai Hữu Thiết