Sáng kiến kinh nghiệm Công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán

n của các đơn vị Chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán, tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành: lưu trữ 20 năm tính từ khi báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt;
 + Tài liệu kế toán về tài sản cố định kể cả tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán TSCĐ: lưu trữ 20 năm tính từ khi hoàn thành việc thanh lý, nhượng bán TSCĐ;
 + Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ và các tài liệu liên quan đến tiêu huỷ tài liệu kế toán: lưu trữ 20 năm tính từ khi lập biên bản, 
- Tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm là những tài liệu có tính sử liệu, có ý nghĩa kinh tế, chính trị xã hội đối với đơn vị, ngành, địa phương, như:
 + Sổ kế toán tổng hợp;
 + Báo cáo Tài chính năm;
- Các văn bản áp dụng: 
 + Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 quyết định về việc ban hành chế độ kế toán hành chính sự nghiệp
+ Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29 tháng 12 năm 2000 của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
+ Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 6 tháng 11 năm 2013 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính.
CHƯƠNG II. NỘI DUNG
1. Thực trạng của kinh nghiệm:
Chứng từ, sổ sách kế toán là những loại giấy có giá trị như tiền, là các số liệu được phản ánh ghi lại trong quá trình thu - chi của đơn vị, là những chứng cứ để lưu trữ hàng trục năm sau. Nó phản ánh toàn bộ các hoạt động của đơn vị như: Tiền lương cho cán bộ, giáo viên, nhân viên, chi mua sắm tài sản cố định và trang thiết bị phục vụ cho dạy và học, chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi sửa chữa nâng cấp cơ sở vật chất, chi mua văn phòng phẩm, chi phí nghiệp vụ chuyên môn của ngành và các khoản công tác phí... để thanh quyết toán với cơ quan tài chính. Chứng từ sổ, sách kế toán còn là bằng chứng lưu trữ để các cơ quan chức năng các cấp thanh tra, kiểm tra, kiểm toán khi cần thiết. Chính vì vậy việc bảo quản và lưu trữ phải thật tốt không cho thất thoát và hư hỏng để lưu trữ lâu dài.
Thực tế do cơ sở vật chất nhà trường còn nhiều hạn chế nên việc đầu tư cho công tác lưu trữ, quản lý hồ sơ chứng từ kế toán chưa thực sự được quan tâm. Chưa có tủ lưu trữ hồ sơ riêng dành cho kế toán, hồ sơ kế toán các năm còn phải lưu trữ chung với tủ lưu trữ văn bằng, học bạ của học sinh, tủ hồ sơ để chung với phòng đội. Tất cả chứng từ kế toán của một năm tài chính đều được để chung trong cùng một hộp hồ sơ, chưa được sắp xếp phân loại theo từng nhóm, từng loại chứng từ. Do đó việc bảo quản hồ sơ, chứng từ kế toán còn gặp rất nhiều hạn chế.
Trước những vấn đề như vậy bản thân tôi nhận thấy cần có sự thay đổi trong công tác quản lý, bảo quản hồ sơ sổ sách, chứng từ kế toán cũng như việc sắp xếp phân loại chứng từ, sổ sách kế toán của nhà trường.
2. Nội dung kinh nghiệm:
2.1. Giải quyết vấn đề:
a. Khái niệm quản lý:
“Quản lý là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức đó vận hành và đạt được mục đích của tổ chức”.
b. Khái niệm về chứng từ sổ sách kế toán:
 Luật Kế toán đã chỉ rõ: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán “. Chứng từ kế toán có nhiều loại và được tập hợp thành hệ thống chứng từ. 
Đồng thời chứng từ, sổ sách kế toán là một loại giấy có giá trị như tiền, nó phản ánh tình hình thu - chi của đơn vị, nó còn là điều kiện, là phương tiện để lưu trữ, làm cơ sở thanh toán, quyết toán với cơ quan tài chính.
Chứng từ, sổ sách kế toán là thành phần không thể thiếu được trong một cơ quan đơn vị. Là yếu tố cần thiết để làm cơ sở thanh quyết toán với cơ quan tài chính, là điều kiện thiết yếu của quá trình thu - chi tài chính. Đồng thời còn tác động đến mọi hoạt động của cán bộ, giáo viên, nhân viên, là yếu tố tác động đến chất lượng giáo dục và đào tạo ở địa phương.
 Từ những khái niệm trên cho thấy sự quan trọng của việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp, nó đóng góp một vai trò vô cùng quan trọng ở một đơn vị quản lý Nhà nước về giáo dục và đào tạo.
 Với điều kiện kinh tế của nước ta hiện nay thì việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở các cơ quan đơn vị, nhất là các huyện vùng sâu, vùng xa còn gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất. Nhưng việc quản lý và sử dụng bảo quản tốt chứng từ, sổ sách kế toán của đơn vị có ý nghĩa to lớn và thiết thực vừa thực hiện được tốt công việc của người kế toán, vừa giúp cho lãnh đạo được yên tâm trong quản lý và điều hành.
c. Tầm quan trọng và những yếu tố tổ chức quản lý chứng từ, sổ sách kế toán:
 Chứng từ, sổ sách kế toán là một trong các yếu tố quan trọng trong một cơ quan, đơn vị. Từ đó làm cơ sở thu - chi tài chính, thanh quyết toán, là căn cứ để theo dõi những phát sinh về tiền lương và các khoản chi hoạt động và đầu tư mua sắm, sửa chữa tài sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy của địa phương. Qua đó nhằm thúc đẩy cho quá trình hoạt động của đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho ngành giáo dục ở địa phương hoạt động có hiệu quả và liên tục hướng tới mục tiêu dân giàu, nước mạnh xã hội công bằng dân chủ văn minh.
d. Một số biện pháp:
Với thực trạng trên vấn đề nâng cao chất lượng bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán của trường THCS thực hiện một số nội dung và phương pháp như sau:
Trước hết là phải làm tốt công tác tuyên truyền cho cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường biết, làm tốt công tác phối hợp bộ phận kế toán trong việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán phù hợp và hiệu quả. Tủ lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán phải riêng biệt để tránh thất thoát chứng từ.
Kế toán phải xây dựng kế hoạch bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị để mọi người cùng phối hợp thực hiện. Đồng thời kế toán phải là người năng động, sáng tạo có tinh thần trách nhiệm cao, có tinh thần kỷ luật cao, có lề lối làm việc khoa học là người cẩn trọng trong mọi vấn đề để đáp ứng được nhu cầu đặt ra, luôn ý thức trước được công việc của mình.
Muốn làm tốt được công tác bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán thì trước hết kế toán phải sắp xếp chứng từ cho khoa học gọn gàng, ngay thẳng, ngăn nắp, đánh số thứ tự, kí hiệu, danh mục logic đóng lại thành tập theo hệ thống danh mục, mục lục ngân sách Nhà nước và cho vào hộp, kẹp niêm phong theo thứ tự từng tháng, từng quý, từng năm và ngoài bìa hộp, kẹp phải ghi mã nguồn, chương, loại, khoảnđể dễ phân biệt và tiện lợi khi ta cần thiết đến chứng từ nào đó ta dễ dàng lấy ra nhanh chóng, chính xác và kịp thời, tránh mất thời gian và xáo trộn chứng từ. Đồng thời ta cũng lưu trữ những danh mục, và ký hiệu theo dõi trong hệ thống máy tính.
Hàng tháng, quý, năm kế toán phải kiểm tra lại một lần xem có mất mát chứng từ, có hư hỏng hay mối mọt. Nếu có thì báo cáo với Lãnh đạo để có biện pháp xử lý kịp thời. Nếu không thì niêm phong lại bỏ vào tủ cất lại như cũ.
Hàng quý kế toán phải thường xuyên dùng thuốc mối xịt vào trong tủ đựng chứng từ, sổ sách kế toán của mình không để mối mọt vào và khóa cửa tủ cẩn thận. Nếu chúng ta làm tốt việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán như trên thì đem lại hiệu quả cao nhất và lưu trữ được lâu dài, đồng thời tạo được niềm tin cho các cấp Lãnh đạo.
2.2. Khả năng áp dụng: 
Áp dụng cho tất cả các trường học trong huyện không riêng gì trường THCS 2.3. Phạm vi áp dụng:
	Trường THCS An Thịnh
2.4. Hiệu quả lợi ích thu được từ kinh nghiệm:
Đầu năm bản thân tôi xây dựng kế hoạch sắp xếp và bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán trình Lãnh đạo phê duyệt. Để từ đó thực theo kế hoạch đã đề ra, đồng thời phối hợp với các bộ phận có liên quan làm tốt các mặt công việc không để tồn đọng và kéo dài thời gian.
Qua nhiều năm làm làm kế toán chứng từ được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, sạch đẹp, có khoa học, không bị mối mọt, không bị rách, dơ, không bị thất lạc, từ đó đến nay luôn bảo quản tốt.
Qua quá trình làm công tác kế toán bản thân tôi đã thực hiện đầy đủ các chứng từ, sổ sách kế toán và thanh quyết toán kịp thời đúng thời gian qui định của cấp trên, cho nên các năm học qua đã được Hội đồng thi đua khen thưởng của nhà trường đánh giá cao trong công tác quản lý hồ sơ của nhà trường. 
CHƯƠNG III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
1. Kết luận
Một trong những nhiệm vụ trọng tâm và quan trọng của kế toán và việc bảo quản và lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán. Do đó, việc áp dụng kinh nghiệm trong việc quản lý, lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán là hết sức cần thiết giúp cho việc lưu trữ chứng từ kế toán được khoa học và lâu bền hơn.
Từ thực tiễn công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán mà bản thân tôi qua nhiều năm làm công tác kế toán tôi rút ra được những kinh nghiệm sau:
 Một là: kế toán phải nắm rõ thực trạng của đơn vị, xác định tầm quan trọng của chứng từ, sổ sách kế toán từ đó đề ra chương trình hoạt động bảo quản cho phù hợp và đề ra biện pháp quản lý chứng từ, sổ sách kế toán mang tính khả thi.
 Hai là: Kế toán phải nắm vững các văn bản pháp qui của nhà nước, của ngành xem đó là cẩm nang cho mọi hoạt động của mình.
 Ba là: Kế toán phải phối hợp tốt với các cán bộ, giáo viên, nhân viên khác trong nhà trường nhằm thúc đẩy cho công việc được hoàn thành sớm nhất và có hiệu quả cao nhất.
 Bốn là: Kế toán phải có kế hoạch hoạt động từ đầu năm, qua đó nắm được lộ trình hoạt động của mình mà thực thi công việc được tốt nhất của nhiệm vụ được giao.
Chính vì vậy, tôi viết đề tài này cũng không ngoài mục đích nêu lại kinh nghiệm mà bản thân tôi đã trải nghiệm qua thực tế quản lý và lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán để đồng nghiệp tham khảo. Hy vọng rằng với chính lòng nhiệt huyết yêu nghề của tôi cũng như của đội ngũ giáo viên sẽ đem lại hiệu quả quản lý tài chính cao hơn nữa trong các năm tới để phục vụ tốt hơn nữa cho sự nghiệp giáo dục mà chúng ta đã chọn.
 2. Kiến nghị
 * Đối với Phòng giáo dục:
	- Thường xuyên tổ chức các hội thảo trao đổi kinh nghiệm, bàn luận rút ra những kỹ năng tối ưu, tích cực để nâng cao chất lượng cho toán kế toán tại các đơn vị trường học.
 * Đối với nhà trường: Cần quan tâm hơn nữa đến công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ, chứng từ kế toán của đơn vị.
 Trên đây là một số biện pháp mà bản thân tôi đã rút ra và áp dụng tại Trường THCS ..... đạt được những thành công như đã nêu. Tôi tin chắc rằng còn nhiều biện pháp hay hơn mà tôi chưa làm được, rất mong Hội đồng khoa học các cấp góp ý, để sáng kiến kinh nghiêm này được áp dụng rộng rãi trong ngành giáo dục & đào tạo của huyện thuộc địa bàn vùng sâu, vùng xa, vùng khó khăn rất hiệu quả góp phần nâng cao chất lượng công việc./.
“Quản lý là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức đó vận hành và đạt được mục đích của tổ chức”.
b. Khái niệm về chứng từ sổ sách kế toán:
 Luật Kế toán đã chỉ rõ: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán “. Chứng từ kế toán có nhiều loại và được tập hợp thành hệ thống chứng từ. 
Đồng thời chứng từ, sổ sách kế toán là một loại giấy có giá trị như tiền, nó phản ánh tình hình thu - chi của đơn vị, nó còn là điều kiện, là phương tiện để lưu trữ, làm cơ sở thanh toán, quyết toán với cơ quan tài chính.
Chứng từ, sổ sách kế toán là thành phần không thể thiếu được trong một cơ quan đơn vị. Là yếu tố cần thiết để làm cơ sở thanh quyết toán với cơ quan tài chính, là điều kiện thiết yếu của quá trình thu - chi tài chính. Đồng thời còn tác động đến mọi hoạt động của cán bộ, giáo viên, nhân viên, là yếu tố tác động đến chất lượng giáo dục và đào tạo ở địa phương.
 Từ những khái niệm trên cho thấy sự quan trọng của việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp, nó đóng góp một vai trò vô cùng quan trọng ở một đơn vị quản lý Nhà nước về giáo dục và đào tạo.
 Với điều kiện kinh tế của nước ta hiện nay thì việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở các cơ quan đơn vị, nhất là các huyện vùng sâu, vùng xa còn gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất. Nhưng việc quản lý và sử dụng bảo quản tốt chứng từ, sổ sách kế toán của đơn vị có ý nghĩa to lớn và thiết thực vừa thực hiện được tốt công việc của người kế toán, vừa giúp cho lãnh đạo được yên tâm trong quản lý và điều hành.
c. Tầm quan trọng và những yếu tố tổ chức quản lý chứng từ, sổ sách kế toán:
 Chứng từ, sổ sách kế toán là một trong các yếu tố quan trọng trong một cơ quan, đơn vị. Từ đó làm cơ sở thu - chi tài chính, thanh quyết toán, là căn cứ để theo dõi những phát sinh về tiền lương và các khoản chi hoạt động và đầu tư mua sắm, sửa chữa tài sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy của địa phương. Qua đó nhằm thúc đẩy cho quá trình hoạt động của đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho ngành giáo dục ở địa phương hoạt động có hiệu quả và liên tục hướng tới mục tiêu dân giàu, nước mạnh xã hội công bằng dân chủ văn minh.
d. Một số biện pháp:
Với thực trạng trên vấn đề nâng cao chất lượng bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán của trường THCS thực hiện một số nội dung và phương pháp như sau:
Trước hết là phải làm tốt công tác tuyên truyền cho cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường biết, làm tốt công tác phối hợp bộ phận kế toán trong việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán phù hợp và hiệu quả. Tủ lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán phải riêng biệt để tránh thất thoát chứng từ.
Kế toán phải xây dựng kế hoạch bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị để mọi người cùng phối hợp thực hiện. Đồng thời kế toán phải là người năng động, sáng tạo có tinh thần trách nhiệm cao, có tinh thần kỷ luật cao, có lề lối làm việc khoa học là người cẩn trọng trong mọi vấn đề để đáp ứng được nhu cầu đặt ra, luôn ý thức trước được công việc của mình.
Muốn làm tốt được công tác bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán thì trước hết kế toán phải sắp xếp chứng từ cho khoa học gọn gàng, ngay thẳng, ngăn nắp, đánh số thứ tự, kí hiệu, danh mục logic đóng lại thành tập theo hệ thống danh mục, mục lục ngân sách Nhà nước và cho vào hộp, kẹp niêm phong theo thứ tự từng tháng, từng quý, từng năm và ngoài bìa hộp, kẹp phải ghi mã nguồn, chương, loại, khoảnđể dễ phân biệt và tiện lợi khi ta cần thiết đến chứng từ nào đó ta dễ dàng lấy ra nhanh chóng, chính xác và kịp thời, tránh mất thời gian và xáo trộn chứng từ. Đồng thời ta cũng lưu trữ những danh mục, và ký hiệu theo dõi trong hệ thống máy tính.
Hàng tháng, quý, năm kế toán phải kiểm tra lại một lần xem có mất mát chứng từ, có hư hỏng hay mối mọt. Nếu có thì báo cáo với Lãnh đạo để có biện pháp xử lý kịp thời. Nếu không thì niêm phong lại bỏ vào tủ cất lại như cũ.
Hàng quý kế toán phải thường xuyên dùng thuốc mối xịt vào trong tủ đựng chứng từ, sổ sách kế toán của mình không để mối mọt vào và khóa cửa tủ cẩn thận. Nếu chúng ta làm tốt việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán như trên thì đem lại hiệu quả cao nhất và lưu trữ được lâu dài, đồng thời tạo được niềm tin cho các cấp Lãnh đạo.
2.2. Khả năng áp dụng: 
Áp dụng cho tất cả các trường học trong huyện không riêng gì trường THCS 2.3. Phạm vi áp dụng:
	Trường THCS An Thịnh
2.4. Hiệu quả lợi ích thu được từ kinh nghiệm:
Đầu năm bản thân tôi xây dựng kế hoạch sắp xếp và bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán trình Lãnh đạo phê duyệt. Để từ đó thực theo kế hoạch đã đề ra, đồng thời phối hợp với các bộ phận có liên quan làm tốt các mặt công 
NHẬN XÉT CỦA NHÀ TRƯỜNG
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
MỤC LỤC
Nội dung
Trang
Phần một : Thông tin tác giả sáng kiến 
1
Phần hai : Nội dung sáng kiến.
1
 Chương I: Những vấn đề chung
1
1. Khái quát đặc điểm tình hình cơ quan đơn vị 
1
2. Lý do viết kinh nghiệm 
1
3. Mục đích của kinh nghiệm 
2
4. Phương pháp nghiên cứu 
2
5. Cơ sở khoa học và pháp lý liên quan đến kinh nghiệm
2
 Chương II: Nội dung 
3
 1. Thực trạng của kinh nghiệm
3
 2. Nội dung của kinh nghiệm
4
2.1. Giải quyết vấn đề
4
2.2. Khả năng áp dụng của kinh nghiệm 
5
2.3. Phạm vi, đối tượng áp dụng của kinh nghiệm
5
2.4. Hiệu quả, lợi ích thu đượccủa kinh nghiệm
5
 Chương III. Kết luận và kiến nghị
6
1. Kết luận
6
2. Kiến nghị
6