SKKN Một số kinh nghiệm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ, đối với cán bộ làm công tác văn thư trong trường học, ở trường Tiểu học Thạnh Yên 2, năm học 2018-2019

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
MÔ TẢ SÁNG KIẾN
Mã số:.
Tên sáng kiến:
Một số kinh nghiệm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ, đối với cán bộ làm công tác văn thư trong trường học, ở trường Tiểu học Thạnh Yên 2, năm học 2018-2019.
2.Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Giải pháp tác nghiệp trong giáo dục
3.Mô tả bản chất của sáng kiến:
3.1.Tình trạng giải pháp đã biết
Trong những năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa được các trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác này mà chỉ phân công kiêm nhiệm. Nhìn chung nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ nên một số trường học vẫn còn hồ sơ bề bộn, chưa ngăn nắp gọn gàng, chưa khoa học. Trong những năm gần đây công tác văn thư lưu trữ trong trường học được lãnh đạo phòng Giáo dục và Đào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn.
	Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ ta cần phải phân loại hồ sơ ra nhiều loại. Đối với mỗi loại hồ sơ, văn bản ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữ theo mục lục và thứ tự theo thời gian. 
Nay các cơ quan trường học được nhà nước quan tâm đầu tư trang bị cơ sở vật chất tương đối đầy đủ, hơn nữa bộ phận Văn thư lưu trữ cũng đã được tập huấn sơ cấp về Văn thư hành chính nên việc thực hiện trong cơ quan trường học bài bản hơn và ngăn nắp hơn; thực hiện áp dụng công nghệ thông tin vào trong trường học nên việc cập nhật công văn không phải bằng thủ công thô sơ như ngày trước mà thực hiện cập nhật bằng máy, phần mềm.v.v.. Từ đó cho ta thấy đây là một bước ngoặc tiến bộ mạnh mẽ đối với người làm công tác Văn thư lưu trữ trong trường học. Nhằm thực hiện một cách có hiệu quả trong công việc trong cải cách hành chính như hiện nay chúng ta cần đổi mới một số yêu cầu cơ bản trong lưu trữ các loại văn bản đi, đến qua những nội dung sau:
* Thuận lợi: 
Cơ sở vất chất phục vụ cho công tác văn thư tương đối phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo được thông tin nhanh chóng, thông suốt, chính xác, bảo mật. Hệ thống máy tính kết nối mạng đảm bảo tra cứu, truyền tải thông tin khi có yêu cầu.
Trang bị máy tính có chất lượng, cấu hình cao, có kết nối mạng để đảm bảo chức năng lưu trữ lâu dài.
*Khó khăn:
Qua một thời gian đầu làm công tác văn thư tôi còn gặp rất nhiều khó khăn trong công việc, nhất là tôi chưa được đào tạo nghiệp vụ văn thư nên chủ yếu làm theo sự hiểu biết của mình nên khi cần tìm kiếm văn bản người làm công tác văn thư phải, mở sổ quản lí văn bản đi, đến xem số, ngày tháng năm đăng ký văn bản trên sổ quản lý văn bản đi, đến xem văn bản được đăng ký vào ngày tháng năm nào. 
Thực hiện công tác lưu trữ theo phương pháp này tốn rất nhiều thời gian tìm kiếm và công sức, đôi khi văn bản còn thất lạc gây khó khăn cho công tác tra cứu về sau.
3.2.Nội dung giải pháp đề nghị công nhận là sáng kiến: 
-Mục đích của giải pháp:
Về cơ bản có thể hiểu, công tác văn thư lưu trữ là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung quản lý và lưu trữ văn bản đi, văn bản đến và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, quản lý và sử dụng con dấu. Văn thư lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, hồ sơ tổ chức một cách khoa học các loại hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và các ban ngành. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. 
Người làm công tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao nói chung, lưu trữ các loại văn bản sắp xếp gọn gàng ngăn nắp đầy đủ các loại hồ sơ nói riêng cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau:
Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet. Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời các văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ trên lĩnh vực mình công tác. Hiện nay công tác văn thư lưu trữ thực hiện theo: Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc sữa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỷ thuật trình bày văn bản hành chính.
-Nội dung giải pháp
Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường, nhất là lĩnh vực mà mình phụ trách cập nhật chuyển giao và lưu trữ kịp thời đầy đủ các văn bản các cấp. Phối hợp tốt với các tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên trách trong mọi hoạt động của nhà trường. Phải thật sự nhạy bén, năng động, sáng tạo trong công việc; mạnh dạn thẳn thắng trong công tác tham mưu, thỉnh thị với cấp trên.
Điều đặc biệt quan trọng là phải nắm vững quy trình, chuyển giao đúng các bộ phận, mạnh dạn thường xuyên nhắc nhỡ các bộ phận trong việc thực hiện văn bản cấp trên. Nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư lưu trữ là phải tỉ mĩ, ngăn nắp.
Để phát huy hiệu quả công tác văn thư hành chính, bản thân tôi đã thực hiện các biện pháptrên như sau:  
*Tên các giải pháp:
Giải pháp 1: Cập nhật thông tin văn bản:
Giải pháp 2: Trình lãnh đạo bút phê, chuyển giao:
Giải pháp 3: Cập nhật vào sổ văn bản, nhân bản văn bản:
Giải pháp 4: Chuyển giao các bộ phận và lưu trữ văn bản:
Giải pháp 5: Lưu trữ hồ sơ học sinh và giáo viên:
*Triển khai giải pháp:
Giải pháp 1: Cập nhật thông tin văn bản:
Văn bản đến khi cập nhật các thông tin văn bản qua mạng in ra, văn bản gửi thư bóc bì thư trước (lưu ý trong khi bóc bì thư) và các loại văn bản khác. Phải tìm hiểu rõ nội dung văn bản, xem kỷ văn bản gửi với yêu cầu hỏa tốc hay bình thường để giải quyết kịp thời.
Giải pháp 2: Trình lãnh đạo bút phê, chuyển giao:
Văn bản đến trước khi trình lãnh đạo bút phê bản thân văn thư nắm được nội dung toàn văn bản. Thông tin lãnh đạo sơ lược nội dung văn bản khi lãnh đạo cần. Đối với văn bản bình thường phải trình lãnh đạo trong ngày, đối với văn bản hỏa tốc phải trình lãnh đạo ngay sau khi vừa nhận được văn bản. Văn bản đã được lãnh đạo bút phê cần phải thực hiện các bước tiếp theo.
Văn bản đi sau khi vào sổ văn bản đọc kỷ nội dung văn bản, xem nơi nhận văn bản để thực hiện. 
Giải pháp 3: Cập nhật vào sổ văn bản, nhân bản văn bản:
Văn bản đến sau khi văn bản được lãnh đạo bút phê cập nhật ngay vào sổ công văn đến, xem nội dung bút phê lãnh đạo chuyển đến những bộ phận nào, nhân bản đầy đủ nội dung văn bản.
Văn bản đi sau khi nhận được văn bản lãnh đạo ký duyệt ghi số văn bản và vào sổ văn bản đi, nhân bản văn bản đóng dấu. 
Giải pháp 4: Chuyển giao các bộ phận và lưu trữ văn bản:
Văn bản đã được nhân bản chuyển giao đến các bộ phận, trong khi nhận văn bản văn thư cần phải lập sổ theo dõi chuyển công văn đi, đến ghi rõ nội dung văn bản, ngày ký, người ký nhận văn bản. Lưu trữ văn bản phải lưu bản chính, có bìa kẹp ngăn nắp theo từng cơ quan đơn vị, từng loại văn bản theo văn bản đi, văn bản đến. Trong thời gian thực hiện văn bản phải thường xuyên theo dõi đôn đốc các bộ phận thực hiện kịp thời các loại văn bản để thực hiện và báo cáo đúng thời gian tiến độ quy định.
Giải pháp 5: Lưu trữ hồ sơ học sinh và giáo viên:
*Quản lý hồ sơ học sinh
Hồ sơ học sinh gồm học bạ, Sổ đăng bộ, Sổ điểm.
Sổ đăng bộ được lưu giữ cẩn thận, sổ cập nhật đầy đủ thông tin theo các cột, mục qui định, cập nhật kịp thời, đầu năm học trình Hiệu trưởng ký duyệt (nhất là học sinh chuyển đi chuyển đến vào đầu các năm học).
Học bạ lưu giữ ngăn nắp xếp theo từng lớp học sinh, định kỳ năm học giao cho giáo viên chủ nhiệm ghi kết quả học tập của học sinh và thu lại lưu giữ cẩn thận, kiểm tra kỹ trước khi trình Hiệu trưởng ký duyệt kết quả cuối năm. Thường xuyên theo dõi tham mưu cho Hiệu trưởng ký duyệt đúng thời gian qui định. Sổ ghi điểm lưu giữ đầy đủ cẩn thận.
Hồ sơ học sinh được lưu giữ riêng, sắp xếp ngăn nắp trong từng ngăn tủ. Khi giáo viên có yêu cầu mượn, phải lập sổ giao nhận giáo viên ký vào sổ không để thất lạc, có ghi tên cụ thể rõ ràng theo từng loại hồ sơ, dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết. Nhờ vậy đã giúp cho Giáo viên và Lãnh đạo nhà trưởng quản lý, theo dõi kết quả học tập của học sinh được dễ dàng hơn.
 *Quản lý hồ sơ giáo viên: 
Hồ sơ của mỗi giáo viên được lưu giữ trong một bì giấy, trong đó các loại Quyết định, bằng cấp, lý lịch công chức, phiếu đánh giá CBCC, các chứng nhận khen thưởng, thi đua. Trong quá trình lưu trữ tôi sắp xếp theo tổ chuyên môn, mỗi tổ ở một vị trí nhất định, đồng thời hồ sơ của một cán bộ GV-CNV tôi đánh mật mã, để khi vào sử dụng tiện việc tìm kiếm nhanh và kịp thời. Trong thời gian lưu trữ, giáo viên có yêu cầu mượn phải lập sổ ký nhận và phải được sự đồng ý của Hiệu trưởng mới cho giáo viên mượn.
Ngoài việc lưu trữ hồ sơ trong tủ tôi còn lưu trữ ở phần mềm dữ liệu PMIS trên máy vi tính, dựa vào chương trình này, tôi cập nhật thường xuyên những thay đổi hàng năm của mỗi giáo viên, nhân viên như thay đổi hệ số lương, đánh giá nhận xét cuối năm, thời gian nghỉ hưu, hệ đào tạo. Toàn bộ hồ sơ trên được lưu giữ cẩn thận, không để thất lạc.
3.3.Khả năng áp dụng của giải pháp:
Sáng kiến trên không những giúp cho cán bộ văn thư lưu trữ quản lý tốt văn bản, tránh thất thoát, công tác tìm kiếm tốn ít thời gian mà còn tạo cơ sở pháp lý cao giúp cán bộ quản lý chỉ đạo, điều hành, quản lý cơ quan một cách tốt nhất.
 Sáng kiến này không những áp dụng tốt ở trường TH Thạnh Yên 2 mà còn áp dụng tốt trong các trường Mầm non, tiểu học và trung học cơ sở trên địa bàn huyện.
3.4.Hiệu quả, lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp dụng giải pháp: 
Từ khi áp dụng những kinh nghiệm trên bản thân nhận thấy đạt một số kết quả sau: 
Giúp cho lãnh đạo cán bộ các bộ phận trong trường học nâng cao hiệu quả công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng kịp thời văn bản cấp trên, đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, thực hiện tìm kiếm một cách dễ dàng khi cần. Qua đó cán bộ, các bộ phận có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt  động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan. Sau khi triển khai áp dụng cho tất cả các thành viên các bộ phận trong tổ chuyên môn và tổ văn phòng, đến nay hầu hết các bộ phận tổ văn phòng đều lưu trữ đầy đủ các loại hồ sơ lĩnh vực chuyên môn mình phụ trách; biết sắp xếp hồ sơ sổ sách một cách ngăn nắp, khoa học đúng quy định. Biết ứng dụng công nghệ thông tin trong việc cập nhật thông tin, văn bản điều hành, chỉ đạo chuyên môn nghiệp vụ mới nhất kịp thời.
Kết quả rõ rệt nhất là mọi hoạt động của nhà trường đều thông suốt, đảm bảo thông tin tốt các chủ trương, đường lối của Đảng; Chính sách Pháp luật của Nhà Nước; sự quản lý điều hành, chỉ đạo của cấp trên. Công tác quản lý, chỉ đạo chuyên môn tài chính, cơ sở vật chất và các hoạt động ngoại khóa khác của Ban giám hiệu có đủ cơ sở pháp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ; công tác báo cáo, thống kê của nhà trường được thực hiện đầy đủ, kịp thời, chính xác đáp ứng tốt theo yêu cầu của cấp trên.
Từ những lẽ trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt và được vận hành một cách nhanh gọn. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn thư lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị. Thông tin về cơ sở thực tiễn, cơ sở pháp lý nếu được tập hợp đầy đủ, chính xác sẽ giúp quá trình xử lý thông tin, đề ra các phương án khác nhau, thẩm định hiệu quả từng phương án và lựa chọn phương án để ra quyết định được nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng được nhu cầu quản lý hành chính nhà nước ngày càng cao trong giai đoạn hiện nay.
Nhờ  có biện pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, chính xác nên trong thời gian qua công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường đã đảm bảo thực hiện đầy đủ được các nguồn thông tin đi, đến một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho công tác quản lý của nhà trường đạt hiệu quả cao, thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ năm học ngành giáo dục đề ra. Việc theo dõi, đánh giá kết quả giáo dục học sinh của giáo viên và Phó Hiệu trưởng, Hiệu trưởng được kịp thời có chất lượng; giải quyết kịp thời các yêu cầu của phụ huynh và giáo viên trong việc thực hiện hồ sơ học sinh. Trong công việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn nắp tỉ mĩ trong công việc, xử lí công việc trôi chảy không còn bỡ ngỡ.
Hồ sơ, sổ sách lưu trữ đầy đủ khoa học có hệ thống, tạo điều kiện thuận lợi trong công việc hàng ngày. Giúp ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ năm học đúng thời gian quy định. Bản thân cũng luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Đặc biệt hơn trong năm học 2018-2019 nhà trường áp dụng mô tả sáng kiến nêu trên, cuối năm hoàn thành tốt nhiệm vụ năm học.
3.5.Tài liệu kèm theo gồm: (Không)
	Trên đây là một số biện pháp những công việc đã thực hiện để nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ, đề tài đã được kiểm chứng đúc kết từ thực tiển, đạt được kết quả tốt đã góp phần phát triển toàn diện trong nhà trường. Rất mong được sự góp ý của Hội đồng khoa học ngành và sự thông cảm, chia sẻ của đồng nghiệp.
 Xin chân thành cảm ơn!
	 Thạnh Yên, ngày 25 tháng 3 năm 2019
 Người mô tả
 Nguyễn Văn Tấn
Ý KIẾN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM SÁNG KIẾN CẤP CƠ SỞ
.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................................................................................. 
Thạnh Yên, ngày.....tháng......năm 2019
 CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG
 HIỆU TRƯỞNG 
 BÙI KIM DUNG
Ý KIẾN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM SÁNG KIẾN CÁC CẤP TRÊN