Sáng kiến kinh nghiệm Một số giải pháp về công tác bảo quản, quản lý chứng từ sổ sách kế toán trong trường học

PHÒNG GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO KIM BÔI
TRƯỜNG TH&THCS LẬP CHIỆNG
MỘT SỐ GIẢI PHÁP 
VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN, QUẢN LÝ CHỨNG TỪ SỔ SÁCH KẾ TOÁN TRONG TRƯỜNG HỌC
Người thực hiện: Đỗ Thị Vân
Trình độ chuyên môn: Trung cấp kế toán
Chức vụ: Kế toán trường học
Đơn vị công tác: Trường tiểu học & trung học cơ sở Lập Chiệng
Kim Bôi, Năm học: 2016 - 2017
 MỤC LỤC
Nội dung
Trang
Chương I: Tổng quan
Cơ sở lý luận
Nhiệm vụ giải pháp kinh nghiệm
Phạm vi giải pháp kinh nghiệm
Từ trang 01 04
Chương II: Mô tả sáng kiến
1. Nêu vấn đề
2. Giải pháp thực hiện
3. Khả năng áp dụng và nhân rộng sáng kiến
Từ trang 05 09 
Chương III: Kết luận, đề xuất
10
CHƯƠNG I
 TỔNG QUAN
1. Cơ sở lý luận
Ai cũng biết rằng công tác kế toán là một bộ phận quan trọng, không thể thiếu ở bất kỳ một cơ quan đơn vị nào. Vì công tác kế toán phản ánh hoạt động tài chính của mỗi đơn vị, góp phần tồn tại và phát triển của đơn vị đó. Qua nhiều năm thực tế làm công tác kế toán của các trường trung học cơ sở Xã Kim Sơn, và trường tiểu học & trung học cơ sở Xã Lập Chiệng thuộc Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Kim Bôi. 
Công tác kế toán trong cơ quan, đơn vị trường học nói riêng và các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung là một bộ phận rất quan trọng. Xong trong chuyên môn nghiệp vụ kế toán không thể thiếu được công việc thiết lập chứng từ hồ sơ sổ sách kế toán nó thể hiện hoạt động tài chính của mỗi đơn vị. Đồng thời việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị lại là một vấn đề vô cùng quan trọng. Chứng từ, sổ sách kế toán là một loại giấy có giá trị tương đương như tiền, nó phản ánh tình hình thu - Chi của đơn vị mình. và nó còn là điều kiện, là phương tiện để lưu trữ, làm cơ sở thanh, quyết toán với cơ quan tài chính, cơ quan cấp trên.
Tôi nhận thấy việc bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán là một vấn đề mà bản thân tôi hết sức quan tâm, tìm hiểu và nghiên cứu để đề ra những giải pháp thúc đẩy để công việc được hoàn thành tốt và phát huy hiệu quả của nó. Đồng thời đưa ra những giải pháp khắc phục những hạn chế của sự việc nhằm tạo điều kiện tốt cho việc bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán có hiệu quả cao nhất. 
Từ những giải pháp và suy nghỉ trên. Bản thân tôi quyết định chọn “Giải pháp bảo quản, quản lý chứng từ, hồ sơ sổ sách kế toán trường học”. để thực hiện ở tại trường tiểu học và trung học cơ sở Xã Lập Chiêng - Huyện Kim Bôi-Tỉnh Hoà Bình.
.2. Nhiệm vụ giải pháp
Kế toán hành chính sự nghiệp là công tác tổ chức hệ thống số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại quỹ, tình hình chấp hành dự toán thu- chi và thực hiện các tiêu chuẩn định mức của đơn vị theo luật ngân sách của Nhà nước đề ra. 
Kế toán là một công cụ không thể thiếu được trong sự nghiệp kinh tế xã hội của loài người, bởi nó gắn liền với các hoạt động quản lý. Công việc kế toán đòi hỏi sự tỷ mỉ, chi tiết, rõ ràng và độ chính xác cao, vì vậy cần phải có sự thay đổi về mọi mặt để có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý ngày càng cao hơn, phù hợp với sự phát triển của thời đại nó tác động lớn đến hoạt động  tài chính của nhà trường. Nhất là các trường đã được giao quyền tự chủ trong hoạch toán khoán kinh phí.
Chứng từ, sổ sách kế toán là thành phần rất quan trọng và không thể thiếu được trong một cơ quan đơn vị. Là yếu tố cần thiết lập lên để làm cơ sở thanh quyết toán với cơ quan tài chính, là điều kiện thiết yếu trong quá trình thu - Chi tài chính của đơn vị mình. Đồng thời còn tác động đến mọi hoạt động của cán bộ, giáo viên, nhân viên, và là yếu tố tác động đến chất lượng giáo dục và đào tạo ở địa phương.
Vì thế muốn thực hiện được điều đó thì kế toán nhà trường cần phải có cơ chế quản lý hồ sơ, chứng từ, sổ sách một cách ngăn lắp, khoa học, hợp lý, thực hiện tổng hợp nhều biện pháp. Để giúp cho đơn vị nhà trường quản lý tốt nguồn kinh phí được nhà nước cấp, và nguồn kinh phí thu từ hội cha mẹ học sinh đóng góp (nguồn thu thỏa thuận), đảm bảo chi tiêu đúng, đầy đủ theo chế độ hiện hành, chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm, Giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát hồ sơ sổ sách chứng từ kế toán thuận lợi hơn. Thì ta cần phải có biện pháp với các nội dung như: Dễ làm, dễ hiệu, dễ kiểm tra, kiểm 
soát trong từng lĩnh vực, từng loại hình hoạt động.
Từ những khái niệm trên cho thấy sự quan trọng của “Công tác bảo quản và quản lý chứng từ, sổ sách kế toán” ở trường tiểu học và trung học cơ sở Xã Lập Chiệng, đóng góp một vai trò vô cùng quan trọng ở một đơn vị quản lý hành chính sự nghiệp.
	Việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị, tôi nhận thấy chứng từ, sổ sách kế toán là một vấn đề mà bản thân tôi hết sức quan tâm tìm hiểu và nghiên cứu đề ra những giải pháp thúc đẩy để công việc được hoàn thành tốt và phát huy hiệu quả của nó. Đồng thời đưa ra những giải pháp khắc phục những hạn chế của sự việc nhằm tạo điều kiện tốt cho việc bquản lý chứng từ, sổ sách kế toán có hiệu quả cao nhất. 
Với điều kiện kinh tế của nước ta hiện nay thì việc bảo quản và quản lý chứng từ, sổ sách kế toán ở các cơ quan đơn vị, nhất là các huyện vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế đặc biệt khó khăn, còn gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất. Nhưng việc quản lý và sử dụng bảo quản tốt chứng từ, sổ sách kế toán của đơn vị có ý nghĩa to lớn và thiết thực, nó vừa thực hiện được tốt công việc của người kế toán, vừa giúp cho lãnh đạo của đơn vị được yên tâm trong việc quản lý và điều hành công việc.
3. Phạm vi giải pháp
Với vốn kinh nghiệm ít ỏi của bản thân mình, tôi chỉ xin đưa ra một vài giải pháp về công tác bảo quản, quản lý chứng từ sổ sách kế toán ở trường 
tiểu học và trung học cơ sở Xã Lập Chiệng
Chứng từ, sổ sách kế toán là một trong các yếu tố quan trọng trong một cơ quan đơn vị. Từ đó làm cơ sở thu - Chi tài chính, thanh quyết toán, là căn cứ để theo dõi những phát sinh về tiền lương, các khoản phụ cấp, các chế độ khác mà cá nhân, tập thể được hưởng theo chế độ hiện hành của nhà nước và các khoản chi hoạt động, chi mua sắm, sửa chữa tài sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy của nhà trường. Qua đó nhằm thúc đẩy cho quá trình hoạt động của đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho ngành giáo dục của nhà trường hoạt động có hiệu quả và liên tục hướng tới mục tiêu dân giàu, nước mạnh xã hội công bằng .dân chủ văn minh.
Chứng từ sổ sách kế toán là thành phần quan trọng và không thể thiếu được trong quá trình thanh, quyết toán, và là cơ sở để chứng minh cho công tác thu - Chi tài chính của đơn vị, chúng ta chỉ nhìn vào chứng từ, sổ sách kế toán ta sẽ biết được thực trạng hoạt động của đơn vị, là yếu tố tác động đến quá trình thu – Chi của đơn vị, nó góp phần quyết định tính khách quan và tính trung thực của một đơn vị, là điều kiện thiết yếu của một người làm công tác kế toán trong một đơn vị, đó là phương tiện, là điều kiện làm cơ sở để tính tiền lương và các khoản phụ cấp, các khoản thanh toán cho từng cá nhân,  tập thể và các hoạt động mua sắm, sửa chữa, nâng cấp tài sản, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chuyên môn được đầy đủ và kịp thời đúng qui
định hiện hành của nhà nước.
 Chứng từ sổ sách kế toán là một bằng chứng rất quan trọng đối với công tác kế toán nó chứng minh cho việc thu - Chi tài chính của đơn vị. Đồng thời nó còn góp phần thúc đẩy cho mọi hoạt động của đơn vị quản lý
Nhà nước về giáo dục và đào tạo ở địa phương.
 Từ thực tiền trên cho chúng ta thấy rằng công tác bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán là lâu dài và rất quan trọng. Là chứng từ minh bạch cho việc thu - Chi tài chính ở đơn vị và cho chính bản thân kế toán. 
 Do đó việc bảo quản và quản lý chứng từ, sổ sách kế toán là phải được bảo quản lâu dài từ 10 năm trở lên, Đồng thời góp phần nâng cao phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương theo yêu cầu của nhà nước đã đề ra.
CHƯƠNG II
MÔ TẢ GIẢI PHÁP 
1.Một số vấn đề của giải pháp về “Công tác bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán” củatrường tiểu học và trung học cơ sở Xã Lập Chiệng
1.1 Nêu vấn đề
Trường tiểu học và trung học cơ sở Xã Lập Chiệng là một Xã thuộc Xã có điều kiện kinh tế đặc biết khó khăn, cơ sở vất chất của đơn vị còn nhiều thiếu thốn, chưa có phòng làm việc riêng cho kế toán, chưa có tủ để lưu trữ hồ sơ, cơ sở vật chất trang thiết bị để phục vụ cho lưu trữ hồ sơ chứng từ, sổ sách còn thô sơ, nên việc bảo quản, quản lý và lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán gặp nhiều khó khăn, không đáp ứng được nhu cầu phát triển cao hơn trong công tác bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán. Từ đó còn nhiều mặt chưa được phát huy công tác bảo quản, quản lý và lưu trữ hồ sơ sổ sách kế toán còn hạn chế.
Được sự quan tâm của Chi bộ nhà trường,Ủy ban nhân dân, và Ban giám hiệu trường tiểu học và trung học cơ sở Xã Lập Chiệng, đã trang bị cho kế toán máy móc, thiết bị, sổ sách kế toán riêng. Đồng thời cũng có trang bị một số đồ dùng phụ kiện để phục vụ cho việc bảo quản, quản lý và sử dụng chứng từ, sổ sách kế toán đạt được hiệu quả tương đối tốt. Qua đó giúp cho tôi có điều kiện và thuận lợi cho việc sắp xếp, bố trí, lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán một cách khoa học, ngăn lắp và tỷ nỉ đem lại hiệu quả cao hơn cho công tác bảo quản và quản lý chứng từ kế toán trường học cho các năm học vừa qua.
Chứng từ, sổ sách kế toán là những loại giấy có giá trị tương đương như tiền, là các số liệu thực tế được phản ánh ghi chép lại trong quá trình thu - Chi tài chính của đơn vị nhà trường, là những chứng cứ để lưu trữ hàng chục năm sau nó phản ánh toàn bộ các hoạt động của đơn vị như: Tiền lương, các khoản phụ cấp, cho cán bộ, giáo viên, nhân viên theo chế độ hiện hành của nhà nước chi mua sắm tài sản cố định và trang thiết bị phục vụ cho dạy và học, chi xây dựng , chi sửa chữa nâng cấp cơ sở vật chất, chi mua văn phòng  phẩm, chi nghiệp vụ chuyên môn, chi cho công tác thi đua khen thưởng của nhà trường và các khoản chi khác... để thanh quyết toán với cơ quan tài chính. Chứng từ sổ, sách kế toán còn là bằng chứng lưu trữ để các cơ quan chức năng các cấp thanh tra, kiểm tra, kiểm toán khi cần thiết. Chính vì vậy việc bảo quản và lưu trữ phải thật tốt không cho thất thoát và hư hỏng để lưu trữ lâu dài.
2.Một số biện pháp để thực hiện giải pháp 
Với thực trạng trên vấn đề nâng cao chất lượng bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán của Trường tiểu học và trung học cơ sở Xã Lập Chiệng thực hiện một số nội dung .và phương pháp như sau:
*Trước hết là phải làm tốt công tác tuyên truyền cho cán bộ, giáo viên, nhân viên biết, làm tốt công tác phối kết hợp với các ban ngành có liên quan như: Hội phụ huynh học sinh, Uỷ ban nhân dân Xã, Ban giám hiệu và các ban ngành khác trong nhà trường nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán trong việc bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán trong trường học phù hợp
và có hiệu quả. 
*Kế toán phải xây dựng và lên kế hoạch bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị mình để mọi người cùng phối hợp và thực hiện. Đồng thời kế toán phải là người năng động, sáng tạo, không ngừng học hỏi và là người có tinh thần trách nhiệm cao, có tinh thần kỷ luật cao, có lề lối làm việc khoa học là người cẩn trọng trong mọi vấn đề để đáp ứng được nhu cầu đặt ra, luôn ý 
thức trước được công việc của mình.
*Muốn làm tốt được công tác bảo quản, quản lý và lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán lâu dài thì trước hết kế toán phải sắp xếp chứng từ, một cách khoa học gọn gàng, ngay thẳng, ngăn nắp, đánh số thứ tự, kí hiệu, danh mục logic đóng lại thành tập theo hệ thống danh mục, mục lục rõ ràng chứng từ sổ sách kế toán do quỹ hội cha mẹ học sinh đóng góp trong năm học và chứng từ sổ sách kế toán ngân sách Nhà nước cấp, sau đó niêm phong theo thứ tự từng tháng, từng quí, từng năm,(Theo năm học đối với các loại quỹ thỏa thuận do cha mẹ học sinh đóng góp trong năm học và năm tài chính đối với các loại quỹ do ngân sách nhà nước cấp trong ) và ngoài bìa, ghi mã nguồn, chương, loại, khoản, hạng để dễ phân biệt và tiện lợi khi ta cần thiết đến chứng từ nào đó ta dể dàng lấy ra nhanh chóng, chính xác và kịp thời không mất thời gian. Đồng thời ta cũng lưu trữ những danh mục, và ký hiệu theo 
dõi trong hệ thống máy tính của đơn vị nhà trường.
*Hàng tháng, quí, năm kế toán phải kiểm tra lại một lần xem có mất mát chứng từ hồ sơ sổ sách kế toán, có hư hỏng hay mối mọt. Nếu có thì phải có biện pháp xử lý trong thời gian nhanh nhất và kịp thời nhất
Qua nhiều năm làm làm kế toán chứng từ được sắp xếp gọn gàn, ngăn nắp, sạch đẹp, có khoa học, không bị mối mọt, không bị rách, dơ, không bị thất lạc, từ đó đến nay luôn bảo quản tốt. chứng từ kế toán được sắp xếp theo từng tháng, từng quí và từng năm không bị thất thoát, mất mát, không bị hư hỏng rất an toàn trong mấy năm qua.
Những kết quả trên tôi đã đạt được không thể không nói đến sự quan tâm của Ủy ban nhân dân Xã, Hội cha mẹ học sinh nhà trường, Chi bộ, và Ban giám hiệu của trường tiểu học và trung học cơ sở Lập Chiệng và được sự phối hợp tốt với các bộ phận có liên quan nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao trong năm học 2016 – 2017 này. Từ đó giúp cho tôi bảo quản tốt chứng từ, sổ sách kế toán được hoàn thiện hơn và khoa học hơn rất nhiều.
Trên đây là một số giải pháp mà bản thân tôi đã đúc kết từ thực tế trong công tác nhiều năm và qua nghiên cứu tài liệu mà tôi tập hợp lại để cùng trao đổi với đồng nghiệp, tuy không phải là những chuẩn mực tuyệt đối song tôi nghĩ đó là những việc làm thiết thực đối với bản thân tôi nói riêng và đối với mỗi người làm kế toán nói chung bởi khi tôi áp dụng những biện pháp trên bản thân tôi đã thu được những hiệu quả tối ưu, đó là bản thân luôn hình thành cho mình thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ, sử lý công việc nhanh, gọn , hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
Trước khi áp dụng giải pháp này bản thân tôi thấy việc sắp xếp hồ sơ sổ sách chứng từ kế toán không được ngăn nắp, khoa học cho lắm. Sau khi ứng dụng, hồ sơ luôn sắp xếp khoa học, ngăn nắp đảm bảo độ chính xác, đầy đủ kịp thời khi báo cáo và luôn giữ được hồ sơ mới không bị thất lạc hay rách nát giúp cho việc thanh kiểm tra thuận lợi, quản lý tài chính chặt chẽ hơn. Chính vì vậy mà công tác bảo quản, quản lý hồ sơ kế toán của tôi đã được trường, cấp trên về kiểm tra đạt loại: Tốt. 
Nếu chúng ta làm tốt việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán như trên thì đem lại hiệu quả cao nhất và lưu trữ được lâu dài, đồng thời tạo được niềm tin cho các cấp Lãnh đạo.
3. Khả năng áp dụng giải pháp trong việc bảo quản, quản lý và lưu trữ 
chứng từ sổ sách kế toán trong trường học hiện nay 
 Đầu năm riêng bản thân tôi xây dựng và lên kế hoạch sắp xếp, bảo quản,quản lý chứng từ, sổ sách kế toán trình Lãnh đạo phê duyệt. Để từ đó thực hiện theo kế hoạch như đã đề ra, đồng thời phối kết hợp với các bộ phận, ban ngành có liên quan trong nhà trường để làm tốt các công việc ghi chép sổ sách chứng từ kế toán không để tồn đọng và từ đó có thể bảo quản, quản lý và lưu trữ hồ sơ sổ sách chứng từ kế toán theo đúng thời gian quy định của cấp trên.
 Từ thực tiễn công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán mà bản thân tôi qua nhiều năm làm công tác kế toán tôi rút ra được những kinh nghiệm sau:
Một là: kế toán phải nắm rõ thực trạng của đơn vị, xác định tầm quan trọng của chứng từ, sổ sách kế toán từ đó đề ra chương trình hoạt động bảo quản cho phù hợp và đề ra biện pháp bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán mang tính khả thi.
Hai là: Kế toán phải nắm vững các văn bản pháp qui của nhà nước, của ngành xem đó là cẩm nang cho mọi hoạt động và hành vị đạo đức của mình.
 Ba là: kế toán phải phối hợp tốt với các bộ phận của nhà trường nhằm thúc đẩy cho công việc được hoàn thành nhanh nhất và có hiệu quả cao nhất.
 Bốn là: Kế toán phải xây dựng và lên kế hoạch hoạt đồng từ đầu năm, qua đó nắm được lộ trình hoạt động của mình mà thực hiện công việc và nhiệm vụ được giao một cách tốt nhất.
CHƯƠNG III
 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
Quản lý chứng từ, sổ sách kế toán của một cơ quan đơn vị là rất quan trọng của người kế toán nhằm tạo điều kiện thiết yếu cho việc lập kế hoạch dự trù thu - Chi tài chính có hiệu quả, tiết kiệm, không lãng phí, và tạo điều kiện cho cơ quan đơn vị thực hiện tốt nhiệm vụ mà cấp trên giao cho.
 Trên đây là một số biện pháp mà bản thân tôi đã rút ra và áp dụng tại  Nhà trường tiểu học và trung học cơ sở Xã Lập Chiệng trong năm học vừa qua và đã đạt được những thành công như đã nêu trên.
Kính mong Ban giám hiệu và các cấp lãnh đạo, tạo điều kiện hỗ trợ về kinh phí trang bị thêm tủ hồ sơ để thực hiện tốt công tác này
Tôi tin chắc rằng còn nhiều biện pháp hay hơn mà tôi chưa làm được, rất mong Hội đồng khoa học các cấp góp ý, để sáng kiến kinh nghiêm này được áp dụng rộng rãi trong các trường tiểu học và trung học cơ sở của huyện thuộc các Xã có địa bàn vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế đặc biệt khó khăn rất hiệu quả góp phần nâng cao chất lượng công việc bảo quản, quản lý và lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán./.
 	Tôi xin chân thành cám ơn !
 Lập Chiệng, ngày 02 tháng 05 năm 2017
XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ TÊN TÁC GIẢ GIẢI PHÁP 
 ( Ký, tên đóng dấu) ( Ký, ghi rõ họ, tên)
 Đỗ Thị Vân
ĐÁNH GIÁ XẾT LOẠI CỦA HỘI ĐỒNG SÁNG KIẾN CÁC CẤP