Sáng kiến kinh nghiệm Một số giải pháp quản lý hồ sơ của chuyên trách phổ cập

MỘT SỐ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HỒ SƠ CỦA 
CHUYÊN TRÁCH PHỔ CẬP
I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI.
	Hiện nay, trong xu thế hội nhập toàn cầu, đất nước ta ta trước nhiều cơ hội để phát triển kinh tế, song song với nhiều cơ hội thì cũng có nhiều thách thức, con người phải nhạy bén, tháo vát hơn, phải đầu tư nhiều thời gian hơn. Phụ huynh phải đầu tư nhiều thời gian vào công việc làm ăn kinh tế nên ít quan tâm đến việc học tập của con em mình, học sinh thì bị cám dỗ bởi nhiều thú vui tiêu khiển mới, sao lãng việc học hành, thầy cô thì chưa quen với phương pháp dạy học mới nên còn nhiều bỡ ngỡ hoặc do cơ sở vật chất chưa đủ để đáp ứng cho việc áp dụng các phương pháp dạy học mới. Ngoài ra, về tâm sinh lý lứa tuổi, cách nhận thức về xã hội của học sinh đã khác trước nên đòi hỏi giáo viên cũng phải có cách ứng xử sao cho hợp lý, cần tăng thêm sự động viên, khuyến khích, tránh tình trạng chán học bỏ học.
	Từ những lý do trên, các học sinh yếu kém có nguy cơ bỏ học ngày càng cao. Làm một giáo viên được giao nhiệm vụ làm chuyên trách phổ cập, có nhiệm vụ thống kê báo cáo số liệu hàng năm, số liệu chính xác không thì chưa đủ mà còn phải đạt đúng tỷ lệ. Vậy làm sao để tỷ lệ được giữ vững và ngày càng được nâng cao hơn thì đòi hỏi giáo viên chuyên trách phải biết dùng quỹ thời gian sao cho hợp lý, tranh thủ thời gian thống kê sao cho nhanh nhất để dành thời gian còn lại cho việc vận động học sinh ra lớp, dành thời gian cho các hoạt động ngoại khóa như tham gia tổ chức các hoạt động thể thao, trò chơi dân gian, đố vui để học tạo nhiểu sân chơi bổ ích thu hút được nhiều đối tượng học sinh tham gia, đặc biệt là các học sinh có nguy cơ bỏ học cao. Từ đó tôi có đưa ra một cách làm mà trước nay đang áp dụng, trong đó có sử dụng hàm đếm excel, xin đưa ra để quý đồng nghiệp tham khảo và góp ý thêm.
II THỰC TRẠNG TRƯỚC KHI THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP.
1. Thuận lợi:
- Được sự quan tâm, chỉ đạo, hướng dẫn của Ban giám hiệu Nhà trường. Đặc biệt, các đối tượng học sinh có điều kiện khó khăn, con em đồng bào dân tộc cũng được quan tâm nhiều hơn, cụ thể là những phần quà trong các dịp lễ tết.
- Đội ngũ giáo viên trẻ, nhiệt tình, đa số biết ứng dụng công nghệ thông tin vào phương pháp dạy học mới.
- Các đối tượng học sinh được phân luồng và tùy vào từng đối tượng mà giáo viên có phương pháp dạy học khác nhau. Giáo viên chủ nhiệm nhiệt tình trong việc vân động, khuyến khích các đối tượng có nguy cơ bỏ học ra lớp.
2. Khó khăn:
- Trường THCS Trường Sơn đóng trên địa bàn xã Phú Trung, là một xã nghèo, một số khu vực như Năm Miên, Đá Bạc còn chưa có điện, đường sá đi lại khó khăn, do đó tỷ lệ học sinh bỏ học ở hai khu vực này là rất cao.
- Cơ sở vật chất cho dù đã sửa chữa nhưng cũng chưa đủ để đáp ứng nhu cầu dạy và học theo phương pháp mới.
- Chương trình học còn quá tải nên các em ít có thời gian vui chơi sinh hoạt dẫn đến chán học.
- Một số học sinh chán học do nghiện game, một số bộ phận phụ huynh chưa quan tâm nhiều đến con em mình hoặc do phải đi làm ăn xa...Nên học sinh ớ các đối tượng này nghỉ học rất nhiều.
- Một số giáo viên chưa thích ứng được với điều kiện thực tế của xã hội hiện nay nên xử lý tình huống còn hạn chế, việc xử lý học sinh không đúng quy trình, không đúng phương pháp cũng là điều phổ biến hiện nay.
III NỘI DUNG ĐỀ TÀI 
1. Cơ sở lý luận:
Công tác phổ cập giáo dục là nhiệm vụ của toàn Đảng, toàn quân, toàn dân ta. Đặc biệt, đối với một giáo viên, nhiệm vụ này càng quan trọng hơn. Nếu làm tốt công việc này thì mặt bằng dân trí sẽ ngày được nâng lên, đáp ứng nhu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Nhất là hiện nay, nhờ ứng dụng công nghệ thông tin, thời gian được tiết kiệm rất nhiều, giáo viên chuyên trách có thêm quỹ thời gian để làm công tác vận đông học sinh ra lớp, hỗ trợ các hoạt động giáo dục khác của nhà trường. Vì vậy, các chuyên trách nên ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác phổ cập giáo dục một cách triệt để nhằm giúp công việc ngày càng tốt hơn.
2. Nội dung, biện pháp thực hiện:
a) Nội dung.
- Dựa vào một số hàm tính toán thông thường trong excel để thông kê sổ phổ cập giáo dục, từ đó đưa ra các biểu bảng sao cho chính xác nhất đảm bảo tính lũy tiến và giải trình hợp lý.
- Vào dịp đầu năm học, ngoài việc tuyển sinh vào khối 6, việc thống kê sĩ số để báo cáo đầu năm cũng rất quan trọng. Công việc này thu lại nhiều số liệu như: Số học sinh bỏ học trong hè, số học sinh chuyển đi, số học sinh chuyển đế, chết, khuyết tật, chế độ chính sách, hoàn cảnh gia đình, địa chỉ liên hệ, số diện thoại...Từ đó, nhà trường lên kế hoạch vận động học sinh ra lớp cũng như hỗ trợ các học sinh có hoàn cảnh khó khăn tạo điều kiện cho các đối tượng này được tiếp tục đến trường giảm thiểu số học sinh bỏ học.
b) Biện pháp thực hiện.
Bước 1: Vào ngày nhận lớp chủ nhiệm, giáo viên chủ nhiệm sẽ nhận được bản lý lịch học sinh (bằng excel) có sẵn danh sách theo mẫu sau:
LÝ LỊCH HỌC SINH
Lớp: .......
Số 
TT
Họ và tên học sinh
Ngày tháng 
năm sinh
Nơi sinh
Dân 
tộc
khuyết
 tật
(tay,
chân...)
Con 
thương binh
(loại)
HS 
mới 
tuyển
Lớp
cũ
Bỏ học
 đi học
 lại
Bỏ học
Chuyển
đi, chết
Họ tên cha
Họ tên mẹ
Địa chỉ
(Ấp)
Điện thoại
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
(13)
(14)
(15)
(16)
1
A
2
B
3
C
Dựa vào bảng này ta có thể thống kê được các số liệu đầu năm học như: Tổng số học sinh dân tộc, số học sinh nữ dân tộc, số học sinh khuyết tật, số học sinh thuộc diện chế độ chính sách, số học sinh chuyển đến, chuyển đi, chết, khuyết tật, số học sinh bỏ học đi học lại
Bước 2: Hoàn chỉnh sổ phổ cập trung học cơ sở
Từ các số liệu trên, chuyên trách phổ cập tìm ra được các đối tượng tốt nghiệp tiểu học năm vừa qua chưa ra lớp, các đối tượng bỏ học trong hè lên kế hoạch đi vận động học sinh ra lớp đợt 1. Như vậy, chỉ trong tuần học đầu tiên tình hình về sĩ số, về các số liệu phục vụ cho công tác phổ cập đã có thể được cập nhật vào sổ phổ cập tương đối đầy đủ, giáo viên chuyên trách chỉ việc đi đến các trường lân cận nhận thêm danh sách học sinh của địa phương mình đang học trường khác sau đó cập nhật vào sổ. 
Bước 3: Thống kê số liệu từ sổ phổ cập sang Biểu M1 THCS.
Sử dụng hai hàm đếm trong excel:
Hàm COUNTA: Đếm ô số có dữ liệu.
Câu lệnh: =COUNTA(Value1, value2,)
Ví dụ: Để đếm ô số dữ liệu nữ ta đặt con trỏ vào vị trí D22 như ở bảng trên, nhập câu lệnh: =COUNTA(D6:D21) và Enter. Muốn có tổng số dân tộc, tổng số đang học hoặc bỏ họcta dùng lệnh copy hàm này và dán vào D23, D24
Như vậy, ban đầu khi sử dụng hàm này ta đã có số liệu: Tổng số, số phải phổ cập, số nữ, số dân tộc, số TNTH, số TNTHCS, số miễn giảm như bảng sau:
Bước 4: Sử dụng hàm COUNTIF để đếm dự liệu của cột theo điểu kiện, ta sẽ lọc ra được số học sinh theo lớp, số bỏ học theo lớp, số tốt nghiệp năm vừa qua. 
Ví dụ: Ta cần đếm số học sinh khối 6 ở cột G ta làm như sau:
Đặt con trỏ ngay vị trí G23 và nhập câu lệnh: =COUNTIF(G6:G21,”6”) ta sẽ được số học sinh đang học 6 ở độ tuổi 1998. Tương tự phía dưới ta cũng làm như vậy nhưng thay số 6 bằng số 7, 8, 9như bảng số liệu sau:
IV KẾT QUẢ.
Như vậy, chỉ với hai hàm trong excel, một người không cần thiết phải giỏi về tin học cũng có thể thống kê một cách bình thường, số liệu có được một cách chính xác nếu như công tác cập nhật số chính xác.
So với trước đây, ví dụ như năm 2005 khi bắt đầu tiếp nhận công tác này, tôi phải huy động 20 lượt giáo viên ngồi nhập số liệu bằng tay vào sổ theo dõi phổ cập THCS trong một ngày, tiếp theo đó thêm 10 lượt nữa trong một ngày để chép sổ theo dõi phổ cập THPT. 
V. BÀI HỌC KINH NGHIỆM.
Qua ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho công tác phổ cập, thời gian được rút ngắn rất nhiều, số liệu chính xác.
VI KẾT LUẬN.
Tóm lại, công tác phổ cập không chỉ đơn thuần là thống kê số liệu mà người chuyên trách còn phải tham gia tích cực vào các hoạt động giáo dục, hỗ trợ Ban giáo hiệu hoàn thành các báo cáo, tham mưu cho lãnh đạo nhà trường thúc đẩy mọi hoạt động giáo dục nhằm nâng cao mặt bàng dân trí ở địa phương. 
Vì vậy, để công việc đạt kết quả cao, người giáo viên chuyên trách cần phải tiết kiệm quỹ thời gian, ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ sao cho thời gian thông kê ngắn nhất, thời gian còn lại hướng đến các việc như vận động học sinh ra lớp, hỗ trợ và tham gia các hoạt động của nhà trường, phụ đạo học sinh yếu kém, bồi dưỡng học sinh giỏi
VII TÀI LIỆU THAM KHẢO.
Một số sách tin học về excel.
Tài liệu hướng dẫn công tác phổ cập giáo dục.
Các số liệu, biểu bảng báo cáo đầu năm học.