Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp góp phần thực hiện tốt việc lưu trữ văn bản điện tử ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đông – huyện Giá Rai – tỉnh Bạc Liêu

MỤC LỤC
 PHẦN I: MỞ ĐẦU Trang
	I- LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:	3
	II- MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU:	3
	III- NHIỆM VỤ CỦA ĐỀ TÀI:	3
	IV- GIẢ THUYẾT KHOA HỌC:	4
	V- KHÁCH THỂ VÀ ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU:	4
	VI- PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI:	4
	VII- PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU:	4 
 PHẦN II: NỘI DUNG
	CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU:	5
	I- NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG:	.5 
	1. Khái niệm về lưu trữ văn bản điện tử.5
	2. Mục tiêu sử dụng văn bản điện tử..5
	3. Các chủ trương về ứng dụng công nghệ thông tin.5
	II- NỘI DUNG LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ.6
1. Lưu trữ văn bản đi..6
2. Lưu trữ văn bản đến6
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ VĂN BẢN
ĐIỆN TỬ Ở TRƯỜNG TIỂU HỌC PHONG THẠNH ĐÔNG – 
HUYỆN GIÁ RAI – TỈNH BẠC LIÊU..6
1. Mục đích, đối tượng, nội dung và phương pháp khảo sát..6
1.1. Mục đích khảo sát6
1.2. Đối tượng khảo sát...7
1.3. Nội dung khảo sát7
1.4. Phương pháp khảo sát..7
2. Kết quả khảo sát..7
CHƯƠNG III: MỘT SỐ BIỆN PHÁP GÓP PHẦN THỰC HIỆN
TỐT VIỆC LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Ở TRƯỜNG TIỂU 
HỌC PHONG THẠNH ĐÔNG – HUYỆN GIÁ RAI – TỈNH BẠC LIÊU..8
1. Phân loại văn bản điện tử theo từng nội dung công việc...8
2. Lưu trữ văn bản điện tử..9
CHƯƠNG IV: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ SƯ PHẠM...10
I. KẾT LUẬN:	.10
II. KIẾN NGHỊ SƯ PHẠM:	.11
PHẦN I: MỞ ĐẦU
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:
	Năm học 2008-2009 được Bộ GD&ĐT chọn là “Năm học đẩy mạnh Công nghệ thông tin”. Chỉ thị số 55/2008/CT-BGD&ĐT của Bộ GD&ĐT về tăng cường giảng dạy, đào tạo và ứng dụng Công nghệ thông tin trong ngành giáo dục  nêu rõ:
“Công nghệ thông tin là công cụ đắc lực hỗ trợ đổi mới phương pháp giảng dạy, học tập và hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng giáo dục.”
Hiện nay, đa số các trường học đều đã kết nối mạng nên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý và giảng dạy đang được nhiều trường học áp dụng rộng rãi.
Thông tin, tài liệu của nhà trường được in ra giấy để lưu trữ đồng thời được lưu trữ tất cả trên máy vi tính để tiện theo dõi, truy suất số liệu khi cần thiết và đỡ tốn kém thời gian khi phải nhập lại các văn bản dày nhiều trang.
	Song thöïc teá hiện nay, việc lưu trữ văn bản điện tử ở các tröôøng chöa thực sự được quan tâm đúng mức nên chưa tiết kiệm được thời gian và bị mất dữ liệu do sắp xếp, phân loại và lưu trữ chưa khoa học.
Với những lý do nêu trên, tôi thấy rằng việc nghiên cứu đề tài “Một số biện pháp góp phần thực hiện tốt việc lưu trữ văn bản điện tử ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đông – huyện Giá Rai – tỉnh Bạc Liêu” là rất cần thiết.
	II. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU:
Tìm hiểu thực trạng và đề xuất một số biện pháp góp phần thực hiện tốt việc lưu trữ văn bản điện tử ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đông – huyện Giá Rai – tỉnh Bạc Liêu.
	III. NHIỆM VỤ CỦA ĐỀ TÀI:
	1. Làm sáng tỏ cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu.
	2. Tìm hiểu hiện trạng việc lưu trữ văn bản điện tử ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đông – huyện Giá Rai – Tỉnh Bạc Liêu và nguyên nhân của hiện trạng.
	3. Đề xuất một số biện pháp nhằm góp phần lưu trữ tốt văn bản điện tử ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đông – huyện Giá Rai – Tỉnh Bạc Liêu.
	IV. GIẢ THUYẾT KHOA HỌC:
	Văn bản điện tử ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đông – huyện Giá Rai – Tỉnh Bạc Liêu sẽ được lưu trữ tốt hơn nếu như có những cách quản lý, lưu trữ phù hợp và khoa học.
	V. KHÁCH THỂ VÀ ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU:
	1. Khách thể nghiên cứu: Công tác lưu trữ tài liệu điện tử của Trường Tiểu học Phong Thạnh Đông – huyện Giá Rai – Tỉnh Bạc Liêu.
	2. Đối tượng nghiên cứu: Một số biện pháp nhằm góp phần lưu trữ tốt tài liệu điện tử ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đông – huyện Giá Rai – Tỉnh Bạc Liêu.
	VI. PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI:
	Khảo sát công tác lưu trữ tài liệu điện tử ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đông – huyện Giá Rai – Tỉnh Bạc Liêu.
	VII. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU:
	- Phương pháp nghiên cứu lý luận.
	- Phương pháp quan sát.
	- Phương pháp xử lý thông tin.
PHẦN II: NỘI DUNG
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG: 
1. Khái niệm về lưu trữ văn bản điện tử: 
Lưu trữ văn bản điện tử là những văn bản được tạo ra để lưu giữ bằng phương tiện điện tử (máy tính, các thiết bị điện tử, tin học ...), đảm bảo thể hiện đầy đủ nội dung và thể thức của văn bản.
2. Mục tiêu sử dụng văn bản điện tử.
Sử dụng văn bản điện tử nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý giáo dục, tiết kiệm thời gian nhập liệu, góp phần thực hiện cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành của đơn vị.
3. Các chủ trương về ứng dụng công nghệ thông tin.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục và đào tạo được Đảng và Nhà nước rất quan tâm thể hiện qua các văn bản sau:
Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17 tháng 10 năm 2000 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá.
	Công văn số 11224/BGDĐT-CNTT ngày 23 tháng 10 năm 2007 của Bộ GD&ĐT về việc triển khai email quản lý giáo dục.
Công văn số 12966/BGDĐT-CNTT ngày 10 tháng 12 năm 2007 của Bộ GD&ĐT về việc đôn đốc triển khai CNTT.
	Chỉ thị số 55/2008/CT-BGDĐT ngày 30 tháng 9 năm 2008 của Bộ GD&ĐT về tăng cường giảng dạy, đào tạo và ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục giai đoạn 2008-2012.
	Hướng dẫn số 4960/BGDĐT-CNTT ngày 27 tháng 7 năm 2011 của Bộ GD&ĐT hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ CNTT năm học 2011-2012.
Kế hoạch số 638/KH-PGD&ĐT ngày 05/12/2011 của Phòng GD&ĐT Giá Rai về việc thực hiện nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin năm học 2011-2012.
Có thể nói, Đảng và Nhà nước ta có rất nhiều chủ trương, chính sách quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục. Đây là điều kiện hết sức thuận lợi cho các cơ sở giáo dục ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của đơn vị.
II. NỘI DUNG LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ.
1. Lưu trữ văn bản đi.
Tất cả văn bản điện tử gửi đi được lưu trữ đầy đủ song song với văn bản giấy đã được thủ trưởng đơn vị ký.
2. Lưu trữ văn bản đến.
Tất cả văn bản đến được lưu trữ song song với văn bản giấy để tiện tra cứu khi cần thiết.
Tóm lại, việc giao dịch và lưu trữ văn bản điện tử là công việc cần thiết góp phần nâng cao hiệu quả trao đổi, xử lý và quản lý thông tin.
CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ 
Ở TRƯỜNG TIỂU HỌC PHONG THẠNH ĐÔNG – HUYỆN GIÁ RAI – TỈNH BẠC LIÊU.
	1. Mục đích, đối tượng, nội dung và phương pháp khảo sát:
	1.1 Mục đích khảo sát:
	Tìm hiểu thực trạng lưu trữ văn bản điện tử ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đông – huyện Giá Rai – tỉnh Bạc Liêu và nguyên nhân của thực trạng để có cơ sở thực tiễn đề xuất những biện pháp góp phần lưu trữ tốt văn bản điện tử ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đông – huyện Giá Rai – tỉnh Bạc Liêu.
	1.2. Đối tượng khảo sát:
	Tôi đã tiến hành khảo sát các bộ phận như: văn thư, kế toán, Công đoàn Trường Tiểu học Phong Thạnh Đông – huyện Giá Rai – tỉnh Bạc Liêu.
	1.3. Nội dung khảo sát:
	Tập trung vào các vấn đề sau:
	- Thực trạng lưu trữ văn bản điện tử ở các bộ phận của Trường Tiểu học Phong Thạnh Đông.
	1.4. Phương pháp khảo sát.
Quan sát hoạt động lưu trữ văn bản điện tử của các bộ phận chức năng ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đông.
	2. Kết quả khảo sát.
Tình hình lưu trữ văn bản điện tử ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đông.
Văn bản điện tử ở trường được lưu trữ chủ yếu ở ổ cứng máy vi tính và USB (Univeral Serial Bus) và giao cho các cá nhân có trách nhiệm quản lý.
Hàng năm, có một số văn bản điện tử bị thất lạc hoặc bị mất, nguyên nhân là do không tổ chức phân loại khi lưu trữ dữ liệu, do ổ cứng máy vi tính và USB bị hư hỏng. Do đó, để đáp ứng yêu cầu công việc, nhà trường phải soạn lại toàn bộ văn bản bị mất, trong đó có cả những văn bản nhiều trang.
Kết luận:
Qua kết quả khảo sát thực trạng lưu trữ văn bản điện tử ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đông, tôi nhận thấy:
Nhà trường thực hiện thường xuyên việc lưu trữ văn bản điện tử để sử dụng lâu dài.
 Tuy nhiên, việc lưu trữ văn bản điện tử vẫn còn một số mặt hạn chế do nhiều nguyên nhân khác nhau (trình độ tin học, thói quen của cán bộ, nhân viên, 
 Một trong những nguyên nhân chính là do nhà trường chưa có biện pháp tổ chức một cách khoa học trong việc lưu trữ văn bản điện tử. Đó cũng chính là cơ sở thực tiễn của đề tài này.
CHƯƠNG III
MỘT SỐ BIỆN PHÁP GÓP PHẦN THỰC HIỆN TỐT VIỆC LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Ở TRƯỜNG TIỂU HỌC PHONG THẠNH ĐÔNG – HUYỆN GIÁ RAI – TỈNH BẠC LIÊU
Dựa trên những cơ sở lý luận và thực tiễn đã trình bày ở Chương I và Chương II, tôi xin đề xuất một số biện pháp góp phần thực hiện tốt việc lưu trữ văn bản điện tử ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đông – huyện Giá Rai – tỉnh Bạc Liêu như sau:
1. Phân loại văn bản điện tử theo từng nội dung công việc.
Phân loại văn bản theo từng nội dung công việc giúp cho người quản lý văn bản dễ dàng tra cứu, tìm lại những văn bản đã lưu trữ một cách nhanh chóng. Những văn bản, biểu mẫu phục vụ cho một công việc nào đó phải được lưu trữ chung vào một folder (thư mục). Ví dụ: Folder “Giáo viên chủ nhiệm giỏi” sẽ chứa những tệp (file) cùng loại như: Quyết định thành lập Ban chỉ đạo, kế hoạch, biên bản kiểm tra phong trào giáo viên chủ nhiệm giỏi, 
Để phân loại được như trên đòi hỏi người quản lý văn bản phải tạo được thói quen lưu trữ văn bản vào đúng folder công việc mà mình đã đặt tên sẵn; nếu như công việc mới phát sinh thì phải tạo mới một folder để lưu file vào đó.
Nghe qua thì việc phân loại văn bản điện tử như trên rất bình thường, nhưng đôi khi do công việc quá nhiều chúng ta lại quên lưu văn bản vào đúng nơi (folder) và sau một thời gian khi muốn tìm lại văn bản đó, ta không thể nào nhớ nổi là đã lưu ở đâu (thậm chí là không thể nhớ lưu văn bản ở ổ cứng máy vi tính hay là USB). Lúc đó sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức để tìm ra văn bản cần sử dụng trong kho dữ liệu lưu trữ lộn xộn. Để phân loại văn bản điện tử có nền nếp và khoa học đòi hỏi người lưu trữ văn bản phải kiên trì nhiều lần thì mới tạo được thói quen khi lưu trữ, khi đó sẽ phục vụ nhanh chóng cho việc tra cứu văn bản khi cấp thiết.
 2. Lưu trữ văn bản điện tử.
Văn bản điện tử sau khi soạn thảo xong phải được lưu lại để thuận tiện khi muốn chỉnh sửa nội dung văn bản mà không phải soạn lại từ đầu. Có nhiều nơi để lưu trữ văn bản điện tử, thông thường thì mọi người hay lưu ở ổ cứng máy vi tính, USB,  nhưng theo tôi thì ngoài hai nơi lưu trữ nêu trên, cần phải lưu văn bản điện tử ở hộp thư điện tử (Gmail) trên mạng Internet để không phải sợ bị mất dữ liệu và rất thuận tiện khi tra cứu dữ liệu mà không có máy vi tính hoặc USB lưu dữ liệu bên cạnh.
Nhưng nếu lưu văn bản điện tử ở hộp thư điện tử một cách tràn lan, tự phát không có sự quản lý chặt chẽ thì cũng không mang lại hiệu quả cao khi áp dụng cách này.
Vì vậy, việc lưu trữ văn bản điện tử ở hộp thư điện tử cần được tổ chức như sau:
- Mỗi bộ phận của nhà trường tạo một tài khoản Gmail riêng tương ứng với tên các bộ phận như: Văn thư, Kế toán, Phổ cập – chống mù chữ, Thư viện – Thiết bị, Liên Đội, Công Đoàn, 
Văn bản của bộ phận nào thì phải được bộ phận đó đưa lên lưu trữ ở hộp thư điện tử của mình.
Để biết các bộ phận có lưu trữ văn bản điện tử ở hộp thư điện tử thường xuyên hay không, trường cần giao trách nhiệm cho nhân viên văn thư đăng nhập vào tất cả hộp thư của các bộ phận để theo dõi, kiểm tra và đôn đốc hàng tuần. Muốn nắm chắc các văn bản điện tử phải được đưa lên lưu trữ ở thư điện tử thì nhân viên văn thư phải theo dõi sổ ghi công văn đi trong tuần của từng bộ phận để đối chiếu với văn bản điện tử được đưa vào lưu trữ ở hộp thư điện tử. 
Định kỳ hàng tuần, văn thư báo cáo tình hình lưu trữ văn bản điện tử của các bộ phận với thủ trưởng đơn vị để đánh giá, phê bình hoặc khen thưởng.
Nếu làm tốt như thế hàng tuần thì sẽ tạo được thói quen lưu trữ văn bản, dữ liệu một cách có hệ thống, khi tra cứu sẽ rất thuận lợi và sẽ không sợ bị mất dữ liệu khi ổ cứng máy tính, USB bị hư hay văn bản in ra giấy bị mất vì tất cả văn bản điện tử đều được lưu trữ ở hộp thư điện tử.
Tóm lại, việc lưu trữ văn bản điện tử là công việc không kém phần quan trọng, nó giúp cho công tác quản lý, điều hành được nhanh chóng vì được cung cấp thông tin kịp thời. Do đó, việc đề ra những biện pháp góp phần thực hiện tốt việc lưu trữ văn bản điện tử là việc làm rất thiết thực.
CHƯƠNG IV
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ SƯ PHẠM
I. KẾT LUẬN.
Qua quá trình nghiên cứu đề tài, tôi rút ra một số kết luận sau:
1. Công tác lưu trữ văn bản điện tử là công việc mới nhưng rất quan trọng. Nếu công tác lưu trữ tốt thì các số liệu trong quá trình hoạt động của đơn vị sẽ được tra cứu một cách dễ dàng và đem lại độ tin cậy rất cao.
	2. Kết quả điều tra thực trạng cho thấy: đa số các bộ phận của nhà trường có quan tâm đến việc lưu trữ văn bản điện tử.
	Tuy nhiên, việc lưu trữ đó chưa có tính khoa học, mỗi người làm một cách theo trình độ, năng lực của mình. Điều đó đã dẫn đến việc bị mất dữ liệu buộc phải soạn lại toàn bộ văn bản từ đầu hoặc là tìm kiếm dữ liệu mất rất nhiều thời gian và công sức do không phân loại cụ thể.
3. Sau khi áp dụng những biện pháp nêu trên như: phân loại văn bản khi lưu trữ, tổ chức lưu trữ văn bản điện tử ở hộp thư điện tử ở bộ phận phổ cập – chống mù chữ của trường, tôi thấy việc tìm những văn bản đã lưu trữ thật dễ dàng vì đã được sắp xếp, phân loại cụ thể, đồng thời văn bản không còn bị mất do hư hỏng ổ cứng máy vi tính hay USB vì đã được lưu trữ ở hộp thư điện tử.
	4. Để thực hiện tốt việc lưu trữ văn bản điện tử ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đông – huyện Giá Rai – tỉnh Bạc Liêu, nhà trường cần tổ chức một số công việc sau:
	- Hướng dẫn các bộ phận chức năng cách phân loại văn bản điện tử theo nội dung công việc để dễ tra cứu, quản lý.
	- Chỉ đạo các bộ phận tạo các tài khoản Gmail để lưu trữ văn bản điện tử của bộ phận mình phụ trách.
	- Phân công văn thư theo dõi, đôn đốc các bộ phận thực hiện.
	- Định kỳ có đánh giá, chỉ đạo để rút kinh nghiệm.
	5. Các biện pháp trên có thể áp dụng ở các trường trong địa bàn huyện Giá Rai vì đa số các trường đều biết tạo tài khoản thư điện tử (Gmail). Còn áp dụng thành công hay không là do công tác chỉ đạo của lãnh đạo các trường.
	II. KIẾN NGHỊ SƯ PHẠM
	1. Đối với ngành giáo dục:
	Cần có tiêu chí khen thưởng cho những tập thể và cá nhân có nhiều đóng góp về lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục.
	2. Đối với cán bộ, nhân viên và giáo viên Trường Tiểu học Phong Thạnh Đông:
	Tăng cường học tập tin học, mạnh dạn và nhiệt tình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác và giảng dạy. Thực hiện tốt việc lưu trữ văn bản điện tử theo nội dung của đề tài này.
	Phong Thạnh Đông, ngày tháng 01 năm 2012
	 Người viết
	Nguyễn Hoàng Long
Mẫu 2b
PHÒNG GD&ĐT GIÁ RAI	 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
 TRƯỜNG TIỂU HỌC	 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
PHONG THẠNH ĐÔNG
PHIẾU NHẬN XÉT, XẾP LOẠI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
	Tên đề tài:..
	Mã số:
	Tác giả:..
	Chức vụ:
	Bộ phận công tác:..
TỔ CHUYÊN MÔN
Nhận xét:
.
.
.
.
.
.
.
.
.
Xếp loại:..
Ngày. tháng.. năm
 Tổ trưởng 
HỘI ĐỒNG KHGD TRƯỜNG
Nhận xét:
.
.
.
.
.
.
.
.
.
Xếp loại:..
Ngày. tháng.. năm
 Hiệu trưởng
PHÒNG GD&ĐT GIÁ RAI
Nhận xét:
..
..
..
..
..
..
..
Xếp loại:..
Ngày. tháng.. năm
 Trưởng phòng