Phần mềm "quản lý nề nếp - Thi đua" học sinh tự làm

SỞ GD & ĐT TỈNH KON TUM
TRƯỜNG PT DTNT HUYỆN SA THẦY
˜&™
BẢN THUYẾT TRÌNH
PHẦN MỀM "QUẢN LÝ NỀ NẾP - THI ĐUA" HỌC SINH TỰ LÀM
NHÓM GIÁO VIÊN: NGUYỄN XUÂN THẾ; NGUYỄN VĂN HỒNG THẮNG
NỘI DUNG: CÔNG TÁC NỀ NẾP - ĐOÀN - ĐỘI
Sa Thầy, 3/2020
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI – MÔ TẢ NỘI DUNG
A. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
1. Cơ sở lý luận
Bên cạnh việc trang bị kiến thức khoa học mới, tiên tiến cho học sinh làm hành trang giúp các em học sinh vững vàng bước vào đời thì việc giáo dục đạo đức, điều chỉnh những hành vi chưa phù hợp cho các em học sinh, giúp các học sinh trở thành những người có văn hóa, có đạo đức tốt, càng là việc làm cấp bách và đối mặt với nhiều thử thách nhất trong điều kiện hiện nay của nhà Trường nói riêng, của xã hội nói chung trong sự nghiệp trồng người.
Do đó, đòi hỏi các bộ phận, đoàn thể, giáo viên, cần phải phối hợp chặt chẽ trong các mặt giáo dục học sinh. Theo đó việc ghi nhận, theo dõi, tổng hợp số liệu về các học sinh vi phạm nội quy nhà trường được xem là tiền đề giúp giáo viên chủ nhiệm, các bộ phận liên quan có cái nhìn cụ thể, rõ ràng hơn, xử lý chính xác, tác động kịp thời, và điều chỉnh hợp lý những suy nghĩ, hành vi lệch lạc của học sinh.
2. Cơ sở thực tiễn
Trước đây việc ghi chép thủ công, tính toán điểm số, thi đua rất mất nhiều thời gian và không đem lại hiệu quả cao. Việc ghi chép nhiều ảnh hưởng đến công tác của học sinh cũng như giáo viên nhưng hiệu quả đem lại thì rất thấp. Trong năm học 2018 – 2019 và 2019 - 2020 phần mềm Quản lý nề nếp, học sinh vi phạm đã được ứng dụng vào công tác quản lý nề nếp, chấp hành nội quy của học sinh, phần mềm đã giúp ích rất nhiều trong công tác thống kê, đánh giá vi phạm của học sinh, xếp hạng thi đua cho các lớp, từ đó phối hợp với GVCN, GVBM có hướng giúp đỡ uốn nắn các học sinh còn vi phạm để các em có ý thức hơn, chấp hành tốt nội quy nhà Trường.
Trong quá trình ứng dụng phần mềm, bộ phận nhập liệu, quản lý đã thấy sự hiệu quả rất lớn mà chương trình mang lại, ví dụ: Quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) chặt chẽ hơn, đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu, chức năng nhập liệu vi phạm của học sinh thân thiện, tốc độ nhập liệu nhanh cho người sử dụng, chức năng xuất báo cáo theo lớp, theo ngày, theo nhóm học sinh bất kỳ,
Xuất phát từ nhu cầu đó, chúng tôi đã tiếp tục nghiên cứu, tìm hiểu và nâng cấp phần mềm Quản lý nề nếp, học sinh vi phạm với nhiều cải tiến giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu, quản lý CSDL nhất quán, giúp cho người sử dụng dễ dàng tra cứu, xuất báo cáo theo nhiều tiêu chí khác nhau.
Chương trình dựa trên ngôn ngữ lập trình Visual Basic và Access nhằm giúp quá trình phát triển ứng dụng nhanh chóng, quản lý dữ liệu thuận tiện, hiệu quả, tiết kiệm tài nguyên hệ thống.
B. MÔ TẢ NỘI DUNG
Phần mềm “Quản lý nề nếp – thi đua học sinh” cho phép nhập danh sách toàn trường, sau đó cho phép cán bộ đoàn ghi nhận các trường hợp vi phạm nội quy của học sinh, của tập thể lớp, chi đoàn. Phần mềm cũng cho phép quản lý danh mục các vi phạm tham khảo. Dữ liệu được lưu trữ bằng Access giúp cải thiện tốc độ thực hiện cũng như khả năng mở rộng linh hoạt, giúp việc nâng cấp phần mềm về sau được thuận lợi hơn so với các công nghệ lưu trữ dữ liệu khác.
Chương trình tự động thống kê vi phạm, ngày tháng vi phạm, nội dung vi phạm, xếp loại thi đua giữa các lớp, các GVCN, xếp hạng các lớp theo tuần, tháng, học kỳ và năm học, Đồng thời, chương trình cho phép xuất dữ liệu học sinh vi phạm ra dưới dạng .xls, .doc, pdf (Excel, Word) theo nhiều tiêu chí khác nhau giúp thuận tiện trong công tác lập báo cáo, in ấn.
II. CÁC GIẢI PHÁP THỰC HIỆN
1. Tiếp nhận ý kiến, nhận xét, phác họa các chức năng
Từ thực tế làm công tác nề nếp thi đua, đoàn trường từ năm 2015 và qua sự góp ý, nhận xét của đồng nghiệp trong các cuộc họp bản thân nhận thấy việc làm thủ công đem lại hiệu quả thấp, việc báo cáo, lưu trữ, tìm kiếm mất nhiều thời gian, nên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý là một việc hết sức cấp thiết.
Do đó, tôi đã phác họa chức năng kết hợp với đồng chí bên bộ môn Tin học cùng nghiên cứu để thống nhất lựa chọn xây dựng phần mềm trên nền tảng Microsoft Access vừa thân thiện, vừa dễ sử dụng, gần gũi với học sinh, đặc biệt là học sinh khối 12, các em đã được tiếp cận “Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access”
2. Tổng hợp ý kiến, xây dựng chương trình, kiểm thử
Tiến hành tổng hợp ý kiến đóng góp từ quá trình sử dụng từ đầu tháng 9/2018, và hoàn thành vào nửa đầu tháng 11/2018.
Chương trình được tiếp tục sử dụng tại Văn phòng Đoàn Trường PT DTNT Sa Thầy để kiểm tra các chức năng của chương trình. Đồng thời, tác giả cũng liên hệ với các Trường bạn để phân phối và nhờ sử dụng, đánh giá hiệu quả.
Hình 1. Giao diện chính của chương trình.
Chương trình được thiết kế gồm các chức năng chính sau:
a. Cập nhật vi phạm, thi đua của học sinh, của lớp hàng tuần
Hình 2: Giao diện cập nhật theo dõi hàng tuần
	Chương trình cho phép cập nhật theo dõi hàng tuần đối với học sinh và các lớp để tổng hợp, xếp hạng, vị thứ thi đua của các lớp. Đồng thời giúp GVCN, Ban nề nếp theo dõi sự tiến bộ, thi đua giữa các học sinh, các lớp dễ dàng, nhanh chóng.
Hình 3: Báo cáo chi tiết thi đua từng lớp
Hình 4: Báo cáo chi tiết thi đua toàn trường
b. Tìm kiếm học sinh, thống kê vi phạm của học sinh
Chức năng cho phép tìm kiếm học sinh từ CSDL theo các tiêu chí được chọn từ cửa sổ chương trình chính:
- Chương trình cho xem và thống kê vi phạm theo từng học sinh, nếu chúng ta kích chọn học sinh bất kỳ. Hoặc xem tất cả học sinh có lượt vi phạm theo lớp, thì chúng ta chọn lớp và bấm vào nút lệnh, chương trình sẽ tổng hợp tất cả học sinh theo chi tiết tổng số vi phạm các ngày, tuần, tháng, học kỳ của từng học sinh trong lớp đó.
Hình 5: Giao diện tìm kiếm, thống kê vi phạm của học sinh
Hình 6: Kết quả tìm kiếm, xuất dữ liệu vi phạm của từng học sinh 
Hình 7: Kết quả xuất dữ liệu tất cả học sinh vi phạm trong lớp theo tùy chọn
- Chương trình cho phép sử dụng tìm kiếm rất nhiều thông tin của học sinh, thực hiện thao tác cực kỳ đơn giản, nhanh chóng ngoài giao diện chính.
Hình 8: Giao diện một số chức năng tìm kiếm khác
c. Tổng hợp vị thứ, xếp hạng các lớp, GVCN trong tuần, tháng, học kỳ, cả năm
Chương cho phép tổng hợp, xếp hạng, vị thứ cho các lớp, thi đua giữa các GVCN lớp hàng tuần, tháng, học kỳ và cả năm học. Từ đó, giúp Ban nề nếp, Ban giám hiệu theo dõi sự tiến bộ trong công tác thi đua giữa các lớp, các GVCN để các sự nhắc nhở, điều chỉnh kịp thời.
Hình 9: Kết quả tổng hợp thi đua theo tuần, tháng, học kỳ, năm học
d. Quản lý danh sách học sinh
- Quản lý danh sách học sinh (lớp; toàn trường) gồm các thông tin cơ bản: Họ đệm, tên, lớp, giới tính, đoàn viên,... Chức năng này cho phép người dùng thêm mới, chỉnh sửa và xóa bỏ học sinh ra khỏi danh sách, bên cạnh đó chương trình có chức năng xuất mẫu excel và nạp danh sách hàng loạt thông qua mẫu excel đã xuất.
Hình 10. Cập nhât, chỉnh sửa thông tin học sinh.
e. Xuất báo cáo
- Dùng để xuất thông tin những học sinh vi phạm, thi đua của các lớp, GVCN theo tùy chọn tuần, tháng, học kỳ, năm học, tổng hợp, xếp hạng, vị thứ kèm lỗi vi phạm ra mẫu word, excel, pdf, để người dùng in ấn, báo cáo, phối hợp giáo dục học sinh khi cần thiết. Đồng thời tạo sự khách quan trong công tác thi đua. Các chức năng cụ thể đã được trình bày ở các mục trên.
f. Quản lý danh sách vi phạm
Giúp người dùng lập sẵn danh sách những lỗi thường gặp của học sinh, của lớp giúp tiết kiệm thời gian khi nhập liệu vi phạm, thi đua nề nếp. Tùy vào từng đơn vị, điều kiện cụ thể để cho điểm cho các lỗi vi phạm của lớp, học sinh. Còn nếu chỉ để theo dõi, đánh giá không xếp hạng, vị thứ thì người dùng để điểm trừ cho từng mục là “không” điểm. 
Trong việc quản lý vi phạm có phần điểm của GVCN lớp, đối với đơn vị có thi đua công tác chủ nhiệm lớp thì cho điểm phần này, còn nếu không có thì người dùng để phần này là “không” điểm.
Hình 11: Cập nhật danh sách lỗi vi phạm, thang điểm
*Một số chức năng nổi bật của phần mềm:
 Cấu trúc CSDL của chương trình một file duy nhất, giúp đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu.
‚ Kết hợp giao diện quản lý học sinh toàn Trường, lớp và học sinh vi phạm, thi đua nề nếp của tập thể lớp, GVCN, cho phép chuyển nhanh giữa các nội dung, giúp người dùng nhanh chóng xác định được những nội dung cần biết thông tin, truy xuất nhanh chóng, tổng hợp chi tiết, xếp hạng, vị thứ rõ ràng theo nhiều tiêu chí, thực hiện đánh giá các mảng nội dung theo tuần, tháng, học kỳ và năm học tạo thuận lợi trong các tác nề nếp, thi đua, theo dõi.
ƒ Chức năng tìm kiếm, truy xuất dữ liệu học sinh, lớp theo nhiều tiêu chí giúp người dùng nhanh chóng xác định chính xác học sinh, lớp cần thao tác, giúp tiết kiệm thời gian thao tác.
„ Cho phép xuất báo cáo nhanh những học sinh, lớp, chi đoàn, chi đội được chọn, đồng thời cho phép chọn lọc, xuất những vi phạm trong thời gian tuần, tháng, học kỳ, giúp người dùng nhanh chóng nắm bắt tình hình vi phạm trong tuần, trong tháng từ đó có kế hoạch phối hợp giáo dục học sinh hiệu quả hơn, cũng như thấy được những lỗi mà tập thể lớp vi phạm bị trừ điểm nhiều có thể điều chỉnh công tác quản lý lớp để có kết quả thi đua cao hơn. Đồng thời Ban nề nếp, Ban giám hiệu cũng sẽ có cái nhìn khách quan hơn trong công tác thi đua nề nếp các lớp và sự rèn luyện của học sinh từng khối lớp để từ đó đưa ra nhưng phương hướng, giải pháp nhằm mục đích nâng cao ý thức học tập và rèn luyện của học sinh trong nhà trường.
… Chương trình được viết trên nền Access do đó có thể bổ sung, phát triển dễ dàng, CSDL gọn nhẹ, dễ quản lý, thân thiện, đơn giản với mọi đối tượng quản lý.
4. Ứng dụng vào công tác thực tế
Chương trình sử dụng một CSDL duy nhất để lưu thông tin gồm danh sách học sinh và các lỗi vi phạm của học sinh, của tập thể lớp.
Qua thực tế thực hiện, phần mềm hoạt động hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian trong công tác quản lý học sinh vi phạm, thi đua nề nếp giữa các lớp cũng như công tác điều tra thông tin học sinh phục vụ công tác Đoàn vụ của các cán bộ Đoàn:
- Giúp dễ dàng thống kê số lượt vi phạm, tần suất vi phạm của từng học sinh, tập thể lớp, những lỗi phổ biến học sinh thường mắc phải.
- Giúp kiểm tra thông tin học sinh cung cấp nhanh chóng, chính xác giảm thiểu trường hợp học sinh cố tình cung cấp sai thông tin khi bị xử lý.
- Giúp xuất báo cáo nhanh chóng khi cần thiết, khi BGH yêu cầu
5. Hướng dẫn cán bộ VP Đoàn sử dụng chương trình
- Chương trình được cài đặt tại máy tính VP Đoàn để các cán bộ trực VP Đoàn sử dụng trong buổi trực của mình.
- Tác giả soạn hướng dẫn sử dụng chương trình lưu tại máy tính của VP Đoàn, hướng dẫn các giáo viên trực cách sử dụng để nhập danh sách học sinh vi phạm.
III. KẾT QUẢ THU ĐƯỢC
Sau khi áp dụng vào thực tế công việc, bản thân cũng như các cán bộ trực VP Đoàn đã thu được những kết quả nhất định như sau:
1. Tiết kiệm thời gian, công sức
- Trước đây dữ liệu học sinh vi phạm, thi đua nề nếp của các lớp thường được viết tay vào sổ trực hoặc nhập vào file excel để báo cáo. Do đó, nếu có trường hợp một học sinh vi phạm nhiều lần, tập thể lớp mắc nhiều lỗi thi đua trùng lặp sẽ được nhập nhiều lần, làm cho người đọc không có cái nhìn bao quát về tình hình tái vi phạm của các em học sinh, của tập thể lớp, các lỗi thường mắc phải. Nếu muốn thống kê số lỗi vi phạm của từng em, người nhập phải dò lại danh sách vi phạm từ đầu, nhưng đôi khi kết quả không mang lại như mong muốn.
- Bên cạnh đó trước đây việc làm điểm thi đua thủ công, phải tính toán nhiều, mất rất nhiều thời gian của nhiều người cùng tổng hợp, tính toán, thực hiện nhiều tiêu chí nên sai sót nhiều, cũng như không tổng quan, đầy đủ được các tiêu chí thi đua giữa các lớp. Từ đó, hiệu quả công tác quản lý thi đua nề nếp rất thấp, công tác phối hợp giáo dục mang lại hiệu quả không cao.
Hình 12. So sánh thời gian thực hiện thống kê số lượt vi phạm cho từng học sinh.
Giả sử người quản lý cần thống kê số lượng vi phạm của từng học sinh trong danh sách: Cần thời gian ít nhất 3 phút (180s) cho mỗi học sinh, vậy nếu cần thống kê số lượt vi phạm cho 10 học sinh cần khoảng 30 phút, nếu cần thống kê cho 100 học sinh vi phạm cần khoảng 300 phút (khoảng 5 giờ liên tục).
Nếu sử dụng phần mềm, với cấu hình máy tính dành cho văn phòng hiện nay (CPU Intel Pentium G5400, RAM 4GB, Windows 10) thì thời gian thống kê cho mỗi học sinh khoảng 01 giây, mỗi học sinh tốn thêm 0,01 giây. Như vậy, nếu cần thống kê cho 10 học sinh cần khoảng 1,1 giây, nếu cần thống kê cho 100 học sinh cần thời gian 02 giây.
- Sau khi sử dụng chương trình, người quản lý cũng như người xem báo cáo sẽ có cái nhìn tổng quát về tình hình vi phạm của từng em học sinh, thi đua nề nếp của các lớp (số lượt vi phạm, mức độ vi phạm tăng hoặc giảm, tần suất vi phạm thưa dần hoặc tăng dần,) Từ đó có hướng tư vấn, báo cáo chính xác hơn cho GVCN, giúp GVCN có biện pháp giáo dục phù hợp hơn.
- Khi thực hiện thủ công hoặc trên mẫu excel: Sau nhiều lần báo cáo, sẽ xuất hiện tình trạng “phân mảnh” dữ liệu, do có nhiều người nhập liệu, dẫn tới có thể xảy ra tình trạng nhập dữ liệu vào nhiều file excel, dẫn tới việc dữ liệu không thông suốt. Hoặc nếu nhập vào cùng một file nhưng do đặc thù của chương trình excel là bảng tính, không chuyên trong công tác quản lý, dẫn đến rất khó thống kê hoặc khó cung cấp cái nhìn tổng quát về tình hình vi phạm (do dữ liệu nhập vào quá dài).
Hình 13. So sánh quỹ thời gian dùng cho công tác quản lý nề nếp, học sinh vi phạm và công tác khác.
Với điều kiện thực tế, mỗi ngày học có khoảng 20 trường hợp học sinh vi phạm nội quy, thời gian để cập nhật, thống kê số liệu cho từng em học sinh (chưa kể thời gian giáo dục học sinh) để lưu vào hồ sơ tốn khoảng 10,5 phút, như vậy tổng thời gian cho việc xử lý hồ sơ trong ngày khoảng 3,5 giờ chiếm 44% quỹ thời gian trong ngày (08 giờ).
Nếu có hỗ trợ của phần mềm, mỗi lượt học sinh cần khoảng 0,9 phút để cập nhật (phần mềm tự thống kê), như vậy cần tốn khoảng 18 phút chiếm 4% quỹ thời gian trong ngày làm việc.
- Giúp kiểm tra thông tin học sinh cung cấp nhanh chóng, chính xác giảm thiểu trường hợp học sinh cố tình cung cấp sai thông tin khi bị xử lý hoặc khi cần tìm học sinh khi có người nhà liên hệ công tác. (Dùng chức năng tìm kiếm học sinh)
Hình 12. So sánh thời gian tìm kiếm học sinh vi phạm.
Thực hiện thủ công: Để tìm kiếm học sinh theo một điều kiện đơn giản, cần khoảng 60 giây; để tìm kiếm theo nhiều điều kiện (ví dụ theo lớp, theo ngày vi phạm, theo số lượt vi phạm,) cần khoảng 300 giây cho mỗi trường hợp.
Thực hiện trên phần mềm: Do thuật toán tìm kiếm là quét qua danh sách nên việc tìm kiếm đơn giản hay phức hợp đều diễn ra rất nhanh (trung bình khoảng 1 giây)
2. Giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu
Do dữ liệu được chương trình quản lý, lưu trữ trên nền tảng Access nên người quản lý dễ dàng sao lưu dữ liệu lên email, Google drive hoặc thiết bị lưu trữ riêng, dễ dàng khôi phục khi cần thiết. Chương trình cũng có thể cập nhật dữ liệu tự động bằng phương pháp áp dụng Dropbox trực tuyến nên có thể làm việc ngoài giờ bằng máy tính cá nhân. So với sử dụng CSDL Excel, người dùng phải tự quản lý từng phiên làm việc, đôi khi xảy ra những thay đổi ngoài ý muốn (do nhiều người dùng chung máy tính). Chương trình Quản lý nề nếp thi đua, học sinh vi phạm sẽ sớm được bổ sung chức năng phân quyền người dùng, từ đó hạn chế đáng kể những thay đổi dữ liệu chương trình do sử dụng máy tính công.
3. Tổng hợp báo cáo nhanh chóng
- Hàng tuần, cán bộ trực VP. Đoàn sử dụng chức năng Báo cáo của phần mềm để kết xuất nội dung học sinh vi phạm theo lớp, theo thời gian vi phạm, theo số lượt, kịp thời gởi về cho GVCN và BGH nhà Trường, giúp GVCN và BGH nhà Trường có hướng xử lý kịp thời, phù hợp trong công tác giáo dục học sinh.
IV. KHẢ NĂNG NHÂN RỘNG
Chương trình hoàn toàn có khả năng nhân rộng vào tất cả các trường học phổ thông, và cả giáo viên chủ nhiệm lớp. Từ tiểu học, đến cấp THPT đều có thể ứng dụng chương trình để quản lý nề nếp – thi đua học sinh trong nhà trường, giúp tiết kiệm thời gian, công sức của người quản lý nề nếp, giúp BGH, GVCN có cái nhìn trực quan, tổng thể về tình hình vi phạm của học sinh toàn trường, từng lớp hoặc từng cá nhân học sinh, từ đó có hướng giáo dục, điều chỉnh hành vi các em phù hợp hơn.
Ở các phiên bản sau, chương trình sẽ được bổ sung chức năng phân quyền người dùng, mã hóa dữ liệu, nhập liệu qua mạng nội bộ, kiểm tra toàn vẹn dữ liệu, nhằm tăng cường tính năng bảo mật và thân thiện với người dùng.
V. KẾT LUẬN – ĐỀ XUẤT
1. Kết luận
Với chương trình Quản lý nề nếp – thi đua học sinh, chúng tôi đã học được nhiều kiến thức và kỹ năng làm việc với ngôn ngữ lập trình, đồng thời ứng dụng vào việc quản lý nề nếp – thi đua học sinh các lớp, các GVCN, giúp tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện nghiên cứu cũng như hoàn thành nhiều công việc hơn. Tuy nhiên, để hoàn thiện và phát triển hơn nữa về tính năng, hiệu quả công việc kính mong quý thầy cô đóng góp ý kiến để chương trình được hoàn thiện hơn.
2. Đề xuất
Nhà trường tạo điều kiện thuận lợi để giáo viên chủ nhiệm sử dụng chương trình “Quản lý nề nếp – thi đua học sinh” để có cái nhìn tổng quát hơn trong việc theo dõi, đôn đốc học sinh của lớp, từ đó góp ý cũng như bổ sung ý tưởng để chương trình ngày càng hoàn thiện, hỗ trợ thiết thực hơn trong công tác “dạy người” của Nhà trường nói riêng và ngành giáo dục.
Sa Thầy, ngày 24 tháng 2 năm 2020
Nhóm thực hiện
 Nguyễn Xuân Thế - Nguyễn Văn Hồng Thắng