Đề tài Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Trường THPT Lê Hồng Phong

hi trên văn bản của hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của 
các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó. 
 Ví dụ: Văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, trường tiểu học 
đóng trên xã Tam Hiệp (huyện Châu Thành, tỉnh Tiền Giang): Tam Hiệp 
 + Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang 
thuộc phạm vi quản lý của Bộ công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo 
quy định của pháp luật và quy định của thể của Bộ công an, bộ Quốc phòng. 
 + Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban 
hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ: các số ghi 
ngày, tháng, năm dùng chữ Ả rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và 
tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước. Không dùng dấu (/), dấu (-), dấu (.) thay 
cho chữ tháng, năm. 
 Ví dụ: Bình Phước, ngày 05 tháng 01 năm 2015. 
 Phường 4, ngày 28 tháng 10 năm 2014 
 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng 
một dòng với số, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu 
chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa, sau địa danh có dấu 
phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt cạnh giữa dưới Quốc hiệu. 
 - Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản. 
 Trừ công văn, tất cả các văn bản đều có tên loại. tên loại văn bản là tên từng 
loại văn bản do cơ quan ban hành. Tên văn bản nói lên tính chất và tầm quan 
trọng của văn bản. 
 Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh 
khái quát nội dung chủ yếu của văn bản, giúp người đọc, người giải quyết văn 
bản xác định nhanh chóng nội dung chủ yếu của văn bản, tạo thuận lợi cho 
 Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong 
 Trang: 25 
giải quyết công việc, đăng ký và tra tìm văn bản. Trích yếu là chủ đề của nội 
dung văn bản. 
 Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được đặt 
canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ 
đứng, đậm. 
 Trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, 
bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. bên dưới trích yếu có 
đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ trên, 
đặt cân đối so với dòng chữ. 
 Trích yếu nội dung công văn được trình bày canh giữa dưới số và ký hiệu 
văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 
12 đến 13, kiểu chữ đứng. Trích yếu nội dung công văn thường sau chữ “V/v” 
(về việc). 
 - Nội dung văn bản. 
 Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó các quy 
định được đặt ra; các vấn đề sự việc được trình bày. 
 Phần nội dung (văn bản) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều 
cả hai lề), kiểu chữ đứng, cỡ chữ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản 
phải dùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 
1cm đến 1,27cm; khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tốt thiểu là 6pt; khoảng 
cách giữa các dòng hay cách dòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn hoặc từ 
15pt trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng. 
 Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn 
cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng 
kết thúc bằng dấu “phẩy’. 
 Ví dụ: Căn cứ Ngh định số 29/2012/NĐ-CP ngày 12 tháng 4 năm 2012; 
 - Thẩm quyền ký văn bản. 
 + Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM” vào trước tên 
tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chứ. 
 + Trường hợp cấp phó ký thay người đứng đầu cơ quan thì phải ghi chữ 
“KT” vào trước chức vụ người đứng dầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ 
trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng. 
 + Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL” vào trước chức vụ 
của người đứng đầu cơ quan. 
 + Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắ “TUQ” vào trước 
chức vụ của người đứng đầu cơ quan. 
 Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, 
học vị và các danh hiệu danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch; văn bản của 
 Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong 
 Trang: 26 
các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được 
ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm. 
 Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 
đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. 
 Họ tên của người ký văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 
đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt cạnh so với quyền hạn, chức vụ của người 
ký. 
 Chữ ký của người ký văn bản được trình bày tại khoảng giữa giữa quyền 
hạn, chức vụ và họ tên của người ký văn bản. 
 - Dấu của cơ quan. 
 Dấu của cơ quan là dấu hiệu thể hiện tư cách pháp nhân của cơ quan trong 
giao dịch với các cơ quan khác và trước pháp luật. 
 Dấu của cơ quan xác nhận tính hợp pháp của văn bản và chữ ký trên văn bản 
(thể hiện giá trị pháp lý của văn bản). 
 Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều vả dùng đúng mực dấu quy 
định. Dấu đóng phải trùm lên khoảng 2/3 chữ ký về phía bên trái. 
 Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành 
được thực hiện theo quy định của Nhà nước. 
 - Nơi nhận văn bản. 
 Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản 
và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để kiểm tra, giám sát; để báo 
cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu. 
 Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. căn cứ quy định của pháp 
luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và quan hệ công 
tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị, cá nhân soạn thảo hoặc chủ 
trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá 
nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định. 
 Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ 
quan tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc 
một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung. 
 + Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: 
 Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức 
hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc. 
 Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là 
tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản. 
 Ví dụ: 
 Kính gửi: 
 Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong 
 Trang: 27 
 - Phòng giáo dục trung học; 
 - Các trường trung học phổ thông. 
 Nơi nhận: 
 - Như trên; 
 - ; 
 - Lưu: VT. 
 Trên đây là một số nội dung cơ bản của nghiệp vụ công tác văn thư mà cán 
bộ văn thư cần nắm vững. 
 Giải pháp 4: Đưa nội dung kiểm tra chuyên đề “ Công tác văn thư, thiết 
lập và bảo quản, lưu trữ hồ sơ, sổ sách” vào kế hoạch kiểm tra nội bộ nhà 
trường hàng năm, nhằm phát hiện, chấn chỉnh kịp thời các sai sót trong 
quá trình thực hiện nhiệm vụ. 
 4.1/Đầu năm học Hiệu trưởng nhà trường có kế hoạch kiểm tra thông báo 
cho cán bộ văn thư biết để cán bộ văn thư chủ động chuẩn bị các nội dung để 
kiểm tra nhằm mục đích đánh giá những mặt đạt được và chưa đạt của văn 
thư trong nhà trường. Muốn đạt được kết quả tốt, cán bộ văn thư phải xây 
dựng được kế hoạch công tác văn thư của mình trong một năm học có phê 
duyệt của lãnh đạo nhà trường làm căn cứ thực hiện. 
 Sau đây là đề cương tóm tắt một số ý chính để cán bộ văn thư xây dựng kế 
hoạch công tác văn thư của mình trong năm học: 
 I. Mục đích, yêu cầu. 
 Nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu 
trữ đồng thời thống nhất quản lý công tác văn thư phù hợp với các yêu cầu 
của ngành giáo dục và của nhà trường; đưa hoạt động văn thư, lưu trữ đi vào 
nề nếp; tài liệu được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn 
nhiệm vụ công tác của cơ quan, đơn vị cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng 
hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức và cá nhân. 
 II. Nội dung triển khai thực hiện. 
1. Công tác quản lý văn thư, lưu trữ. 
 a/ Công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. 
 Tăng cường phổ biến, tuyên truyền sâu rộng Luật Lưu trữ; Nghị định số 
01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành 
một số điều của Luật Lưu trữ; các quy định của pháp luật hiện hành và các 
văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán 
bộ, công chức, viên chức trong nhà trường. 
 b/ Hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ. 
 Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong 
 Trang: 28 
 Căn cứ vào Luật Lưu trữ, các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chỉ 
đạo của Bộ Nội vụ, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và lưu trữ 
Nhà nước và văn bản chỉ đạo của tỉnh, của ngành về lĩnh vực công tác văn 
thư, lưu trữ cán bộ văn thư xây dựng các nội dung đồng thời hướng dẫn cho 
cán bộ, công chức, viên chức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ trong nhà 
trường. Ví dụ: 
 - Danh mục hồ sơ của các cơ quan, đơn vị. 
 - Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu (căn cứ hướng dẫn tại Thông tư số 
13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ). 
 - Hướng dẫn công chức, viên chức trong nhà trường lập hồ sơ hiện hành và 
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan. 
 - Xây dựng nội quy kho lưu trữ cơ quan và Quy định về tổ chức, sử dụng tài 
liệu. 
 - Tổ chức thực hiện tốt các quy trình nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ 
theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn 
bản, lập hồ sơ và lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 
 - Triển khai và thực hiện nghiêm túc các khâu nghiệp vụ về công tác Lưu trữ 
theo quy định của Luật lưu trữ và các văn bản dưới Luật. 
 - Rà soạt hồ sơ, tài liệu đủ điều kiện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và thực hiện 
thủ tục thụ, nộp theo đúng quy định; 
 - Tổ chức phổ biến, triển khai các văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ; 
đầu tư, cải tạo, nâng cấp hệ thống kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị bảo vệ 
tài liệu; chỉnh lý tồn đọng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong công 
tác văn thư, lưu trữ. 
III. Tổ chức thực hiện. 
 - Cán bộ, công chức, viên chức trong trường thực hiện đúng các nội dung 
trong kế hoạch. Các tổ chức đoàn thể, tổ, nhóm trưởng chuyên môn tổ chức 
triển khai cho giáo viên được biết thông qua các buổi sinh hoạt tổ chuyên 
môn 
 - Cán bộ văn thư tham gia đẩy đủ các lớp tập huấn do cấp trên tổ chức nhằm 
nâng cao chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu công việc được giao. 
 - Tham mưu với lãnh đạo nhà trường bổ sung cơ sở vật chất phục vụ cho 
công tác văn thư lưu trữ. 
 4.2/ Ngoài ra nhà trường có kế hoạch kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu 
trữ hàng năm hoặc hai đến ba năm một lần; nhằm đánh giá thực trạng việc 
triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác văn 
thư, lưu trữ tại nhà trường. Qua việc kiểm tra đánh giá ưu điểm, tồn tại của 
 Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong 
 Trang: 29 
cán bộ văn thư trong việc thực hiện công việc được giao đồng thời phục vụ 
cho việc kiểm tra, giám sát của cấp trên. 
 Sau đây là một số nội dung chính trong kế hoạch kiểm tra, giám sát văn thư, 
lưu trữ trong nhà trường: 
 a/ Công tác văn thư. 
 - Việc triển khai, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn 
bản khác của Nhà nước quy định về công tác văn thư, lưu trữ. 
 - Việc xây dựng quy chế về công tác văn thư, lưu trữ. 
 - Công tác soạn thảo và ban hành văn bản: các quy trình nghiệp vụ soạn thảo, 
ban hành văn bản đúng thể thức, thẩm quyền và kỹ thuật trình bày theo quy 
định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ. 
 - Tổ chức tiếp nhận và xử lý, quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ 
công việc, thực hiện nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo hướng 
dẫn tại thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ. 
 - Việc ứng dụng công nghệ thông tin, mở các loại sổ đăng ký theo quy định. 
 - Công tác quản lý và sử dụng con dấu. 
 - Công tác quản lý tài liệu mật. 
b/ Công tác lưu trữ. 
 - Việc thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng, kế hoạch thu thập hồ sơ tài liệu đã 
chỉnh lý nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định. 
 - Các trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ. 
 - Tổ chức khai thác, sử dụng, công bố, sưu tầm tài liệu lưu trữ. 
 - Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ lưu trữ. 
 - Mua sắm các trang thiết bị bảo quản tài liệu. 
 - Thực hiện các chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo quy định. 
c/ Thời gian kiểm tra. (đưa ra thời gian cụ thể phù hợp với điều kiện nhà 
trường). 
d/ Thành phần đoàn kiểm tra. (do lãnh đạo nhà trường thành lập đoàn kiểm 
tra). 
VII. Đánh giá kết quả của đề tài. 
1. Kết quả đạt được. 
 - Từ những giải pháp nêu trên trong năm học qua công tác văn thư tại trường 
THPT Lê Hồng Phong có những chuyển biến theo chiều hướng tích cực; các 
công việc đã đi vào nề nếp và thực hiện tốt hơn giúp cho công tác quản lý của 
 Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong 
 Trang: 30 
nhà trường đạt hiệu quả cao, thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ năm học ngành 
giáo dục đã đề ra. 
 - Cán bộ văn thư nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ và hiểu rõ trách nhiệm 
của mình, tích cực hơn trong công việc. Quy trình tiếp nhận, xử lý và ban 
hành văn bản được thống nhất chặt chẽ tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm hồ sơ, 
văn bản, tra cứu tài liệu. 
 - Trong công việc hàng ngày cán bộ văn thư hình thành được thói quen ngăn 
nắp, tỉ mỉ trong công việc, xử lý công việc trôi chảy không còn bỡ ngỡ, lúng 
túng 
 - Hầu hết cán bộ giáo viên, công nhân viên trong trường nắm được thể thức 
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV 
của Bộ Nội vụ. 
 - Sự phối hợp của các tổ chuyên môn, các bộ phận có liên quan đã giúp công 
tác văn thư thực hiện tốt nhiệm vụ và đạt hiệu quả cao. 
 - Luôn có mối quan hệ chặt chẽ giữa cán bộ văn thư và thủ trưởng đơn vị 
trong việc tổ chức, tiếp nhận, giải quyết công văn đến. Đồng thời thủ trưởng 
cơ quan thường xuyên theo dõi, kiểm tra, nhắc nhở nhân viên văn thư giải 
quyết nhanh chóng, kịp thời, chính xác những công việc hàng ngày. 
 - Cơ sở vật chất cho công tác văn thư được bổ sung kịp thời đáp ứng yêu cầu 
về hiện đại hóa công tác văn thư như: Máy tính, máy in, tủ, kệ và các thiết bị 
khác. 
 - Việc bảo quản và sử dụng con dấu đúng theo quy định của pháp luật; con 
dấu luôn được giữ cẩn thận, chỉ có cán bộ văn thư phụ trách con dấu mới 
được đóng dấu. 
2. Bài học kinh nghiệm. 
 Qua những kết quả đạt được và một số những hạn chế trong công tác văn thư 
tại đơn vị rút ra được những bài học kinh nghiệm như sau: 
 - Cần phải thống nhất quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản. 
 - Sổ lưu công văn phải được ghi chép một cách khoa học, trong đó có một 
quyển lưu công văn ngành, một quyển lưu công văn Đảng. Trong từng quyển 
sổ lưu của từng cấp có phân định rõ từng loại văn bản cho phù hợp ví dụ như 
công văn ngành thì có mục công văn về “Thông báo” riêng, công văn về “kế 
hoạch” riêng. Như thế sẽ có từng đề mục riêng biệt để vào sổ tạo điều kiện 
thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm công văn khi cần thiết. 
 - Tất cả các công văn đi, công văn đến đều phải lưu vào sổ lưu để tiện theo 
dõi công việc và tra tìm tài liệu sau này khi cần thiết. 
 Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong 
 Trang: 31 
 - Lãnh đạo nhà trường thường xuyên theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở cán bộ văn 
thư thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, đảm bảo giờ giấc làm việc 
hàng ngày tránh tình trạng đi trễ về sớm. 
 - Văn bản gửi đến cơ quan phải do bộ phận văn thư xem xét và bóc bì chuyển 
tới hiệu trưởng để xử lý, những người không có trách nhiệm thì không được 
xem công văn từ cơ quan khác gửi đến. Đôi khi công văn gửi đến cơ quan mà 
không thông qua bộ phận văn thư gây khó khăn cho công tác lưu trữ và tra 
cứu khi cần thiết. 
3. Kết luận. 
 Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng và thiết thực; bảo đảm việc cung 
cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc tổ chức, quản lý và điều hành 
trong nhà trường; là phương tiện giúp nhà trường thực hiện nhiệm vụ giáo dục 
và đào tạo theo đúng quan điểm, đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng 
và pháp luật của Nhà nước; giúp giải quyết mọi công việc của nhà trường 
nhanh chóng, chính xác, có hiệu quả, đồng thời đảm bảo cho việc quản lý văn 
bản, sổ sách chặt chẽ. 
 Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo điều kiện cho các cơ quan, tổ chức rút ngắn 
thời gian ban hành quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của 
tổ chức và công dân. Nhờ có các giải pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, 
chính xác nên thời gian qua công tác văn thư của nhà trường đã đảm bảo thực 
hiện đầy đủ được các nguồn thông tin đi, đến một cách chính xác, kịp thời 
giúp cho công tác quản lý của nhà trường đạt hiệu quả cao. 
 Đề tài cũng cho thấy làm tốt công tác quản lý văn thư là chỉ đạo, tổ chức 
thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về công tác văn thư. Nhiệm vụ 
này phải trở thành nhiệm vụ thường xuyên của tất cả các thành viên trong nhà 
trường cùng phối hợp thực hiện. 
 Đây mới chỉ là những giải pháp về công tác văn thư mà tôi đã tham mưu với 
lãnh đạo nhà trường trong năm học qua vì vậy nó sẽ có những thiếu sót nhất 
định (như trong phần chuyên môn nghiệp vụ của công tác văn thư), hoặc 
những nội dung công việc mà nó chỉ phù hợp tại trường tôi mà không phù hợp 
với trường khác vì nhiều yếu tố như: công tác tham mưu của cán bộ văn thư 
với lãnh đạo nhà trường; quan điểm của thủ trưởng cơ quan; điều kiện cơ sở 
vật chất của từng trường . 
 VIII. Đề xuất. 
 - Để người làm công tác văn thư an tâm công tác, các cấp lãnh đạo cần có chế 
độ đãi ngộ hợp lý hơn. 
 - Các cấp cần quan tâm đầu tư về cơ sở vất chất, phòng làm việc nhằm phục 
vụ tốt cho công tác văn thư nhiều hơn nữa và tạo phương tiện đủ cơ sở vật 
chất phục vụ cho công tác lưu trữ các loại hồ sơ của nhà trường ngày một tốt 
hơn. 
 Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong 
 Trang: 32 
 - Cần cung cấp thêm trang thiết bị phù hợp với sự tiến bộ của khoa học trong 
giai đoạn hiện nay. 
 - Thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ 
cán bộ, viên chức làm công tác văn thư. 
 - Đối với nhà trường; có quy định rõ về trách nhiệm phối hợp của cán bộ, 
viên chức nhà trường về công tác thiết lập hồ sơ, bảo quản và lưu trữ tài liệu 
trong Điều lệ nhà trường. 
 Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong 
 Trang: 33 
 IX. Tài liệu tham khảo. 
 1. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 về quản lý và sử dụng con 
dấu. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phú về công 
tác văn thư quy định bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; 
quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các 
cơ quan tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu. 
 Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009 của Chính phủ 
sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 
08 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu. 
 2. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ 
sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác 
văn thư. 
 3. Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 15 tháng 11 năm 2013 của Thủ tướng Chính 
phủ về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động cơ quan nhà 
nước. 
 4. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ 
về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. 
 5. Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ nội vụ 
về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 
cơ quan. 
 6. thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội vụ 
về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ 
chức. 
 Biên hòa, ngày 15 tháng 05 năm 2015 
 Người thực hiện 
 Lê Thanh Hà