Biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư - Lưu trữ ở các trường THPT

nhưng rất cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu. Các luận cứ phải lựa chọn điển hình từ các tài liệu có độ tin cậy cao, khi cần phải xác minh để đảm bảo sự kiện và số liệu chính xác. Nêu rõ các thuận lợi, các khó khăn trong việc thực thi các phương án, tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện... 
- Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra niềm tin cho cấp phê duyệt. Tờ trình phải đính kèm các phụ lục để minh hoạ thêm cho các phương án được đề xuất kiến nghị trong tờ trình. 
3.2. Biện pháp lưu trữ văn bản và tìm kiếm một văn bản đã lưu trữ nhanh chóng nhất.
- Hiện nay hầu hết các trường học, cơ quan đã thực hiện công tác lưu trữ một cách khoa học, ngăn nắp đúng các văn bản chỉ đạo của cấp trên. 
- Nhưng với phương pháp lưu trữ truyền thống và thủ công bằng giấy, với số lượng rất lớn văn bản như hiện nay thì tìm kiếm lại một văn bản đã lưu trữ phải tốn nhiều công sức và thời gian (dò tìm trong sổ văn bản đến, đi để tìm số văn bản đến, đi, sau đó phải lựa chọn hộp hồ sơ lưu văn bản đến, đi). 
- Do đặc thù hiện nay, hầu như tất cả các văn bản điều hành, chỉ đạo của cấp trên, nhất là Sở GD&ĐT tỉnh Trà Vinh đều được gửi qua hộp thư điện tử có đính kèm tập tin (file) văn bản dạng PDF, muốn quản lý, lưu trữ văn bản sao cho dễ tìm kiếm và thật nhanh chóng ta có thể dùng phần mềm quản lý văn bản do một số công ty thiết kế tiện ích trong việc quản lý văn bản đi và văn bản đến.
- Công văn đến: Những năm gần đây với sự phát triển của công nghệ thông tin các đơn vị trao đổi văn bản qua mail đây là phương tiện vừa nhanh và dễ lưu trữ. Vì vậy hàng ngày văn thư vào hộp thư lấy văn bản về đưa vào thư mục văn bản đến đã tạo theo từng năm, tháng để lưu trữ sau đó in ra vào sổ theo dõi văn bản đến và trình Hiệu trưởng phê chuyển cho các bộ phận, đồng thời thư mục này được chia sẻ rộng để khi chuyển văn bản cho các bộ phận có thể vào thư mục này và lấy văn bản về thực hiện công việc. Đây là phương pháp lưu trữ văn bản đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh, tiếp kiệm được giấy cho đơn vị. Ví dụ: D:/ Cong van den 2015/ Tháng 1 - Tạo tệp tin (file) bằng phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word có nội dung giống như sổ văn bản đến.
3.3. Biện pháp quản lý hồ sơ học sinh 
- Hồ sơ học sinh do văn thư nhà trường chịu trách nhiệm quản lý dưới sự chỉ đạo của Hiệu trưởng, hồ sơ gồm có: Học bạ THPT đang học, học bạ tốt nghiệp, học bạ nghỉ học; Sổ đăng bộ; Sổ điểm lớn; Văn bằng chứng chỉ  
- Học bạ học sinh đang học được xếp theo từng lớp cuối năm học giao cho giáo viên chủ nhiệm để ghi kết quả học tập của học sinh, giáo viên chủ nhiệm hoàn thành xong nộp lại về cho văn thư để trình Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng ký duyệt kết quả cuối năm trong học bạ của học sinh đúng thời gian quy định sau đó lưu trữ cẩn thận trong tủ ở văn phòng của văn thư. Học bạ nghỉ học đã lâu được nhập vào máy theo từng năm học và in ra đóng tập lại để tiện cho việc tra cứu hồ sơ khi học sinh, phụ huynh đến xin rút hồ sơ. Học bạ đã tốt nghiệp học sinh chưa rút về còn lại cũng được để theo thứ tự theo từng năm học. 
- Sổ đăng bộ: Hàng năm học sinh đầu cấp trúng tuyển vào học lớp 10 và chuyển đến đều được văn thư cập nhật kịp thời và ghi đầy đủ các thông tin trong sổ theo mẫu quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, cuối năm học trình Hiệu trưởng ký duyệt. 
- Văn bằng chứng chỉ của học sinh tốt nghiệp THPT: Sau khi nhận bằng tốt nghiệp ở Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Trà Vinh về văn thư có trách nhiệm vào sổ từng học sinh theo từng số hiệu bằng đúng quy định. Khi cấp trả bằng học sinh đến nhận phải có giấy tờ như CMND hoặc Hộ khẩu, thẻ dự thi hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời ghi lại để tiện cho việc theo dõi người nhận bằng và phải ký nhận ghi rõ họ tên đầy đủ. Nhờ có sự sắp xếp ngăn nắp, khoa học đã giúp cho việc theo dõi và quản lý hồ sơ học sinh được dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả. 
3.4. Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm
- Vận dụng kiến thức chuyên môn và công việc thực tiễn về công tác văn thư - lưu trữ, trên cơ sở vận dụng các biện pháp trên của đề tài đã góp phần đưa công tác văn thư - lưu trữ của trường đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường. Nâng cao tinh thần đoàn kết, trách nhiệm trong tất cả các thành viên của tổ Văn phòng, thống nhất phối hợp và hỗ trợ tốt cho công tác tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn trong công tác soạn thảo văn bản cũng như điều hành, chỉ đạo chuyên môn nghiệp vụ.
- Sau khi triển khai áp dụng cho tất cả các thành viên trong tổ văn phòng đến nay hầu hết các bộ phận chuyên trách: Văn thư, Kế toán, Thư viện, Thiết bị, y tế đều có khả năng tự soạn thảo văn bản theo lĩnh vực chuyên môn mình phụ trách để trình Ban giám hiệu ký duyệt; Biết sắp xếp hồ sơ sổ sách, lưu trữ văn bản đi đến một cách khoa học đúng quy định. 
- Biết ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc, cập nhật thông tin, văn bản điều hành, chỉ đạo chuyên môn nghiệp vụ mới nhất kịp thời. 
- Kết quả cho thấy mọi hoạt động nhà trường đều thông suốt, đảm bảo thông tin tốt các chủ trương, đường lối của Đảng; chính sách, Pháp luật của Nhà nước; sự quản lý, điều hành, chỉ đạo của cấp trên. 
- Công tác quản lý, chỉ đạo chuyên môn tài chính, cơ sở vật chất và các hoạt động ngoại khóa khác của Ban giám hiệu có đủ cơ sở pháp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ; công tác báo cáo, thống kê của nhà trường được thực hiện đầy đủ, kịp thời, chính xác đáp ứng tốt theo yêu cầu của cấp trên. 
- Đặc biệt thành tích của nhân viên văn phòng nói chung và nhân viên văn thư - lưu trữ nói riêng đã góp phần lớn vào thành tích chung của nhà trường đạt được trong những năm qua: Trường được tặng bằng khen của UBND tỉnh Trà vinh đạt danh hiệu tập thể lao động tiên tiến năm học 2014 - 2015.
3.5. Một số biểu mẫu văn bản thường soạn thảo
 SỞ GD&ĐT TRÀ VINH
 TRƯỜNG THPT ĐÔN CHÂU
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: /QĐ-THPT.ĐC
Trà Vinh, ngày tháng năm 20..
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ......................... (1) .............................
Thẩm quyền ban hành (2)
	Căn cứ ................................................ (3) ......................................................;
	........................................................................................................................;
	Theo đề nghị của ..................................................................................,
QUYẾT ĐỊNH:
	Điều 1. ................................................ (4) ......................................................
...............................................................................................
	Điều 2. ............................................................................................................
.......................................................................................................................
	Điều ... ...........................................................................................................
...................................................................................................................../.
Nơi nhận:
- ...............;
- ................;
- Lưu: VT.
 CHỨC VỤ (5)
(Chữ ký, dấu)
Ghi chú
(1) Trích yếu nội dung quyết định.
(2) Chức vụ của người đứng đầu cơ quan. 
(3) Các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định.
(4) Nội dung của quyết định.
(5) Quyền hạn, chức vụ của người đứng đầu cơ quan. 
 SỞ GD&ĐT TRÀ VINH
 TRƯỜNG THPT ĐÔN CHÂU
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: /TT-THPT.ĐC
Trà Vinh, ngày tháng năm 20..
TỜ TRÌNH 
............................ (1) .............................
Kính gửi:(2)
	................................................ (3) ...................................................................
.............................................................................................................................
..........................................................................................................
	.....................................................................................................................
..........................................................................................................
	.....................................................................................................................
.............................................................................................................................
................................................................................................./.
Nơi nhận:
- ...............;
- ................;
- Lưu: VT.
 CHỨC VỤ (4)
 (Chữ ký, dấu)
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung tờ trình.
(2) Tên Cơ quan cấp trên.
(3) Nội dung tờ trình.
(4) Quyền hạn, chức vụ của người đứng đầu cơ quan. 
 SỞ GD&ĐT TRÀ VINH
 TRƯỜNG THPT ĐÔN CHÂU
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: /BC-THPT.ĐC
Trà Vinh, ngày tháng năm 20..
BÁO CÁO
............................ (1) .............................
Kính gửi:(2)
	................................................ (3) ...................................................................
.............................................................................................................................
..........................................................................................................
	.....................................................................................................................
..........................................................................................................
	.....................................................................................................................
.............................................................................................................................
................................................................................................./.
Nơi nhận:
- ...............;
- ................;
- Lưu: VT.
 CHỨC VỤ (4)
 (Chữ ký, dấu)
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung báo cáo;
(2) Nơi phải gửi báo cáo;
(3) Nội dung báo cáo;
(4) Quyền hạn, chức vụ của người đứng đầu cơ quan. 
 SỞ GD&ĐT TRÀ VINH
 TRƯỜNG THPT ĐÔN CHÂU
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: CV-THPT.ĐC
Trà Vinh, ngày tháng năm 20..
(1)
Kính gửi:(2)
	................................................ (3) ...................................................................
.............................................................................................................................
..........................................................................................................
	.....................................................................................................................
..........................................................................................................
	.....................................................................................................................
.............................................................................................................................
................................................................................................./.
Nơi nhận:
- ...............;
- ................;
- Lưu: VT.
 CHỨC VỤ (4)
 (Chữ ký, dấu)
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung công văn;
(2) Nơi phải gửi công văn;
(3) Nội dung công văn;
(4) Quyền hạn, chức vụ của người đứng đầu cơ quan. 
 SỞ GD&ĐT TRÀ VINH
 TRƯỜNG THPT ĐÔN CHÂU
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: /BB-THPT.ĐC
Trà Vinh, ngày tháng năm 20..
BIÊN BẢN
............................ (1) .............................
................................................................(2)
..........................................................................................................(3).
	.........................................................................................................................
..........................................................................................................
	.........................................................................................................................
.................................................................................................................................
................................................................................................./.
 CHỨC VỤ (4)
 (Chữ ký, dấu)
Ghi biên bản (5)
 (Ký ghi rỏ họ tên)
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung biên bản;
(2) Thành phần tham dự;
(3) Nội dung biên bản;
(4) Quyền hạn, chức vụ của người đứng đầu cơ quan. 
(5) Người ghi biên bản.
MẪU SỔ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
TRANG BÌA
Trang bìa của sổ đăng ký văn bản đến được trình bày trên khổ giấy A3 kích thước 420mm x 297mm, nội dung như sau:
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRÀ VINH
TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG ĐÔN CHÂU
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 2015
 Từ ngày: 01/01/2008 đến 31/12/2008
 Từ số: 01 đến số..(*)
Quyển số: 01
(*): là số đăng ký văn bản đến cơ quan đơn vị cuối cùng trong năm 2015.
	 Trường Trung học Phổ thông Đôn Châu là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Trà Vinh, hàng năm số lượng văn bản đến của đơn vị không nhiều, dưới 2000 văn bản vì vậy theo lý thuyết đơn vị sẽ lập 02 quyển sổ văn bản đến là: 
+ Sổ đăng ký văn bản đến: đăng ký tất cả văn bản;
	+ Sổ đăng ký văn bản mật đến.
TRANG THỐNG KÊ VĂN BẢN ĐẾN
Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên khổ giấy A3, kích thước 420mm x 297mm, bao gồm 09 cột:
Ngày đến
Số đến
Tác giả
Số và ký hiệu
Ngày tháng
Tên loại và trích yếu nội dung
Đơn vị hoặc người nhận
Ký nhận
Ghi chú
1
2
3
4
5
6
7
8
9
03/09/2015
71
Sở GD&ĐT TV
664/SGDĐT
01/09/2015
Công văn về việc thực hiện Nghị Định số 49/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ và NĐ số 74/2013/NĐ-CP ngày 15 tháng 7 năm 2013; Quyết định số 12/2013/QĐ – TTg ngày 24 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ
Văn thư
Văn thư
02/10/2015
20
Sở GD&ĐT TV
91/KH-SGDĐT
30/9/2015
Kế hoạch thực hiện luật phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, lãnh phí năm học 2015-2016 của ngành Giáo dục và Đào tạo Trà Vinh
Văn thư
Văn thư
03/10/2015
26
Sở GD&ĐT TV
756/QĐ-SGDĐT
30/9/2015
Quyết định về việc dự toán ngân sách để tiết kiệm 10 dự toán của 8 tháng cuối năm 2015 đối với các đơn vị trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạoTrà Vinh.
Văn thư
Văn thư
09/9/2015
08
Sở GD&ĐT TV
142/TM.SGDĐT
07/9/2015
Thư mời dự hội nghị chuyên môn năm học 2014-2016
Văn thư
Văn thư
MẪU SỔ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
TRANG BÌA
Trang bìa của sổ đăng ký văn bản đi được trình bày trên khổ giấy A3 kích thước 420mm x 297mm, nội dung như sau:
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRÀ VINH
TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG ĐÔN CHÂU
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm: 2015
 Từ ngày: 01/01/2008 đến 31/12/2008
 Từ số: 01 đến số..(*)
Quyển số: 01
(*): là số văn bản do cơ quan đơn vị phát hành cuối cùng trong năm 2008.
Trường Trung học Phổ thông Đôn Châu là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Trà Vinh, hàng năm số lượng văn bản đến của đơn vị không nhiều, dưới 1000 văn bản vì vậy theo lý thuyết đơn vị sẽ lập 02 quyển sổ văn bản đi là: 
+ Sổ đăng ký văn bản đi loại thường ;
	+ Sổ đăng ký văn bản mật đi.
TRANG THỐNG KÊ VĂN BẢN ĐI
Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên khổ giấy A3, kích thước 420mm x 297mm, bao gồm 08 cột:
Số, ký hiệu văn bản
Ngày tháng văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Người ký
Nơi nhận văn bản
Đơn vị hoặc người nhận
Số lượng bản
Ghi chú
1
2
3
4
5
6
7
8
25/KH-THPT.ĐC
28/10/2015
Kế hoạch tổ chức hội khỏe phù đổng cấp trường lần thứ II năm học 2015-2016
Hiệu trưởng
TTCM
TTCM
02
02/CV-THPT.ĐC
16/10/2015
Công văn đóng góp mức thu học phí năm học 2015-2015
P. Hiệu trưởng
Sở GD&ĐT Trà Vinh
Văn phòng sở
02
03/TT-THPT.ĐC
03/9/2015
Tờ trình về việc xin ý kiến chỉ đạo việc sử dụng kinh phí hỗ trợ học sinh nghèo theo Nghị định 49/201/NĐ-CP, quyết định 12/2013/QĐ-TTg và chi trả các chế độ của giáo viên năm học 2014-2015
Hiệu trưởng
Sở GD&ĐT Trà Vinh
Văn phòng sở
02
49/QĐ-THPT.ĐC
10/9/2015
Quyết định về việc thành lập Ban chỉ đạo “xây dựng trường học văn minh” năm học 2015-2016
Hiệu trưởng 
Sở GD&ĐT Trà Vinh
Văn phòng sở
02
III. PHẦN KẾT LUẬN
1. Những bài học kinh nghiệm 
Để công tác văn thư - lưu trữ có hiệu quả và đạt thành tích cao đòi hỏi trước bản thân của mỗi nhân viên văn thư phải vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế ở đơn vị mình công tác. 
Tạo môi trường làm việc thỏa mái, biến cái khó thành cái dễ để công việc được nhẹ nhàng, trôi chảy. Phối hợp hoạt động với các tổ chức đoàn thể trong nhà trường. 
Áp lực công việc đối với người làm công tác văn thư - lưu trữ là rất lớn, đòi hỏi người làm công tác này phải thật sự bình tĩnh, kiên nhẫn, chịu khó, có phương pháp làm việc khoa học, thao tác nhanh chóng và chính xác. 
Tăng cường công tác giao lưu học tập, trao đổi, rút kinh nghiệm với đồng nghiệp ở các đơn vị bạn. 
Đẩy mạnh ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư - lưu trữ.
Không ngừng nghiên cứu, tìm tòi những giải pháp mới, vận dụng thực hiện để công tác văn thư trong nhà trường ngày càng nhanh chóng, khoa học, đạt hiệu quả cao nhất. 
2. Ý nghĩa của Sáng kiến kinh nghiệm
Thực hiện tốt các biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ sẽ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin thông suốt cho mọi hoạt động quản lý; sự điều hành, chỉ đạo của Ban giám hiệu đạt hiệu quả. Giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc; giải quyết, xử lý công việc nhanh chóng, đầy đủ cơ sở pháp lý, đáp ứng được các yêu cầu đổi mới giáo dục hiện nay.
Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. 
Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát. 
Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên văn thư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin liên quan đến cơ quan, đơn vị.
3. Khả năng ứng dụng triển khai
Đề tài đã được tổ chức triển khai thực hiện tại trường THPT Đôn Châu và đã được các thành viên trong tổ Văn phòng ứng dụng thực hiện công việc chuyên môn nghiệp vụ được phân công đều đạt hiệu quả cao.
Đây cũng là những giải pháp cơ bản, hợp lý, đầy tính thực tiễn có thể giới thiệu cho tất cả những nhân viên làm công tác văn thư - lưu trữ trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, đặc biệt là nhân viên văn thư - lưu trữ trong các trường học tham khảo và thực hiện linh hoạt, sáng tạo tùy theo tình hình cụ thể của đơn vị mình để đạt hiệu quả cao. 
4. Những kiến nghị đề xuất 
Nhằm mục đích đổi mới phương pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ thì Ban lãnh đạo các cấp cần quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi và đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư - lưu trữ; đặc biệt là các phương tiện phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư - lưu trữ. 
Thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư - lưu trữ để nâng cao trình độ chuyên môn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư chính quy, chuyên nghiệp đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để văn thư - lưu trữ học để nâng cao thêm trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. Việc áp dụng “Biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ ở các trường THPT” cũng nằm trong yêu cầu đổi mới lề lối làm việc trong việc cải cách hành chính hiện nay. 
Trên đây là một số biện pháp và những công việc đã thực hiện để nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ, đề tài được kiểm chứng và đúc kết từ thực tiễn, đạt được kết quả tốt đẹp đã góp phần phát triển toàn diện nhà trường.